51 Jaar-- Onze Bolerostraat

Nijmegen

 

Cursus Exel

Exel Cursus Deel1-3 Klick hier voor open

Kennismaken met Excel 2010 (1)  

Wat is Excel?

Voor diegenen onder jullie die nog nooit met Excel hebben gewerkt, Excel is een programma waarmee we gegevens kunnen berekenen, gegevens in een grafiek kunnen presenteren en gegevens in een databank kunnen sorteren.

1 

Je kunt Excel starten door te klikken op de knop "Starten" (1) links onderaan in de taakbalk.

 Klik "Alle programma's" in het menu dat verschijnt.

 Klik de map "Microsoft Office"(2).

 En klik "Microsoft Excel 2010" (3).

 

 

De gebruikersinterface                   

Laat me eerst eens uitleggen wat we zoal te zien krijgen wanneer we Excel 2010 openen:

2

Helemaal bovenaan het applicatievenster vinden we de "Titelbalk".

 De Titelbalk vermeld in het midden de naam van ons document, "map 1" en de naam van de applicatie, "Microsoft Excel".

 Aan de linkerzijde vinden we de werkbalk "Snelle toegang" en aan de rechterzijde hebben we de knoppen "Minimaliseren", "Maximaliseren" en "Sluiten".

 In veronderstel dat iedereen weet wat de knoppen "Minimaliseren", "Maximaliseren" en "Sluiten" doen, de werkbalk "Snelle toegang" bespreek ik uitgebreid in een volgende les.

Onder de Titelbalk vinden we het Lint.

Ook het Lint wordt uitgebreid besproken in een volgende les.

Onder het Lint vinden we het Naamvak en de Formulebalk.

 Het naamvak vermeld de naam van de geselecteerde cel.

We hebben nog steeds onze rijen die zijn aangeduid door nummers, en onze kolommen die zijn aangeduid door letters.

Het snijpunt van een kolom met een rij noemen we een cel. De geselecteerde cel in het werkblad wordt vermeld in het naamvak.

 Zo zie je bvb in bovenstaande afbeelding, dat cel A1 is geselecteerd.

Onderaan het werkblad, aan de linkse zijde, vinden we de knoppen om te navigeren tussen de verschillende werkbladen.

Daarnaast hebben we de tabs van de verschillende werkbladen, plus een tab om een nieuw werkblad toe te voegen. Standaard wordt een werkmap voorzien van drie werkbladen.

Onderaan het werkblad vinden we de "Statusbalk".

 Aan de rechtse zijde in de statusbalk vinden we de knoppen met verschillende pagina-weergaves, en een schuifregelaar om in en uit te zoomen.

 Beschikt jouw muis over een scroll-wieltje, kun je met dit vlug in- en uitzoomen.

 Even ter verduidelijking:

 Wanneer ik het heb over een muis heb ik het over een computermuis, niet over een lichaamsdeel.

En als laatste hebben we nog de verticale en horizontale scrollbalken.

Nu je weet hoe alles noemt, gaan we verder.

Kennismaken met Excel 2010 (2)  

De knop "Bestand"

Diegenen onder ons die met versie 2007 van Excel hebben gewerkt, zal het wel zijn opgevallen, de "Office-knop" (1) is verdwenen.

 Deze hebben ze vervangen door de knop "Bestand" (2).

 Klikken op deze knop brengt je in de "Backstage" weergave.

1

De "Backstage" weergave (1)

De weergave "Backstage" is verdeeld in drie delen.

 In het linkse deel (1) vinden we bovenaan vier knoppen met de meest gebruikte opdrachten in Excel.

 Ik veronderstel dat iedereen wel weet wat deze doen, maar de sneltoetscombinaties hiervoor wil ik toch wel even vermelden.

 "Opslaan" = Ctrl + S

"Opslaan als" = F12

 "Openen" = Ctrl + O

 "Sluiten" = Ctrl + W

In het linker deel onderaan hebben we een aantal tabbladen.

 "Info", "Recent", "Nieuw", "Afdrukken", "Opslaan en verzenden" en "Help", plus de knoppen "Opties" en "Afsluiten". Elk tabblad beschikt over een aantal opdrachten.

Het tabblad "Info" zal steeds zijn geselecteerd, wanneer we de knop "Bestand" klikken als er een Excelbestand is geopend. Dit tabblad geeft ons informatie over het geopende bestand.

 In de middelste kolom vinden we de opdrachten "Machtigingen", "Voorbereiden voor delen" en "Versies".

 Met de knop "Machtigingen" kunnen we een werkmap geheel of gedeeltelijk beveiligen.

 Met de knop "Voorbereiden voor delen" controleren we het bestand op toegankelijkheid en compatibiliteit voor we het bestand gaan delen met derden.

 En met de knop "Versies" herstellen we niet opgeslagen versies van bestanden die we hebben gesloten zonder deze op te slaan.

En in het rechtse deel (3) van het venster hebben we de eigenschappen van het geopende bestand.

 Eventueel kan je hier een titel, labels en/of categorieën toevoegen waarop je dan later een zoekfunctie in Windows 7 kunt uitvoeren.

2

Het tweede tabblad is het tabblad "Recent".

 In het tabblad "Recent" vinden we in de middelste kolom (2) een lijst met recent geopende werkmappen, en in de rechtse kolom een lijst met recent geopende locaties (3) waarin deze werkmappen zich bevinden.

 De lijst met recent geopende werkmappen kan maximaal 50 bestanden bevatten.

Door te klikken op het "pin-icoontje" (a) naast het bestand, kun je het bestand vastmaken aan de lijst.

3

Op deze manier zal het bestand (a) steeds bovenaan de lijst komen te staan en maakt het niet uit of je nu nog 100 bestanden opent. Het vastgepinde bestand zal steeds bovenaan het lijstje verschijnen.

 Om het vastgepinde bestand terug los te koppelen uit de lijst met vastgepinde bestanden, klik je nogmaals het "pin-icoontje" (a).

 Om een bestand te verwijderen uit de lijst met recente werkmappen, of uit de lijst met vastgepinde bestanden, rechtsklik je het bestand en kies je de optie "Uit lijst verwijderen" in het drop-downmenu.

4

Opmerking!!

 Wanneer je een bestand verwijdert uit de lijst met recente werkmappen, verwijder je deze niet van je computer, enkel uit deze lijst.

Kennismaken met Excel 2010 (3)  

De "Backstage" weergave (2)

Het volgende tabblad in de weergave "Backstage" is het tabblad "Nieuw".

 Onder het tabblad "Nieuw" hebben we de mogelijkheid een nieuwe lege werkmap te maken, of te kiezen uit een sjabloon.

 Kies je te beginnen met een sjabloon klik je de knop "Voorbeeldsjablonen" (1), dan heb je de keuze uit meegeleverde sjablonen met Excel, of wanneer je verbinding hebt met het Internet, kun je sjablonen downloaden van de Office.com website (2).

Wens je te beginnen met een lege werkmap, klik je de knop "Lege werkmap" (3).

 Trouwens wanneer je Excel opent, zal er steeds een nieuwe werkmap worden geopend.

1

Het volgende tabblad is het tabblad "Afdrukken".

 In de middelste kolom (1) van het tabblad "Afdrukken" geven we de opties in voor de afdruk, zoals de afdrukstand, het aantal en het formaat. Allen lijken me wel duidelijk.

 Aan de rechterzijde van het tabblad zie je een afdrukvoorbeeld (2).

 De sneltoetscombinatie om het tabblad "Afdrukken" te openen in een bestand, is Ctrl + P.

 Onthoud deze, dan hoef je niet steeds eerst naar de weergave "Backstage" te navigeren.

2

Het volgende tabblad is het tabblad "Opslaan en verzenden".

 In het tabblad "Opslaan en verzenden" kunnen we het bestand verzenden via e-mail of fax. Je kunt het bestand opslaan op het Internet en opslaan in Sharepoint.

Je kunt het bestandstype wijzigen, is nuttig wanneer je collega met een oudere versie van Excel werkt. En je kunt het bestand opslaan als pdf formaat.

3

Het laatste tabblad is het tabblad "Help".

 Alle koppen op dit tabblad lijken me duidelijk, de knop "Opties" (1) bespreek ik wat uitgebreider in de volgende les.

 Om de weergave "Backstage" te sluiten klik je gelijk welk tabblad in het lint (2), of klik je de Esc-toets op je toetsenbord.

4

Exel Cursus Deel4 Klick hier voor open

Opties in Excel (1)

Categorie "Algemeen"

Wanneer we het dialoogvenster "Opties voor Excel" openen vinden we aan de linkerzijde de verschillende categorieën, aan de rechterzijde de verschillende opties voor de geselecteerde categorie.

 De eerste categorie is de categorie "Algemeen" met volgende opties:

Miniwerkbalk weergeven bij selectie:

 wanneer deze optie is aangevinkt geeft dit een miniwerkbalk (1) weer, wanneer we de tekst of getallen selecteren in een cel, waarmee we deze kunnen opmaken.

 Vind je dit vervelend schakel je deze optie uit. Wens je toch de miniwerkbalk te zien wanneer deze is uitgeschakeld, rechtsklik je het geselecteerde in een cel.

Live-voorbeelden inschakelen:

 deze optie toont ons een voorbeeld hoe het werkblad er zal uitzien, wanneer we voor deze opdracht kiezen. Heel interessant.

Kleurschema: lijkt me duidelijk

Stijl voor scherminfo:

 deze optie geeft een informatievenster (2) weer met de beschrijving van de knop waarover je de muisaanwijzer beweegt.

Dit lettertype gebruiken: lijkt me duidelijk

Tekengrootte: lijkt me duidelijk

Standaardweergave voor nieuwe bladen: al deze opties lijken me wel duidelijk.

Aantal op te namen bladen: hiermee stellen we het gewenste aantal werkbladen in waarmee we een nieuwe werkmap willen beginnen. Standaard staat dit ingesteld op drie, maar werk jij meestal met slechts een werkblad, dan kun je dit hier instellen. Een werkblad toevoegen duurt toch slecht een fractie van een seconde.

De laatste optie "Gebruikersnaam" lijkt me ook duidelijk.

1

Categorie "Formules"

Tweede categorie is de categorie "Formules".

 Veel zou ik hier niet aan wijzigen.

 Misschien het enige is het "Automatisch" berekenen van een werkmap (1). Wanneer je werkt met extreem uitgebreide en ingewikkelde werkbladen, zou je deze optie op "Handmatig" kunnen instellen. Op deze manier zal Excel niet telkens de berekeningen uitvoeren wanneer je de inhoud van een cel wijzigt. Want de tijd dat Excel bezig is met het uitvoeren van berekeningen, kun je niks anders doen.

 Dus enkel wanneer de automatische berekeningen de werking met Excel vertraagt, zou je deze optie kunnen instellen op "Handmatig". Wanneer dit is ingesteld op "Handmatig", moet je de toets F9 op je toetsenbord klikken om Excel de berekeningen in het werkblad te laten uitvoeren.

2

Categorie "Controle"

De derde categorie is de categorie "Controle".

 Al deze opties zijn net hetzelfde dan in de applicatie Word en lijken me wel duidelijk.

 Misschien het enige waarover een woordje uitleg zijn de "AutoCorrectie-opties" (1).

 Wanneer we hierop klikken, opent een dialoogvenster (2) waarin we onder meer ingetypte gegevens kunnen vervangen door ander gegevens (3). Dit kan zijn nut wel hebben, bijvoorbeeld wanneer je de naam van je firma meermaals moet intypen. Maar ook dit is net hetzelfde dan in Microsoft Word.

3

Exel Cursus Deel5 Klick hier voor open

Opties in Excel (2)

Categorie "Opslaan"

In de categorie "Opslaan" bepalen we de plaats waar Excel het auto-herstelbestand (1) moet opslaan en de locatie van het standaardbestand (2).

 Het auto-herstelbestand is een tijdelijke back-up dat Excel voor je maakt elke x-aantal minuten. Standaard staat dit ingesteld op 10 minuten, maar wens jij dit te wijzigen typ je het aantal minuten in het invulvak (3).

 Wanneer je echter het bestand opslaat, zal dit de back-up die gemaakt werd door Excel, overschrijven.

1

Wanneer je Excel moet gebruiken in een andere taal, kun je dit hier wijzigen.

 Dit zal de taal van de knoppen in Excel niet wijzigen, maar enkel de grammaticacontrole uitvoeren in deze taal.

Categorie "Geavanceerd"

2

In de categorie "Geavanceerd" vinden we een aantal opties dat je kunt instellen wanneer je gewend bent met Excel te werken. Bijvoorbeeld de richting dat de cursor uitgaat wanneer je de Entertoets hebt ingedrukt, de opmaak, eigenlijk een hele hoop die je maar eens moet doornemen wanneer je wat gewend bent met Excel te werken.

Categorie "Lint aanpassen"

Dit is nieuw in Excel 2010 en wordt uitgelegd in de volgende les.

Categorie "Werkbalk Snelle toegang"

Dit is niet nieuw in Excel 2010, maar wordt ook uitgebreid besproken in een volgende les.

Categorie "Invoegtoepassingen"

Invoegtoepassingen zijn aangepaste opdrachten en nieuwe functies die kunnen worden toegevoegd aan Excel.

 Wanneer je Excel 2010 installeert op je computer, worden er reeds meerdere van deze invoegtoepassingen op je computer geïnstalleerd.

 Een aantal worden als "actief" (1) bestempeld een aantal als "niet actief" (2).

 Zo vinden we bijvoorbeeld bij de actieve invoegtoepassingen de PDF-Maker (3) waarmee we van ons Excelbestand een pdf-bestand kunnen maken.

 De actieve invoegtoepassingen zijn geïnstalleerd op je computer en worden gebruikt door Excel.

 De niet-actieve zijn enkel geïnstalleerd op jouw computer, maar worden niet gebruikt door Excel.

 Wens je een niet-actieve invoegtoepassing actief te maken selecteer je deze in de lijst met niet-actieve invoegtoepassingen, en je klikt de knop "Start" (4).

3

Categorie "Vertrouwenscentrum"

In het Vertrouwenscentrum vind je de instellingen voor beveiliging Excel-bestanden

Wanneer je de instellingen voor het Vertrouwenscentrum wijzigt, kan de beveiliging van uw computer en andere computers in het netwerk aanzienlijk worden verbeterd of verslechterd. Dus neem eerst contact op met de systeembeheerder of overweeg de risico's voordat je de instellingen voor het Vertrouwenscentrum wijzigt.

Exel Cursus Deel6 Klick hier voor open

Het Lint (1)

Overzicht

Wanneer het "Lint" werd geïntroduceerd in de versie 2007 konden we dit niet wijzigen.

 Vanaf de versie 2010 kan dit echter wel.

 Maar laat ik eerst eens duidelijk maken wat, wat is in het Lint.

 Bovenaan het Lint vinden we de verschillende (standaard) tabbladen.

 Afhankelijk van het geselecteerde tabblad vinden we onderaan verschillende groepen.

 Een groep bestaat uit verschillende opdrachtknoppen.

1

Sommige van deze opdrachtknopen hebben een naar beneden wijzend pijltje (1) naast zich. Wanneer we hierop klikken, opent een drop-downmenu met meer opties:

2

Naast sommige groepsnamen heb je een naar rechtsonder wijzend pijltje (1).

 Wanneer je hierop klikt, opent het dialoogvenster "Celeigenschappen" (2).

 In dit dialoogvenster is het tabblad reeds geselecteerd met de opties die je wil aanpassen (3).

 Zo zal bijvoorbeeld het tabblad "Uitlijning" zijn geselecteerd (3) wanneer je het naar rechts onderwijzend pijltje klikt naast de groep "Uitlijning", en zal het tabblad "Getal" worden geselecteerd, wanneer je het naar rechts onderwijzend pijltje klikt naast de groep "Getal".

3

Nu je weet hoe alles noemt, kan het voor jou geen probleem zijn de lessen te volgen.

Het lint minimaliseren

In Excel 2010 hebben we een aantal mogelijkheden om het lint te minimaliseren.

 Een eerste mogelijkheid is het actieve tabblad te dubbelklikken.

 Een tweede mogelijkheid is het lint te rechtsklikken, en te kiezen voor "Het lint minimaliseren" in het drop-downmenu.

 Een derde mogelijkheid, en dit is nieuw in Excel 2010, is de knop "Lint minimaliseren" (1) te klikken helemaal rechts bovenaan het lint.

4

 

Wens je het lint terug uit te vouwen klik je deze knop nogmaals (1), of je dubbelklikt een tabblad.

De sneltoetscombinatie om het lint te minimaliseren of te maximaliseren is Ctrl + F1 op je toetsenbord.

Wanneer je het lint hebt geminimaliseerd heb je nog steeds toegang tot alle opdrachtknoppen.

 Klik op het tabblad waarin zich de knop bevindt, en het lint zal automatisch worden gemaximaliseerd. Eénmaal de opdracht geselecteerd, zal het lint zich terug minimaliseren.

Exel Cursus Deel7 Klick hier voor open

Het Lint (2)

Het lint aanpassen

Nieuw in Excel 2010, en trouwens elke applicatie van Office 2010, is dat we het lint kunnen aanpassen.

 Om het Lint aan te passen hebben we verschillende manieren.

 Eén manier is in de weergave "Backstage" te kiezen voor "Opties" en in het dialoogvenster "Opties" te kiezen voor de categorie "Lint aanpassen".

 Een tweede en veel vluggere manier is in het lint te rechtsklikken, maakt niet uit waar, en te kiezen voor "Het lint aanpassen" in het drop-downmenu.

 In beide gevallen opent dit onderstaand dialoogvenster.

1

Aan de linkerzijde (a) vinden we alle opdrachten die we kunnen toevoegen aan het lint.

 Aan de rechterzijde vinden we de structuur van het lint (b), zoals deze er op dat ogenblik uitziet.

 Zo zie je bijvoorbeeld alle hoofdtabbladen (1), de verschillende groepen (2) en de verschillende opdrachtknoppen (3).

Om de inhoud van een hoofdtabblad, groep of opdrachtknop te bekijken klik je het plus-icoontje.

 Om deze terug te verbergen klik je het min-icoontje (4).

Wat je moet weten en onthouden.

Een hoofdtabblad kun je niet verwijderen uit het lint, je kunt dit wel verbergen.

 Hiervoor klik je het vinkje voor het hoofdtabblad (5).

2

Wat je ook moet weten is dat je enkel groepen die vermeld staan in het vet, kunt verwijderen uit hoofdtabbladen. Trouwens, je kunt enkel iets verwijderen uit hoofdtabbladen wanneer de knop "Verwijderen" (1) vet wordt weergegeven.

 Je kunt de volgorde van de standaardtabbladen wijzigen door het hoofdtabblad te selecteren en de pijltjes te klikken in het dialoogvenster (2).

 Je kunt de naam wijzigen van een hoofdtabblad door het tabblad te selecteren, en de knop "Naam wijzigen" (3) te klikken.

3

Nu we weten hoe we een hoofdtabblad kunnen verbergen, is het een kleine moeite je eigen tabbladen te maken met daarin je eigen groepen en je eigen opdrachtknoppen.

 In dit voorbeeld verberg ik alle hoofdtabbladen met uitzondering van het hoofdtabblad "Start".

 Ik klik de knop "Nieuw tabblad" om een eigen gemaakt tabblad toe te voegen.

 Ik geef dit tabblad de naam "mijn tabblad". Hoe origineel.

 Ik selecteer het zojuist gemaakte tabblad in het lijstje en klik de knop "Nieuwe groep" en geef deze groep de naam "mijn groep".

 Vervolgens selecteer ik deze groep, selecteer de opdrachtknop die ik wil toevoegen in het lijstje aan de linkerzijde van het dialoogvenster, en klik de knop "Toevoegen.

4

Ben ik klaar klik ik de knop OK, en dit is het resultaat.

 Je eigen lint met slechts twee tabbladen (1). Drie opdrachtknoppen in "mijn tabblad" (2), en slechts één groep, "mijn groep" (3).

5

Wens je later het lint terug in te stellen met de beginwaarden klik je de knop "Beginwaarden" en kies je "Alle aanpassingen opnieuw instellen" in het drop-downmenu.

6

Zelf gemaakte tabbladen, groepen en opdrachtknoppen in een groep, kun je steeds verwijderen.

Exel Cursus Deel8 Klick hier voor open

Werkbalk "Snelle toegang"  

 

De werkbalk "Snelle toegang"

De werkbalk "Snelle toegang" geeft ons de mogelijkheid met één klik een opdracht uit te voeren.

 Standaard beschikt standaard over drie knoppen "Opslaan", "Ongedaan maken" en "Opnieuw".

1

De werkbalk "Snelle toegang" kan niet worden verwijderd van het scherm.

 Wel kan men de positie hiervan wijzigen:

 1. je plaatst deze boven het lint, wat de standaard instelling is, of

 2. je plaatst deze onder het lint.

 Om deze onder het lint te plaatsen rechtsklik je een opdracht in het lint, of een opdracht in de werkbalk Snelle toegang, en kies je uit het drop-downmenu "De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven".

 Om deze daarna terug boven het lint te plaatsen, herhaal je deze handelingen.

Door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast de werkbalk kunnen we opdrachten toevoegen.

2

De meest gebruikte opdrachten verschijnen in een drop-downlijst.

Wens je een opdracht toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang, dan klik je de opdracht in de lijst.

Je zult zien dat deze nu is aangevinkt.

 Wens je een opdracht te verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang, klik je nogmaals op deze opdracht in de lijst, of rechtsklik je de opdracht in de werkbalk, en kies je "Verwijderen uit werkbalk snelle toegang"

Wens je een opdracht toe te voegen die niet voorkomt in de lijst, klik je Meer opdrachten...     

 

 

De werkbalk "Snelle toegang" aanpassen

Dit opent het dialoogvenster "Opties voor Excel", categorie "Werkbalk Snelle toegang"

Alle beschikbare opdrachten in Excel vinden we in deze lijsten.

 De opdrachten zijn verdeeld in categorieën. Klik het naar beneden wijzend pijltje om een andere categorie te kiezen uit de drop-downlijst in het vak "Kies opdracht uit:" (1).

3

Selecteer de opdracht in het linkse venster (2), en klik de knop "Toevoegen >>" (3).

 Om een opdracht te verwijderen, selecteer je de opdracht in de rechtse kolom, en klik je de knop "Verwijderen" (4).

Door te klikken op de pijltjes boven en onder (5) kan je de positie van de opdracht wijzigen in de werkbalk Snelle toegang.

In het vak "Werkbalk Snelle toegang aanpassen:" (6) kan men kiezen of je deze instellingen voor alle documenten wil hebben, of slechts voor het document waarin je momenteel aan het werken bent.

Wens je de werkbalk terug weer te geven met enkel de standaardknoppen, klik je de knop "Beginwaarden" (7).

 Kies "Alleen de werkbalk snelle toegang opnieuw instellen" in het drop-downlijstje.

Ben je klaar met je instellingen, klik je de knop OK.

4

 

Nog twee tips!

 Wanneer je een knop ziet in het lint die je wil toevoegen aan de werkbalk "Snelle toegang", rechtsklik je deze en je kiest "Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang" in het drop-downmenu.

 Heb je een knop in de werkbalk "Snelle toegang" die je daar niet langer wenst, rechtsklik je deze en je kiest "Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang" in het drop-downmenu.

 

Aanpassingen exporteren/importeren

Wens je de instellingen van de werkbalk "Snelle toegang" en het "Lint" te gebruiken op een andere PC, klik je de knop "Importeren en exporteren" (8).

 Kies "Alle aanpassingen exporteren" in het drop-downmenu.

 Sla dit aanpassingsbestand op, bijvoorbeeld op een USB-stick.

Plaats deze stick in je tweede computer, bijvoorbeeld een laptop.

 Open Excel op deze laptop.

 Open het dialoogvenster "Opties voor Excel"

 Kies de categorie "Lint aanpassen" of "Werkbalk Snelle toegang", maakt niet uit wat je kiest.

 Klik de knop "Importeren en exporteren".

 Kies "Aanpassingsbestand importeren" in het pop-upmenu.

 Selecteer het zojuist geëxporteerde bestand op de USB-stick.

 Klik de knop "Openen".

 En klik de knop "Ja" wanneer Excel je vraagt of hij de bestaande aanpassingen moet vervangen.

5

Dit zal alle aanpassingen van het "lint" en de werkbalk "snelle toegang" toepassen op je laptop.

Exel Cursus Deel9 Klick hier voor open

Basiskennis (1)         

Een nieuwe werkmap

Telkens wanneer we Excel 2010 openen word een nieuwe werkmap geopend.

 Standaard geeft Excel deze de naam "Map1".

 Mocht om een of andere reden dit werkblad bij jou zijn gesloten, klik je de knop "Bestand" (2) in het lint, en in de weergave "Backstage" kies je de categorie "Nieuw", en dubbelklik je het sjabloon "Lege werkmap".

Elke nieuwe werkmap beschikt standaard over drie werkbladen (3).

 "Blad1", Blad2" en "Blad3". Hoe origineel.

 Ben jij één van de velen dat meestal slechts één werkblad gebruikt, dan kunnen je dit aantal wijzigen. Dit hadden we gezien in Les 4, "Opties in Excel" - categorie "Algemeen".

 

Werkbladen

Wens je de naam van een werkblad te wijzigen dubbelklik je op de naam (1) en begin je te typen.

Wens je een werkblad toe te voegen klik je de knop "Werkblad invoegen" (2).

Wens je een tabblad te verplaatsen, klik en sleep (1) je dit naar de gewenste positie.

 Daar waar het zwarte driehoekje verschijnt (2), zal het werkblad zich positioneren wanneer je de muisknop los laat.

Wens je een werkblad te kopiëren doe je net hetzelfde, maar hou je de Ctrl-Toets op je toetsenbord ingedrukt.

Om een werkblad te kopiëren naar een andere werkmap open je beide werkmappen naast elkaar (zie les 13), je houdt de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt en je sleept het werkblad van de ene werkmap in de andere.

Wens je een werkblad te verwijderen, rechtsklik je het werkblad en kies je "Verwijderen" in het drop-downmenu.

Wens je de kleur van de tab van het werkblad te wijzigen, rechtsklik je de tab, kies je "Tabkleur" in het pop-upmenu, en kies je een kleur in de kleurenkiezer.          

Wens je een werkblad te verbergen, rechtsklik je de tab, en klik je "Verbergen" in het pop-upmenu.

 Om dit terug te tonen herhaal je deze handeling op een andere tab, maar kiest "Zichtbaar maken" in het pop-upmenu. Er zal een venstertje verschijnen met alle verborgen werkbladen.

 Selecteer het werkblad dat je terug zichtbaar wil maken, en klik de knop OK.

Gegevens intypen

Het snijpunt van de kolom en de rij noemen we een cel. Al onze gegevens typen we in cellen.

 Om een cel te identificeren gebruik je eerst de kolomtitel (bvb A) en dan het rijnummer (bvb 1).

 Zo is in onderstaande afbeelding cel C5 geselecteerd.

 Dit kun je zien door het zwarte kader waarmee deze is omlijnd, en in het naamvak.

Tekst wordt standaard links uitgelijnd, cijfers worden standaard rechts uitgelijnd.

Eénmaal je de gegevens in de cel hebt getypt, klik je de Entertoets op je toetsenbord.

Dit verplaatst jouw cursor één cel naar onder, in dezelfde kolom. Wens je dit te wijzigen, je kunt dit doen in het dialoogvenster "Opties voor Excel" onder het tabblad "Geavanceerd".

Om informatie in te geven in een cel, selecteer je uiteraard eerst de cel en begin je dan pas te typen.

De informatie die je intypt verschijnt in de cel EN in de formulebalk.

Om te bevestigen klik je de Entertoets op je toetsenbord, en om de inhoud van een cel te wissen selecteer je de cel opnieuw en druk de Deletetoets op je toetsenbord.

TIPS!!

Wens je dat dezelfde cel blijft geselecteerd wanneer je de Entertoets klikt, hou dan bij het klikken de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt.

Wens je toch de celselectie naar rechts te verplaatsen, zonder dat je de optie hiervoor hebt gewijzigd in het dialoogvenster "Opties voor Excel", klik dan de tabtoets op je toetsenbord.

 Wens je de celselectie naar links te verplaatsen, zonder dat je de optie hiervoor hebt gewijzigd in het dialoogvenster "Opties voor Excel", klik dan Shift + tabtoets op je toetsenbord.

Exel Cursus Deel10 Klick hier voor open

Basiskennis (2)

Gegevens wijzigen

Wanneer je gegevens hebt ingetypt in een cel en je wilt deze wijzigen, heb je een aantal manieren.

 Een eerste manier is de cel te selecteren, en de inhoud te wijzigen in de formulebalk (1).

 Een tweede manier is de cel te dubbelklikken. Dit plaatst de cursor in de cel, waar je de tekst kunt wijzigen (2).

1

Overlappende tekst

Wanneer je gegevens in een cel typt, waarvan de inhoud de breedte van de kolom overschrijdt, dan wordt deze weergegeven in de volgende kolom (1).

 Dat is althans wanneer de naastliggende kolom geen gegevens bevat.

 Indien deze wel gegevens bevat, zal de inhoud van de eerste cel worden afgebroken (2).

 Dit is slechts visueel, wanneer je de inhoud van de cel bekijkt in de formulebalk (3), zie je dat alle inhoud nog aanwezig is.

2

 

Kolommen en rijen toevoegen/verwijderen

Om een rij in te voegen, rechtsklik je een rijnummer en kies je voor "Invoegen" in het drop-downmenu.

De rij wordt ingevoegd boven de geklikte rij.

3

Om een kolom in te voegen rechtsklik je een kolomletter, en kies je voor "Invoegen" in het drop-downmenu. De kolom wordt ingevoegd links van de geklikte kolom.

Om rijen of kolommen te verwijderen doe je net hetzelfde, alleen kies je "Verwijderen" in het drop-downmenu. Dat is nogal logisch. Toch?

Om meerdere kolommen of rijen in te voegen selecteer je het aantal dat je wilt invoegen, je rechtsklikt deze, en kiest "Invoegen" in het drop-downmenu.

Om meerdere kolommen of rijen te selecteren klik en sleep je de muisaanwijzer over de kolomletters of rijnummers.

4

Resultaat

5

TIP!!

Wens je nog meerdere kolommen of rijen in te voegen, klik je de F4 toets op je toetsenbord, dit herhaalt de laatst uitgevoerde opdracht.

 Hou er wel rekening mee dat de zojuist ingevoegde kolommen of cellen moeten blijven geselecteerd. Want selecteer jij ondertussen een cel, zal Excel de handeling toepassen op de cel, en niet op de kolom(men) of rij(en).

6

7Een andere manier om kolommen, rijen of cellen in te voegen is door een cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Invoegen" in het pop-upmenu.

In het dialoogvenster dat verschijnt maak je jouw keuze.

 Allen lijken me wel duidelijk.

Te onthouden:

 Wanneer je een of meerdere kolommen invoegt worden deze aan de linkerzijde van de geselecteerde kolom toegevoegd.

 Wanneer je een of meerdere rijen invoegt worden deze boven de geselecteerde rij toegevoegd.

Exel Cursus Deel11 Klick hier voor open

Basiskennis (3)     

Rijen en kolommen blokkeren

In Excel hebben we de mogelijkheid rijen of kolommen te blokkeren.

 Wat bedoel ik met "blokkeren".

Wanneer je bijvoorbeeld een heel lange lijst hebt, en je scrolt naar onder, dan zie je de titels in de kolommen niet meer.

 Geen probleem wanneer al de gegevens in de kolommen overduidelijk zijn.

 Bijvoorbeeld Naam - Adres - Postnummer en Gemeente.

 Maar wat als de gegevens in de verschillende kolommen niet zo vanzelfsprekend zijn.

 Een oplossing hiervoor is de rij met de titels te blokkeren.

Dan kan je de rij, of kolom met de titels blokkeren, en kan je zoveel scrollen als je wil, de titels zullen altijd zichtbaar blijven

We kiezen hiervoor het tabblad "Beeld" in het lint, en klikken "Blokkeren".

 In het drop-downmenu dat verschijnt hebben we drie mogelijkheden:

Titels blokkeren:

 zal de bovenliggende rij, en de links liggende kolom, van de geselecteerde cel blokkeren.

Bovenste rij blokkeren:

 zal de bovenste rij uit ons werkblad blokkeren

Eerste kolom blokkeren:

 zal de eerste kolom, kolom A, in je werkblad blokkeren.

1

Klik op je keuze.

Je ziet in je werkblad, aangeduid door de zwarte lijnen, waar Excel de blokkering heeft toegepast:

2

Om de blokkering ongedaan te maken, klik je nogmaals op "Deelvenster blokkeren", en kies je voor "Titelblokkering opheffen".

Vensters splitsen

Een andere manier om verschillende gebieden uit ons werkblad te bekijken, is het venster te "splitsen".

 De optie "Splitsen" vinden we in het tabblad "Beeld" in het lint, onder de groep "Venster".

Het venster zal splitsen, links van, en boven de geselecteerde cel.

3

Het verschil met de optie "Blokkeren", is dat wanneer je een venster splitst, drie van de vier vensters zijn eigen scrollbalken heeft.

 Dit laat je toe verschillende gebieden van het werkblad te bekijken op dezelfde tijd.

Je kunt de splitsing verplaatsen door te klikken en te slepen met de balken.

4

Een tweede manier om een venster te splitsen, is door te klikken en te slepen met de splitsbalkknopjes.

Dit zijn de verticale en horizontale balkjes, rechtsboven en rechts onderaan de scrollbalken.

5            6

Wanneer je deze optie gebruikt word het venster niet in vier vensters verdeeld, maar in twee. Horizontaal of verticaal, afhankelijk van welk spitsbalkknopje je hebt geklikt natuurlijk.

7

Wanneer je de muisaanwijzer beweegt over de "splitsbalkknop" dan wijzigt deze in een dubbel pijltje. Wanneer je dan dubbelklikt, zal het venster worden gesplitst in twee, boven of links van de cel die op dat ogenblik is geselecteerd. Ook dit is afhankelijk van welk spitsbalkknopje je hebt geklikt.

Om beide splitsingen, horizontaal en verticaal, te verwijderen klik je nogmaals op de optie "Splitsen" in het lint.

Wens je slechts één balk te verwijderen, dubbelklik je deze balk.

Exel Cursus Deel12 Klick hier voor open

Basiskennis (4)     

 

Opslaan en Opslaan Als...

Eénmaal je gegevens het ingevoerd in Excel wil je deze natuurlijk opslaan.

 De snelste manier is door te klikken op de knop "Opslaan" in de werkbalk "Snelle toegang".

1

Een tweede manier is door te klikken op de knop "Bestand".

Is het een reeds bestaande werkmap waar je wijzigingen in hebt aangebracht, kies je voor "Opslaan". Is het een nieuwe werkmap, of wil je de reeds bestaande werkmap opslaan onder een andere naam, kies je "Opslaan als...".

Wanneer je kiest voor "Opslaan als...", opent een dialoogvenster.

Standaard zal Excel kiezen om het Bestand op te slaan in de map "Documenten".

Je kunt dit uiteraard wijzigen, door de map waarin je het Excel-bestand wil opslaan te selecteren.

 Nog beter is een nieuwe map te maken voor al je Excel-documenten, en deze hierin op te slaan.

2

Indien je functies hebt gebruikt, die in een vorige versie van Excel nog niet werden ondersteund, krijg je hierover een bericht.

3

Klik op "Doorgaan" indien je dit geen moer kan schelen, kies "Annuleren", en sla het bestand op als .xlsx bestand indien je alle functies wil blijven behouden.

Exel Cursus Deel13 Klick hier voor open

Navigeren

In een werkblad

Een mogelijkheid om te navigeren tussen de verschillende cellen in een werkblad, is door middel van de pijltjestoetsen op je toetsenbord.

Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van de END-knop en de HOME-knop op je toetsenbord.

 De knoppen Ctrl + END brengt je in de uiterst rechtse en onderste cel waarin zich gegevens bevinden.

De knoppen Ctrl + HOME brengt je in de uiterst linkse en bovenste cel waarin zich gegevens bevinden.

De knoppen PAGE UP en PAGE DOWN op je toetsenbord beweegt het venster een pagina omhoog of naar beneden.

Hou je daarbij de Alt-toets op je toetsenbord ingedrukt, dan verplaatst het venster zich naar links of rechts

De knoppen Ctrl + het naar beneden wijzend pijltje brengt je naar de onderste cel van diezelfde kolom waarin gegevens staan vermeld. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle cellen in de kolom gegevens bevatten. Is dit niet het geval, selecteert Excel de laatst ingevulde cel voor de lege cel.

Hetzelfde voor de sneltoetscombinatie Ctrl + pijltje naar boven.

Een andere manier om naar de onderste cel te navigeren is de onderrand van de geselecteerde cel te dubbelklikken. Hetzelfde voor de bovenrand, de linkerrand en de rechterrand.

 Ook hier geldt de regel dat Excel zal stoppen wanneer hij een lege cel tegenkomt.

1

Wens je vlug te navigeren naar een bepaalde cel, typ je de celnaam in het naamvak (1) en klik je de Enter-toets op je toetsenbord. Of klik de F5-toets op je toetsenbord, typt de celnaam in het dialoogvenster dat verschijnt (2) en klik je de knop OK.

2

Tussen verschillende werkbladen

Om te navigeren tussen de verschillende werkbladen in onze werkmap, kunnen we uiteraard het tabblad hiervan klikken.

 Wanneer je echter heel wat werkbladen hebt aangemaakt, bestaat er echter een makkelijker en veel vlugger manier om een werkblad te selecteren.

 Rechtsklik hiervoor een van de navigatiepijltjes (1), links onderaan het applicatievenster.

 Dit opent een pop-upmenu (2) waarin alle werkbladen in onze werkmap worden vermeld. Klik deze die je wenst te openen.

3

Wens je echter van het ene naar het volgende werkblad te navigeren, kun je gebruik maken van de sneltoetscombinatie Ctrl + PAGE DOWN op je toetsenbord.

 Wens je het ene naar het vorige werkblad te navigeren klik je de sneltoetscombinatie Ctrl + PAGE UP op je toetsenbord.

Wens je een nieuw werkblad toe te voegen, klik je de knop "Werkblad invoegen" (1).

4

Wens je echter een werkblad toe te voegen tussen twee bestaande werkbladen, selecteer je het werkblad en je klikt de sneltoetscombinatie Shift + F11 op je toetsenbord. Dit zal een werkblad toevoegen aan de linkerzijde van het geselecteerde werkblad.

Tussen verschillende werkmappen

Het zal je wel eens gebeuren dat je meer dan een werkmap hebt geopend, bijvoorbeeld wanneer je informatie van de ene naar de ander werkmap wil kopiëren. Dan is het handig wanneer we deze verschillende mappen naast of onder elkaar kunnen openen in een ander venster.

Selecteer hiervoor het tabblad "Beeld" (1) en klik de knop "Alle vensters" (2).

 In het dialoogvenster "Alle vensters" (3) dat verschijnt kies je een schik-optie en klik je de knop OK.

 Dit plaatst de werkmappen, in dit geval, naast elkaar (4) en is het makkelijk informatie te kopiëren van de ene werkmap naar de andere.

5

Wens je van één werkmap, verschillende werkbladen te openen in een ander venster, selecteer je één voor één de verschillende werkbladen, en je klikt na het selecteren van het werkblad op de knop "Nieuw venster" (5) in het lint.

 Wanneer alle werkbladen zijn geopend in een nieuw venster, kun je deze schikken op net dezelfde manier dat ik hierboven heb besproken, alleen selecteer je nu ook het vakje "Vensters van actieve werkmap" (6).

Nog een manier om te navigeren tussen verschillende geopende werkmappen is door te klikken op de knop "Ander venster" (1) in het lint.

 Dit opent een drop-downmenu (2) waarin alle geopende werkmappen worden vermeld.

6

En een laatste manier om te navigeren tussen de verschillende geopende werkbladen, is door de sneltoetscombinatie Ctrl + TAB te klikken op je toetsenbord.

Exel Cursus Deel14 Klick hier voor open

Cellen 

Cellen selecteren

Iedereen zal ongetwijfeld wel weten hoe je een cel selecteert in Excel, maar toch wil ik jullie een aantal manieren tonen hoe je dit efficiënt kunt doen.

Wanneer je meerdere cellen selecteert spreken we over een "Celbereik". "Bereik" in het kort.

 Om een bereik waarvan de cellen allen naast, onder of boven elkaar liggen te selecteren, klik en sleep je over de te selecteren cellen (1).

 Om een bereik te selecteren waarvan de cellen niet naast elkaar liggen (2) hou je de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt terwijl je de verschillende cellen selecteert.

1

Meer over celbereiken in de volgende les, eerst ga ik je leren hoe je op een vlugge manier iets kunt selecteren.

Om een hele kolom te selecteren kunnen we de kolomletter klikken, maar we kunnen ook gebruik maken van de sneltoetscombinatie Ctrl + Spatiebalk. Dit heeft het voordeel dat je niet steeds helemaal naar boven hoeft te scrollen om een kolom te selecteren.

Om alle onderstaande cellen te selecteren waarin zich gegevens bevinden, klik je de sneltoetscombinatie Shift + Ctrl + het naar onderwijzend pijltje.

Hetzelfde voor de bovenstaande, de rechts- en linksgelegen cellen.

 Alleen klik je dan het respectievelijk pijltje.

Hetzelfde kun je bereiken door de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt te houden, terwijl je de onderste, bovenste, linkse of rechtse rand dubbelklikt van de geselecteerde cel.

2

Om alle cellen in een werkblad te selecteren klik je de knop links van de kolomletters en boven de rijnummers (1).

 Om slechts enkel de cellen te selecteren die voorzien zijn van inhoud, plaats je de cursor op één van de cellen met inhoud, en klik je de sneltoetscombinatie Ctrl + A op je toetsenbord (2).

3

Wanneer je net hetzelfde zou doen in een tabel, de sneltoetscombinatie Ctrl + A toepassen bedoel ik dan, dan zou elke cel met gegevens worden geselecteerd, met uitzondering van de kolomtitels.

4

Exel Cursus Deel15 Klick hier voor open

Celbereik (1)  

Wat is een celbereik?

Ik had het er in de vorige les reeds over gehad, maar wat is nou een celbereik en wat kunnen we hiermee aanvangen?

Een celbereik zijn alle, met de nadruk op "alle", naast elkaar of niet naast elkaar liggende cellen, die zijn geselecteerd.

Deze verzameling van cellen, wordt als één geheel beschouwd en noemen we een celbereik, "bereik" in het kort.

Wat kunnen we met een bereik aanvangen?

Wanneer we een bereik een naam geven kunnen we deze naam gebruiken in een formule, een lijst, of wat dan ook.

Bereik selecteren

Ik had je reeds verteld hoe je cellen selecteert in een werkblad.

 Wanneer je meerdere cellen selecteert, spreken we over een "bereik".

Voor alle duidelijkheid zal ik het nog even overlopen.

Om naast elkaar liggende cellen te selecteren klik je de eerste cel, en sleep je de muisaanwijzer naar de laatste cel. Of je klikt de eerste cel, hou de Shifttoets ingedrukt en klik de laatste cel. Het maakt niet uit hoe je het doet.

 Om niet naast elkaar liggende cellen te selecteren, selecteer je de eerste cel of cellen, hou de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, en selecteer je de tweede cel of reeks cellen. Je kunt zoveel cellen selecteren die je wilt.

In onderstaande afbeelding heb je links een voorbeeld van geselecteerde naast elkaar liggende cellen.

 En rechts heb je een voorbeeld van geselecteerde niet naast elkaar liggende cellen.

 Beiden noemen we dus het Bereik in ons Excel werkblad.

1

Het Bereik een naam geven

Om het Bereik een naam te geven, selecteren we eerst het Bereik, typen een toepasselijke naam in het naamvak, en klikken de Entertoets op ons toetsenbord.

2

Hoe we dit gebruiken in een formule vertel ik je later, onthoud alleen hoe je een Bereik een naam geeft.

Gegevens ingeven in een Bereik

Wanneer we eerst een Bereik selecteren, en pas daarna onze gegevens ingeven, zal Excel ons Bereik respecteren.

 Bijvoorbeeld, we hebben de omzet ingegeven voor cel B2, en klikken de Entertoets, de volgende cel die wordt geselecteerd is cel B3, dit gaat zo door tot we aan de onderste cel komen in ons Bereik.

 In dit geval dus cel B6, klik je dan de Entertoets, dan wordt cel C2 in ons Bereik geselecteerd.

 En zo verder tot de laatste cel in ons Bereik, cel E6. Klik je dan op de Entertoets, wordt terug de eerste cel in ons Bereik geselecteerd, cel B2 dus.

3

Nog een tip.

 Wil je alle cellen in het Bereik voorzien van dezelfde waarde, hou dan de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, terwijl je de Entertoets indrukt.

Exel Cursus Deel16 Klick hier voor open

Celbereik (2)  

Kopiëren, knippen en plakken

In Excel kunnen we kopiëren, knippen en plakken zoals in elke andere applicatie van Microsoft.

 Dit kan in hetzelfde werkblad, naar een ander werkblad, zelfs naar een andere werkmap.

Om gegevens te verplaatsen gebruiken we de opdracht "Knippen".

 Selecteer eerst de cel of het celbereik, en klik je de knop "Knippen" (1) in het lint.

 Of, de vlugste manier, je selecteert het Bereik en klikt Ctrl + X op je toetsenbord.

Om gegevens te kopiëren gebruiken we de opdracht "Kopiëren".

 Selecteer eerst de cel of het celbereik, en klik je de knop "Kopiëren" (2) in het lint.

 Of, de vlugste manier, je selecteert het Bereik en klikt Ctrl + C op je toetsenbord.

In beide gevallen verschijnt rond de geselecteerde cellen een bewegend zwart kader (3).

1

Voor wie het niet mocht weten.

 Het verschil tussen knippen en kopiëren is dat "geknipte" cellen leeg worden achtergelaten, en je slechts eenmaal kunt plakken

 En bij gekopieerde cellen, de cellen onveranderd blijven en je zoveel keren kunt plakken dat je wenst.

Nieuw in Excel 2010 echter is dat we nu een voorbeeld te zien krijgen voor er is geplakt.

 Klik hiervoor het naar benedenwijzend pijltje onder de optie "Plakken".

 In het drop-downmenu dat verschijnt (1) zie je de verschillende plakopties.

 Wanneer je de muisaanwijzer over de verschillende plakopties beweegt (2), zie je het resultaat reeds verschijnen in het werkblad (3).

 Ben je tevreden, klik je het icoon van de plakoptie.

2

Al deze plakopties hier bespreken lijkt me niet erg zinvol. Je moet deze maar eens proberen.

 Wat ik wel kan zeggen is dat de opties "Transponeren" en "Afbeelding" zijn toegevoegd aan de plakopties.

Transponeren wijzigt kolommen in rijen en rijen in kolommen (zie bovenstaande afbeelding).

 En de optie "Afbeelding plakt het gekopieerde als een afbeelding in je werkblad.

Beide opties, en dan vooral de eerste, lijken me erg nuttig.

Plakkenlijst

Wanneer we hebben geplakt verschijnt er nog steeds een naar beneden wijzend pijltje rechts onderaan het "geplakte".

 Wanneer we hierop klikken, opent een lijst met verschillende plakmogelijkheden.

 Het enige verschil met de plakkenlijst is dat je bij deze geen Live-voorbeeld te zien krijgt.

3

Het Klembord

Wanneer we iets knippen of kopiëren worden deze gegevens geplaatst in het klembord.

Het klembord in Excel is een handig hulpmiddel waarin maximum 24 knip en kopieer opdrachten worden opgeslagen, deze kunnen we achteraf in willekeurige volgorde gebruiken in gelijk welke werkmap, werkblad, zelfs in een andere Microsoft applicatie.

 Normaal wanneer we iets plakken, zal dit de laatste gegevens "plakken" die we hebben gekopieerd of geknipt uit ons werkblad. Wanneer we gebruik maken van het klembord, hoeft dit niet noodzakelijk zo te zijn. In het klembord worden tot 24 kopieer en knipopdrachten opgeslagen, waaruit we kunnen kiezen. Om items aan het klembord toe te voegen, hoef je enkel de opdrachten knippen of kopiëren te klikken.

Om het klembord te openen klik je de knop "Klembord" (1) in het lint.

 Om een "plakken" opdracht uit te voeren hoef je enkel de bestemmingscel te selecteren, en de opdracht te klikken in het klembord (2).

 Om een opdracht te verwijderen uit het klembord selecteer je de opdracht, je klikt het naar benedenwijzend pijltje dat verschijnt (3), en klikt de optie "Verwijderen" in het drop-downmenu.

 Je kunt alle opdrachten verwijderen door op de knop "Alles wissen" te klikken (4).

4

Opdrachten in het klembord blijven bestaan zolang er tenminste één Officeapplicatie open is.

Je kunt het klembord sluiten door op het kruisje in de rechterbovenhoek te klikken, of nogmaals te klikken op de knop "Klembord" in het lint.

Exel Cursus Deel17 Klick hier voor open

Celbereik (3)  

Kopiëren en verplaatsen van cellen d.m.v. klikken en slepen

We kunnen de gegevens in Excel verplaatsen en/of kopiëren door de cel(len) te selecteren en te verslepen.

 Om de inhoud van cellen te verplaatsen selecteer je eerst de cellen, schuif je met de muisaanwijzer over de zwarte rand van de selectie, wanneer deze wijzigt in een vierdelig pijltje sleep je deze naar de gewenste positie.

1

Om de inhoud van cellen te kopiëren selecteer je eerst de cellen, hoe de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, schuif je met de muisaanwijzer over de zwarte rand van de selectie, wanneer deze wijzigt in een pijltje en een plusteken, en sleep je deze naar de gewenste positie. Heb je de gewenste positie bereikt, laat je eerst de muisknop los, en pas daarna de Ctrl-toets.

2

Een andere manier om cellen te kopiëren of te verplaatsen is door middel van de rechtse muisknop.

 Selecteer eerst de gewenste cellen, rechtsklik en sleep deze naar de gewenste positie, laat de muisaanwijzer los, en in het pop-menu dat verschijnt kies je de optie dat je wenst te doen, "Verplaatsen " of "Kopiëren".

3

Om cellen te verplaatsen naar een ander werkblad selecteer je de cellen in het ene werkblad (1), je houdt de Alt-toets op je toetsenbord ingedrukt, en sleept deze naar de tab van het werkblad waarin je deze wil plaatsen (2).

 Wanneer dit werkblad opent plaats je deze in de juiste positie (3) en wanneer je deze hebt bereikt, dan pas laat je de muisknop los (4).

4

Wanneer je de gegevens wil kopiëren naar een ander werkblad doe je net hetzelfde, alleen hou je ook de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt.

Wanneer je cellen wil verplaatsen tussen "bestaande" cellen, hou je de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt terwijl je deze sleept.

 Een grijze lijn (1) verschijnt op de positie naar waar de cellen worden verplaatst.

 Laat de muisknop los wanneer je de gewenste positie hebt bereikt (2).

5

Hetzelfde voor kolommen.

 Wens je een kolom te verplaatsen selecteer je eerst de kolom, hou je de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt, en sleep deze naar de gewenste positie.

Sleep je deze met de rechter muisknop ingedrukt, opent er een pop-upvenster waarin je kunt kiezen of je deze wil "verplaatsen" of "verplaatsen en kopiëren" (1).

 Wanneer je echter de rechter muisknop gebruikt om kolommen te verplaatsen zie je geen grijze lijn tussen twee kolommen, maar een kolom die wordt geselecteerd (2).

 De "Verplaatste" kolom wordt aan de linkerzijde van deze kolom geplaatst.

6

Exel Cursus Deel18 Klick hier voor open

Celbereik (4)

Automatisch aanvullen van celinhoud

Wanneer we weerkerende informatie intypen in Excel, zal Excel de functie "Automatisch aanvullen" gebruiken om de tekst automatisch aan te vullen.

 Bijvoorbeeld, in cel A1 typ ik cola, in cel A2 Bier, dan zal Excel het woord bier voorstellen, wanneer ik een b typ in cel A3.

 Ga ik hiermee akkoord, klik ik de Entertoets, ga ik niet akkoord typ ik gewoon verder.

1

Hier is echter één voorwaarde aan verbonden, er mag geen lege cel zijn in ons lijstje.

 Stel, je laat cel A3 leeg, en je typt een b in cel A4, zal Excel deze niet automatisch aanvullen.

Wens je liever geen gebruik te maken van deze functie, kan je deze uitschakelen in het optiesvenster.

 Klik de knop "Bestand" in het lint.

 Kies "Opties", en kies het tabblad "Geavanceerd". In de lijst klik je het vakje "Automatisch aanvullen van celwaarden activeren", zodat het vinkje verdwijnt.

2

 

3Een tweede manier is het rechtsklikken van de cel, en te kiezen voor "Uit vervolgkeuzelijst selecteren".

Dit opent een lijstje met eerde getypte tekst waaruit we kunnen kiezen.

 Ook voor deze is de voorwaarde dat er geen lege cel(len) zijn in de lijst.

Het automatisch aanvullen werkt alleen voor tekst en tekst met getallen.

 Dit werkt niet voor getallen, datums en tijd.      

Cellen en rijen samenvoegen

In Excel hebben we de mogelijkheid om cellen en/of rijen samen te voegen.

 Hiervoor selecteren we eerst de cellen, en klikken de knop "Samenvoegen en centreren" in het Lint.

 Dit opent een dop-downmenu met 4 opties, die allen wel duidelijk zijn denk ik.

4

Dit maakt van alle samengevoegde cellen één grote cel.

 We kunnen de inhoud van deze cel opmaken net als alle andere gegevens in Office applicaties

5

 

De knoppen "Ongedaan maken" en "Opnieuw"

Standaard in de werkbalk "Snelle toegang" vinden we de knoppen:

"Ongedaan maken"

"Opnieuw".       

Door middel van de knop "Ongedaan maken" kunnen we de laatste uitgevoerde opdracht ongedaan maken.

 Door te klikken op het zwarte naar benedenwijzend pijltje naast deze knop kunnen we maximaal 100 acties ongedaan maken.

 De sneltoets om acties ongedaan te maken is Ctrl + Z

Wanneer je een ongedaan gemaakte actie opnieuw wilt uitvoeren, klikt je op de knop 'Opnieuw'.

 Door te klikken op het zwarte naar benedenwijzend pijltje naast deze knop kunnen we meerdere acties opnieuw uitvoeren.

 De sneltoets om acties opnieuw uit te voeren is Ctrl + Y

De knop "Wissen"

De knop "Wissen " vinden we in het tabblad "Start" van het Lint, onder de groep "Bewerken".

Om de knop "Wissen" te gebruiken selecteer je eerst de cel(len) en klik je daarna op de knop "Wissen". Dit opent een drop-downmenu met een aantal opties.

 Ik veronderstel dat deze allen wel duidelijk zijn.

6

Exel Cursus Deel19 Klick hier voor open

Opmaak van cellen (1)   

Hoogte en Breedte instellen

Het zal meermaals voorvallen dat we de informatie in de kolommen niet volledig kunnen lezen (1).

 Een reden hiervan kan zijn, dat in de naastliggende kolom ook gegevens zijn ingebracht.

 Of dat we, en dit is bij getallen het geval, allemaal kardinaaltekens, of hekjes zien (#) (2).

1

Om dit te vermijden moeten we de kolombreedte aanpassen.

 Dit kan op verschillende manieren.

 Eén hiervan is de muisaanwijzer tussen de twee kolommen in de kolomtitels te plaatsen, tot deze wijzigt in een kruisje met twee pijltjes, en te klikken en slepen naar de gewenste breedte.

2

Een tweede manier, en volgens mij de snelste, is de muisaanwijzer tussen de twee kolommen in de kolomtitels te plaatsen, tot deze wijzigt in een kruisje met twee pijltjes, en te dubbelklikken.

 Dit past automatisch de breedte van de kolom aan, aan de cel met de meeste celinhoud.

Een derde manier is te klikken op de opdracht "Opmaak" in het Lint, en te kiezen voor "Kolombreedte". In het dialoogvenster dat verschijnt geef je de kolombreedte in pixels. Klik OK wanneer dit is gebeurd.

TIP!

 Heb je meerdere kolommen waarvan je de breedte moet wijzigen, selecteer je eerst alle cellen in het werkblad door de knop (1) in de linkerbovenhoek van het werkblad te klikken, en dubbelklik je daarna tussen twee kolommen in de kolomtitels.

 Resultaat is dat bij alle kolommen de breedte is aangepast aan de inhoud (2).

3

Kolommen en rijen verbergen en zichtbaar maken

Om kolommen en rijen te verbergen selecteren we deze eerst, rechtsklikken en kiezen verbergen uit het drop-downmenu.

 Om deze terug zichtbaar te maken selecteer je de twee kolommen waartussen de verborgen kolommen zich bevinden, rechtsklik en kies je "Zichtbaar maken".

4

De scheidingslijn tussen de kolommen waar de verborgen kolommen zich bevinden, wordt een beetje dikker weergegeven. We doen hetzelfde om rijen te verbergen of zichtbaar te maken.

 Eerst de rijen selecteren, rechtsklikken en je keuze maken uit het drop-downmenu

Ter informatie:

 Wanneer je de kolombreedte aanpast waarbij je alle cellen hebt geselecteerd in het werkblad, zullen de verborgen kolommen terug zichtbaar worden.

Opmaak van getallen d.m.v. het lint

Getallenopmaak is één van de vele opmaakmethodes die mogelijk zijn in Excel, om gegevens op te maken in ons werkblad.

 Verschillende van deze vinden we in de groep "Getal", onder het tabblad "Start" van het lint.

5

6Om een opmaak toe te passen selecteer je eerst de cel, of het celbereik.

Het vak bovenaan de groep getal, geeft de opmaak weer die op dat moment wordt toegepast.

 Standaard wordt deze ingesteld op, wat dacht je, "Standaard".

 Wanneer we klikken op het zwarte naar beneden wijzend pijltje, krijgen we een lijst waarin we dit kunnen wijzigen.

Onder elke opmaak wordt een voorbeeld gegeven hoe onze opmaak er uit ziet.

Het verschil tussen de Valuta opmaak en de Financiële opmaak is dat het eerste links wordt uitgelijnd, en het tweede rechts.

Om een opmaak toe te passen klik je deze in de lijst.

Klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast de knop 7

 "Financiële getalnotatie", en te kiezen voor "Meer financiële getalnotaties...", geeft een dialoogvenster waaruit we onze valuta kunnen kiezen.

                8

De knop %, geeft de getallen weer als percentage.

 De knop 000, geeft duizendtallen weer door een punt.  9

 De derde en de vierde knop verhoogt en verminderd het aantal decimalen.     

Ook de percentageweergave kunnen we voorzien van decimalen.

Exel Cursus Deel20 Klick hier voor open

Opmaak van cellen (2)   

Opmaak van tekst d.m.v. het lint

De opmaak van tekst in Microsoft Excel lijkt sterk op de opmaak in Microsoft Word.

De opdrachten in de groep Lettertype en de groep Uitlijning, zijn bijna identiek met de opdrachten in de groep Lettertype en de groep Alinea, in Microsoft Word.

Om cellen of celbereiken op te maken, selecteren we eerst de cel(len).

Mocht dit niet zijn geselecteerd, selecteer je het tabblad Start in het lint.

Om de Tekengrootte in te stellen klikken we het naar beneden wijzend zwart pijltje:

1

Nieuw vanaf Excel 2007 is de optie "Live-voorbeelden".

 Wanneer je met de muisaanwijzer over de verschillende tekengroottes schuift, wordt er automatisch een voorbeeld van weergegeven in het werkblad.

 Klik een tekengrootte wanneer je tevreden bent.

Diezelfde Live-voorbeeldenoptie werkt ook bij de opdrachten lettertype, opvulkleur, en letterkleur.

2

Verder hebben we nog de opdrachten Vet, Cursief, Onderlijnen, Grotere tekengrootte en Kleinere tekengrootte.

Bij de opdracht Onderlijnen hebben we twee mogelijkheden wanneer we het pijltje drukken:

 enkel onderlijnen (wat de standaard instelling is) en dubbel onderlijnen.

 Klikken op de knoppen "Grotere tekengrootte" en "Kleinere tekengrootte", vergroot de tekengrootte met 2 pixels.

Uitlijnen van gegevens

Naast de groep "Lettertype" vinden we de groep "Uitlijning" met 11 opdrachtknoppen.

 De eerste drie zijn "Boven uitlijnen", "Midden uitlijnen", en "Onder uitlijnen".

 Deze gebruiken we om de tekst verticaal uit te lijnen.

 Afhankelijk van de hoogte van de rij, zullen deze de tekst boven, midden, of onder uitlijnen in de cel.

De drie daaronder zijn "Links uitlijnen", "Centreren" en "Rechts uitlijnen".

 Deze gebruiken we om de tekst horizontaal, in onze cel uit te lijnen.

De eerste twee daaronder zijn om de inspringing van de tekst te vergroten, of te verkleinen. Telkens je hierop klikt, vergroot of verkleint de inspringing.

Dan hebben we nog de knoppen "Tekstterugloop" en "Afdrukstand" die we in het volgende hoofdstuk bespreken.

 Tekstterugloop

Wanneer je tekst intypt in een cel die langer is dan de breedte van de cel, zal de tekst overlopen naar de aangrenzende cel zolang deze geen gegevens bevat. Wanneer deze aangrenzende cel wel gegevens bevat, zullen de gegevens van de eerste cel niet volledig worden weergegeven in ons werkblad.

Een oplossing hiervoor is de kolombreedte aan te passen, wat we reeds hebben gezien in een vorige les, maar een tweede oplossing is, gebruik te maken van de knop "Tekstterugloop".

 Wanneer we op deze knop klikken, zal dit alle tekst in de cel zichtbaar maken door deze te plaatsen in verschillende rijen.

3

Klik je nogmaals op deze knop, dan zal dit de tekstterugloop ongedaan maken.

Exel Cursus Deel21 Klick hier voor open

Opmaak van cellen (3)         

Tekst draaien

Soms is de tekst van de titel veel te lang ten overstaan van de gegevens in de onderliggende cellen.

 In Excel hebben we de mogelijkheid de tekst te draaien.

 Klik hiervoor op de knop "Afdrukstand" (1) in het lint.

1

In het drop-downmenu dat verschijnt, hebben we verschillende mogelijkheden.

De eerste vijf lijken me wel logisch.

 De zesde optie "Celuitlijning opmaken" opent een dialoogvenster (1) waarin we ondermeer de tekst kunnen draaien (2).

2

Celranden

 

Wanneer we klikken op de knop "Randen", krijgen we een 4

hele lijst met verschillende mogelijkheden.

Alle mogelijke opties lijken me hier duidelijk.

Het enige wat ik je hier moet vertellen, is dat je best eerst de kleur en de randstijl kiest, voor je randen toevoegt aan cellen of celbereiken.           

Dialoogvenster celeigenschappen

Net als in Excel 2007 hebben we in Excel 2010 ook nog steeds de mogelijkheid om te werken met het dialoogvenster "Celeigenschappen".

Hiervoor klikken we op één van de naar rechtsonder wijzende pijltjes naast de groepsnamen.

5

Dit opent het dialoogvenster, waar het tabblad van de geklikte groep reeds is geselecteerd.

De mogelijkheden in de eerste vijf tabbladen kan je eventueel allen eens proberen, maar de opties die je hier allemaal kunt instellen zijn iets te veel om hier verder op in te gaan.

Het laatste tabblad "Bescherming", is standaard ingesteld op "Geblokkeerd".

Je hebt hier ook de optie om cellen te verbergen.

Deze optie heeft enkel effect wanneer je het hele werkblad beveiligt. Hierover later meer.

Eénmaal alle opties ingesteld in het dialoogvenster klik je OK om deze te bevestigen en terug te keren naar het werkblad.

Opmaak kopiëren

6We gebruiken de knop "Opmaak kopiëren/plakken" om de opmaak van tekst- en, achtergrondinstellingen te kopiëren.

De knop "Opmaak kopiëren/plakken" vinden we in het lint onder het tabblad "Start".   

                7Selecteer eerst de cel waarvan je de opmaak wil kopiëren.

 Klik vervolgens op de knop "Opmaak kopiëren/plakken" in het lint.

 Je muisaanwijzer wijzigt in een plusteken met een borsteltje.

En klik, of klik en sleep daarna over de cel(len) waarop je deze opmaak wil toepassen.

Van zodra je de muisknop loslaat, zal de knop "Opmaak kopiëren/plakken" worden uitgeschakeld.

Wens je dus verschillende niet naast elkaar liggende cellen te voorzien van deze opmaak, moet je de knop "Opmaak kopiëren/plakken" dubbelklikken.

 Op deze manier blijft deze ingeschakeld in het lint, en kun je zoveel keren klikken dat je wil. De gekopieerde opmaak zal steeds worden geplakt.

 Om de knop "Opmaak kopiëren/plakken" uit te schakelen klik je nogmaals deze knop in het lint.

8

Exel Cursus Deel22 Klick hier voor open

Sjablonen (1)

Beschikbare sjablonen

Wanneer we niet te veel tijd willen steken in de opmaak van ons werkblad, en het ingeven van formules, kunnen we gebruik maken van sjablonen.

 In Excel beschikken we over honderden sjablonen die we gratis kunnen gebruiken.

Klik hiervoor de knop "Bestand" en kies de categorie "Nieuw".

 In het midden van het venster vinden we de verschillende categoieën.

 Als voorbeeld klik ik de categorie "Facturen".

 Excel zoekt online de beschikbare lay-outs van deze categorie.

1

Van zodra hij deze heeft gevonden worden deze allen weergegeven in het midden van het venster.

 Wanneer je een selecteert wordt hiervan een voorbeeld getoond aan de rechterzijde van het venster.

2

Ben je tevreden dubbelklik je het sjabloon, en Excel zal dit downloaden.

 Wijzig de gegevens in de verschillende cellen.

 Opgelet, tenzij je weet waarmee je bezig bent, wijzig je geen gegevens in cellen met een formule, anders zal je sjabloon nog weinig nut hebben.

 Is alles ingevuld, klik je de knop "Opslaan" in de werkbalk "Snelle toegang".

3

Kies een locatie waar je het bestand wil hebben, geef het een naam, en klik de knop "Opslaan".

 Wens je dit later nog te wijzigen, geen enkel probleem.

4

Exel Cursus Deel23 Klick hier voor open

Sjablonen (2)

Sjabloon maken

Wanneer je een sjabloon hebt gedownload en voorzien van je eigen gegevens, zoals firmanaam, adres, telefoon etc., Dan zal je dit meer dan waarschijnlijk nog opnieuw willen gebruiken.

Hiervoor slaan we het gewijzigde sjabloon op als sjabloon op onze computer.

 Klik hiervoor de knop "bestand" in het lint, en kies "Opslaan als..." in de backstage-weergave.

 In het dialoogvenster dat opent geef je het sjabloon een naam (1) en vooral, sla het op als "Excel-sjabloon" (2). Deze hebben de extensie xltx.

Excel zal deze automatisch in de juiste map plaatsen (3).

 Klik de knop "Opslaan".

 1

Heb je de volgende keer een factuur te maken, klik je de knop "Bestand" in het lint.

 Je kiest de categorie "Nieuw", en klikt de knop "Mijn sjablonen".

 Dit opent het dialoogvenster "persoonlijke sjablonen" waarin je het zojuist gemaakte sjabloon terug zult vinden.

 Dubbelklik het sjabloon om dit te openen.

 Sla het sjabloon op als "normaal" Excelbestand.

2

Sjabloon verwijderen

Wanneer je sjablonen hebt dat je niet meer gebruikt, kan je dit verwijderen uit de sjablonenfolder. Rechtsklik hiervoor het sjabloon en kies "Verwijderen" in het pop-upmenu.

 Bevestig door te klikken op "Ja".

 Je sjabloon bevindt zich nu in de prullenbak op je scherm.

 Mocht het zijn dat je dit per ongeluk hebt gedaan, kan je dit nog steeds in de prullenbak gaan zoeken, het bestand rechtsklikken, en kiezen voor "Terugzetten".

 Eénmaal het uit de prullenbak is verwijderd, ben je voorgoed kwijt.

Exel Cursus Deel24 Klick hier voor open

Thema's

Thema gebruiken

Diegenen onder ons die gebruik maakten van Excel 2007, zullen deze optie ongetwijfeld wel kennen. Maar voor diegenen die overschakelen van Excel 2003, thema's zijn een makkelijke manier om de opmaak van het werkblad op een vlugge manier tot een mooi einde te brengen.

 Door middel van één muisklik, hebben we toegang tot een hele resem professioneel ontworpen thema’s, die de vormgeving van uw hele spreadsheet aanzienlijk kunnen veranderen.

Om een thema toe te passen moeten we Excel ervan op de hoogte brengen wat hij moet gaan opmaken. Dit doen we door het bereik wat kleur te geven.

 Maakt niet uit welke kleur, als hij maar weet wat hij moet gaan inkleuren.

 Dit kun je doen door middel van de knop "Opvulkleur"(1) in het lint of, en dit gaat heel wat vlugger, door van het bereik een tabel te maken, en deze daarna terug te converteren naar een bereik.

Meer over tabellen in les 26, maar laat ik vlug even vertellen hoe je dit in vijf klikken maakt.

 Plaats de cursor in het bereik.

 Kies het tabblad "Invoegen" in het lint.

 Klik de knop "Tabel".

 klik de knop OK.

Klik de knop "Converteren naar bereik" in het lint.

Wat ik ook nog heb toegevoegd is een grafiek. Meer over grafieken in een latere les, maar ook dit zal ik je vertellen hoe je dit toevoegt in vijf klikken.

 Plaats de cursor in het bereik.

Kies het tabblad "Invoegen" in het lint.

 Klik de knop "Grafieken".

 Kies het type grafiek.

Kies een lay-out voor je grafiek.

Dan hebben we dit

1

Om een thema toe te passen op ons werkblad kiezen we het tabblad "Pagina-indeling" in het lint, en klikken de knop "Thema's".

 Bewegen we de muisaanwijzer in het pop-upmenu over de verschillende thema's, wordt een live-voorbeeld getoond in ons werkblad.

 Klikken we een thema wordt dit toegepast in het werkblad.

 Let erop dat zowel het bereik als de grafiek in het werkblad worden aangepast.

2

Thema wijzigen

Wens je een thema te wijzigen klik je een van de drie naastliggende knoppen.

 voor de kleur.

 voor het lettertype

 voor effecten

Je kunt je eigen themakleuren en themalettertype aanmaken, door onderaan de lijst te klikken op respectievelijk "Nieuwe themakleuren maken..." en "Nieuwe lettertypethema maken..." (a).

 Bij de 3 de optie "Effecten" is dit niet mogelijk.

3

Exel Cursus Deel25 Klick hier voor open

Stijlen

Celstijlen

Een celstijl is een set opmaakeigenschappen, zoals achtergrondkleur, lettertype, tekengrootte,

 De opdracht "Celstijlen", vinden onder het tabblad "Start" van het lint.

 Om een celstijl toe te passen selecteer je eerst de cellen, en klik je daarna de knop "Celstijlen" in het lint.

 Dit ontvouwt een menu met verschillende stijlen voor titels, achtergrondkleuren, valuta enzomeer..

 Beweeg je de muisaanwijzer over een stijl, dan wordt een Live-voorbeeld (1) hiervan weergegeven in het werkblad.

 Om een celstijl toe te passen, klik je de celstijl.

Rechtsklik je een celstijl en kies je "Wijzigen" in het pop-upmenu, dan opent een dialoogvenster (2) waarin je kan zien uit welke opmaakopties deze stijl is samengesteld. Klik je hier de knop "Opmaak" dan kun je de opmaak voor deze stijl aanpassen.

1

Aangepaste celstijl maken

2Om een nieuwe celstijl te maken klikken we de knop "Nieuwe celstijl..." onderaan het celstijlen menu.

Dit opent net hetzelfde dialoogvenster dan dat we een standaardstijl hadden gerechtsklikt.

 Bovenaan het dialoogvenster, in het invulvak geven we onze nieuwe stijl een naam.

 Onder het naamvak zien we het opmaakprofiel van de op dat ogenblik geselecteerd cel in ons werkblad.

Omdat ik een lege cel had geselecteerd voor ik de knop "Nieuwe celstijl..." heb gedrukt, staan al mijn opmaakmogelijkheden standaard ingesteld.

Mocht je reeds een opmaak hebben ingegeven, zouden deze worden vermeld in dit dialoogvenster.

Klik de knop "Opmaak..." om deze in te stellen.                

 Dit opent het dialoogvenster "Celeigenschappen".

 In dit dialoogvenster vinden we 6 tabbladen, waarin we al onze instellingen kunnen ingeven die we willen toepassen in onze eigen celstijl.

 Geef je instellingen in, klik OK, en nogmaals OK.

 Wanneer we de celstijlen opnieuw bekijken, zien we dat deze is toegevoegd in een nieuwe groep: "Aangepast".

3

Aangepaste celstijl verwijderen

Om een aangepaste celstijl te verwijderen open je terug het menu celstijlen, rechtsklik je de aangepaste celstijl die je wenst te verwijderen, en kies je "Verwijderen" uit het drop-downmenu.

Aangepaste celstijl wijzigen

Om een aangepaste celstijl te wijzigen open je het menu celstijlen, rechtsklik je de aangepaste celstijl die je wenst te wijzigen, en kies je "Wijzigen" uit het drop-downmenu.

 Dit opent het dialoogvenster "Opmaakprofiel", waar je de instellingen kunt wijzigen.

Aangepaste celstijl gebruiken in een andere werkmap

Om een aangepaste celstijl te kunnen gebruiken in een andere werkmap moeten we deze samenvoegen.

Open de werkmap waarin zich de aangepaste celstijl bevindt (1).

 Open en selecteer de werkmap waarin je de aangepaste celstijl wil gebruiken (2).

 Open het menu celstijlen (3) en klik de knop, helemaal onderaan, "Samenvoegen...".

 Selecteer in het dialoogvenster "Samenvoegen" dat verschijnt, de werkmap waarin zich de aangepaste celstijl bevindt (4), en klik OK.

 Nu zal ook deze stijl staan vermeld in het menu celstijlen, van je nieuwe werkmap.

4

Exel Cursus Deel26 Klick hier voor open

Databank functies (1)

Sorteren

Ik had je reeds verteld in les 1 dat we in Excel ook over een aantal databankfuncties beschikken.

Voor wie niet gewend is met databanken te werken, een databank is een verzameling van gegevens. Deze gegevens bestaan uit records, en records bestaan uit velden.

 Een voorbeeld maakt dit duidelijker:

 Eén record is bijvoorbeeld je naam, je adres, je postnummer EN je woonplaats. Al deze gegevens samen noemt men een record.

 Eén van deze gegevens, bijvoorbeeld je naam, noemt men een veld.

Excel beschouwt elke rij als een "record", en elke kolom als een "veld".

Nu we dit allemaal weten, gaan we verder.

Een eerste databankfunctie waarover we beschikken in Excel, is het sorteren van gegevens.

Je hebt de mogelijkheid te sorteren op een kolom, "veld" voor de databankspecialisten onder ons, en je kunt sorteren op meerdere kolommen.

Sorteren op één kolom kan in twee klikken.

 Je plaatst de cursor in de kolom die je wil sorteren, je klikt de knop "Sorteren en Filteren" in het lint onder het tabblad "Start", en je kiest "Sorteren van A naar Z" of "Sorteren van Z naar A". Afhankelijk of je aflopend of oplopend wil sorteren.

Is dit makkelijk? Ja Peter dit is heel makkelijk.

1

Sorteren op meerdere kolommen is ook een fluitje van een cent.

Om te sorteren op meerde kolommen plaats je de cursor in gelijk welke kolom, maakt niet in welke.

 Je klikt de knop "Sorteren en Filteren" in het lint, en je kiest "Aangepast sorteren" in het drop-downmenu.

Dit opent het dialoogvenster "Sorteren".

 In het dialoogvenster "Sorteren" kies je in het eerste vak de kolom waarop je het eerst wenst te sorteren. In dit geval wil ik eerst sorteren op de "Regio".

 Vervolgens wens ik te sorteren op de kolom "Naam".

 Hiervoor klik ik de knop "Niveau toevoegen".

 Dit voegt een vak toe aan het lijstje, waar ik de kolom "Naam" kies.

 Wil jij nog meerdere kolommen toevoegen, klik je opnieuw de knop "Niveau toevoegen".

 In versie 2010 van Excel kun je zoveel niveaus toevoegen die je wenst.

 Wens je de volgorde te wijzigen waarop wordt gesorteerd, selecteer je het veld, en klik je het naar boven- of naar onderwijzend pijltje.     

Het tweede vak "Sorteren op", laat ons toe het type van sorteren te kiezen. Kies "Waarden" wanneer je wil sorteren op tekst, getallen, datums, en tijd. Wens je te sorteren op de opmaak, dan kies je één van de overige opties: "Celkleur", "Tekenkleur", of "Celpictogram".

Het derde vak kiezen we de volgorde van sorteren, hier zijn de verschillende keuzes afhankelijk van de gegevens in het veld dat je hebt gekozen. Is dit tekst, dan kan je sorteren van "A naar Z", "Z naar A", en "Aangepaste lijst".

 Zijn dit getallen, dan kan je sorteren "Van klein naar groot ", "Van groot naar klein ", en "Aangepaste lijst". Is dit een datum of tijd, dan kan je sorteren op ""Oud naar nieuw", of "Nieuw naar oud", en "Aangepaste lijst".

2

Wens je een Niveau te kopiëren, klik je de knop "Niveau kopiëren" bovenaan het dialoogvenster.

 Wens je een Niveau te verwijderen, selecteer je het niveau, en klik je de knop "Niveau verwijderen " bovenaan het dialoogvenster.

Belangrijk!!

 Beschikt je lijst zoals in dit geval over kolomtitels, selecteer dan het aanvinkvakje "De gegevens bevatten kopteksten". Anders zal ook deze worden verwerkt in het sorteren.

 En dit is denk ik niet de bedoeling.

3

Exel Cursus Deel27 Klick hier voor open

Databank functies (2) 

Filteren

Een tweede databankfunctie waarover ik het wil hebben, is het filteren van gegevens.

Door het filteren van gegevens, kunnen we enkel deze weergeven die aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Het eerste wat je doet wanneer je wil filteren, is de cursor in het bereik plaatsen (1).

 Waarom eerst? Dan kun je dit al niet vergeten.

<

 Vervolgens klik je de knop "Sorteren en filteren" (3) onder het tabblad "Start" (2) in het lint, en kies je de optie "Filteren" (4) in het drop-downmenu.

 Of, een tweede manier, je kiest het tabblad "Gegevens" in het lint. En klik je de knop "Filter".

 Of, een derde manier, je klikt de sneltoetscombinatie Ctrl + Shift + L op je toetsenbord.

1

Hoe je ook doet maakt niet uit, dit plaatst naast elke kolomtitel een naar beneden wijzend pijltje (1).

We klikken op dit pijltje, wanneer we gegevens wensen te filteren uit deze bepaalde kolom.

2

Dit opent een drop-downmenu met (1) verschillende opties.

Deze opties zijn afhankelijk van de gegevens in het veld (1).

Opties voor een veld met tekst      Opties voor een veld met getallen

3 4

Met (2) alle vermelde velden in deze kolom.

Al deze filtermogelijkheden lijken me wel duidelijk. Je verwijdert het vinkje voor "Alles selecteren", en kiest de velden die je wenst weer te geven.

En drie, en dit is nieuw in Excel 2010, is het zoekvak (3).

 Van zodra je begint te typen, geeft Excel je onmiddellijk enkel de mogelijke velden weer.

 

 Klik je de knop OK, worden de velden gefilterd in je werkblad. 5

 Een hele verbetering.  

Pas je een filter toe, dan wijzigt het pijltje in een icoontje van een filter (1).

 Plaatsen we de muisaanwijzer boven dit icoon, verschijnt er een tekstkadertje met daarin uitleg over de toegepaste filter (2).

Je hebt de mogelijkheid te filteren op verschillende kolommen. Zo is bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding gefilterd op de kolom "Naam", en op de kolom "Regio".

Wanneer je hebt gefilterd, kun je nog steeds sorteren.

Filter(s) wissen/verwijderen

Er is een verschil tussen een filter " wissen" en een filter " verwijderen".

Wanneer je een filter wist, dan worden alle records uit deze kolommen terug weergegeven.

 Wanneer je een filter verwijdert, dan worden één alle records uit deze kolommen terug weergegeven EN twee, worden de naar benedenwijzende pijltjes uit de kolommen verwijdert.

6

Om een filter te verwijderen klik je de knop "Sorteren en filteren" onder het tabblad "Start" in het lint, en klik je nogmaals de optie "Filter".

 Of je kiest het tabblad "Gegevens" in het lint en je klikt de knop "Filter".

Om een filter te wissen klik je de knop "Sorteren en filteren" onder het tabblad "Start" in het lint, en klik je de optie "Wissen" in het drop-downmenu.

 Of je kiest het tabblad "Gegevens" in het lint en je klikt de knop "Wissen".

 Indien je slechts één filter wenst te verwijderen, klik je het "filtericoontje" naast de kolomtitel, en kies je "Alles weergeven" of "filter uit '***' ' wissen" in het pop-upmenu.     

Gefilterde gegevens kopiëren

Wens je de gefilterde gegevens te kopiëren naar bijvoorbeeld een ander werkblad, selecteer je de gegevens, klikt de sneltoetscombinatie Ctrl + C op je toetsenbord (1).

7

Je selecteert het tweede werkblad 2), en klik de sneltoetscombinatie Ctrl + V op je toetsenbord.

Exel Cursus Deel28 Klick hier voor open

Tabellen (1)   

Gegevens weergeven in tabel

Om gegevens uit ons werkblad weer te geven in een tabel, plaatsen we eerst de cursor (1) in het Bereik dat we willen opnemen in de tabel, we selecteren het tabblad "Invoegen" (2) in het Lint en klikken de knop "Tabel" (3).

 Dit opent het venstertje "Tabel maken" (4) waarin het bereik reeds is ingevuld. Dit geselecteerde bereik wordt voorzien van een onderbroken lijn (5) in het werkblad.

 Dit venstertje heeft ook nog een vak waar we kunnen ingeven of onze tabel kopteksten heeft. Is dit het geval, dan vink je dit aan, is dit niet het geval dan vink je dit uit.

Klik op OK wanneer je tevreden bent.

1

 

Het extra tabblad "Ontwerpen" (1)

Onze gegevens worden in een tabel geplaatst.

 Bovenaan het lint verschijnt een extra tabblad "Ontwerpen".

 Dit tabblad is verdeeld in vijf secties waarmee we verschillende opties kunnen instellen voor onze tabel.

2

Allen lijken me duidelijk, vooral wanneer je deze even selecteert, maar ik zal deze toch maar even met jullie overlopen.

In de eerste sectie, de sectie "Eigenschappen" kunnen we de tabel een naam geven, en wanneer we iets een naam hebben gegeven, kunnen we dit aanspreken in een formule. Maar meer hierover later.

Onder de tabelnaam vinden we de knop "Tabelgrootte wijzigen". Met de knop wijzigen we het bereik dat is opgenomen in onze tabel.

In de tweede sectie, de sectie "Extra", hebben we drie opties.

 De eerste optie is "Samenvatten als draaitabel". Meer over draaitabellen in een latere les.

 "Duplicaten verwijderen": klikken op deze knop zal de duplicaten in onze tabel verwijderen.

 Wanneer een duplicaat als duplicaat word aanzien, hangt af van de kolommen die je hebt geselecteerd in de lijst (1). Standaard zijn deze allen geselecteerd.

 Dit betekent dat Excel alle waarden in alle kolommen uit een record zal vergelijken, wanneer we hem laten zoeken naar duplicaten.

 Wens jij echter een record te aanzien als dubbel wanneer enkel de naam hetzelfde is, verwijder je de selectievinkjes in de rest van de kolomnamen.

3

 Klik je de knop OK (2), zal een tweede dialoogvenster openen (3) waarin het aantal gevonden duplicaten wordt vermeld.

 Klik je nogmaals de knop OK (4), worden deze verwijderd.

De derde optie "Converteren naar bereik", zal onze tabel terug omvormen naar een bereik.

We gaan verder in de volgende les.

Opgelet!!

Wens je dat Excel het hele bereik selecteert, dan mogen er zich geen lege rijen of lege kolommen bevinden tussen de gegevens. Lege cellen dat maakt niet uit.

 Een voorbeeld.

 Heb ik een lege kolom tussen de datum en het aantal, dan zal Excel enkel de kolommen "Naam", "Regio" en "Datum" opnemen in zijn bereik.

 Wat kun je dan doen?

 Je kunt de lege kolommen en/of rijen verwijderen en opnieuw beginnen, of je kunt het bereik manueel selecteren.

Tip

 Heb je meerdere lege rijen in je document hoef je deze niet een voor een te verwijderen.

 Selecteer alle gegevens in je werkblad, en klik dan de knop "Sorteren" in het lint.

 Dit plaatst alle lege rijen onderaan, waar je ze allen in een keer kunt verwijderen.

4

Exel Cursus Deel29 Klick hier voor open

Tabellen (2)

Het extra tabblad "Ontwerpen" (2)

In de derde sectie, de sectie "Externe tabelgegevens", hebben we een aantal mogelijkheden waarmee we onze gegevens kunnen delen en analyseren met derden.

De methode die je kiest voor het delen van gegevens hangt af van meerdere factoren.

 Mocht ik ooit eens een cursus maak over SharePoint, zal ik dit eens allemaal uitgebreid uitleggen, maar voor Excel valt dit buiten deze cursus.

In de vierde sectie, de sectie "Opties voor tabelstijlen", vinden we een aantal opties die me allen erg duidelijk lijken. Wanneer je deze even aan en uitvinkt zullen deze ook jou duidelijk worden.

De vijfde sectie "Stijlen voor tabellen" opent een venster met een hele resem verschillende opmaken van tabellen. Beweeg de muisaanwijzer over de verschillende opmaken, en een live-voorbeeld wordt getoond in het werkblad.

Maken van een aangepaste tabel

Om een eigen opgemaakte tabel te maken klik je de knop "Nieuwe tabelstijl" (2).

Dit opent een dialoogvenster waarin we voor elk tabelelement een verschillende opmaak kunnen instellen.

 Selecteer hiervoor het tabelelement en klik de knop "Opmaak".

 Dit opent een tweede dialoogvenster waar je de opmaak voor de tekst, de rand en de opvulling kunt instellen.

 Klik de knop OK wanneer je klaar bent, en nogmaals de knop OK in het eerste dialoogvenster.

Ons eigen gemaakte tabelopmaak wordt toegevoegd aan het lijstje.

Verwijderen van een aangepaste tabel

Om een aangepaste tabel te verwijderen uit de lijst, rechtsklik je de stijl in de lijst en kies je "Verwijderen".

Stijl wijzigen van een aangepaste tabel

Om de stijl van een aangepaste tabel te wijzigen, rechtsklik je de stijl en kies je "Wijzigen". Dit opent het dialoogvenster "Snelle stijl voor tabel wijzigen", waar we al onze instellingen kunnen aanpassen of verwijderen.

Exel Cursus Deel30 Klick hier voor open

Tabellen (3)   

Inhoud cellen splitsen

We hebben de mogelijkheid de inhoud van een cel te splitsen in meerdere kolommen.

 Dit doen we op basis van tekens in onze gegevens.

 Deze tekens kunnen tabs zijn, puntkomma's zijn, spaties zijn, plus nog een aantal andere.

 Een voorbeeld maakt dit wel duidelijk.

 Als voorbeeld zal ik de inhoud van de kolom "Naam" splitsen in een kolom met de voornaam en een kolom met de familienaam.

 Om de inhoud van een cel te splitsen in meerdere kolommen, is het eerste wat we doen extra kolommen toevoegen.

 Ik zeg "kolommen" omdat onze naam kan bestaan uit twee delen, maar ook uit drie.

 Zo heb je bijvoorbeeld de naam "De Smet Vinnie" die bestaat uit drie delen, en de naam "Bauwens Babs" die bestaat uit slechts twee delen.

Dus voegen we twee kolommen toe.

 Rechtsklik hiervoor de kolomletter van de kolom "Regio", kies "Invoegen" in het pop-upmenu en herhaal dit nogmaals voor de tweede toe te voegen kolom.             

Dit plaatst twee extra lege kolommen (1) links naast de kolom "Regio".

 Selecteer vervolgens alle records in de kolom "Naam" (2) en kies het tabblad "Gegevens" (3) in het lint

 Klik de knop "Tekst naar kolommen" in het lint (4).

1

Dit opent de Wizard "Tekst naar kolommen".

 Kies het selectievakje "Gescheiden" en klik de knop "Volgende".

2

In stap twee van de wizard kiezen we "Spatie" als scheidingsteken.

 Is dit bij jou iets anders, dan kies je dit natuurlijk in het lijstje, of typ je het karakter in het vak "Overige".

 Klik de knop "Volgende".

3

In stap drie van de wizard kunnen we het type van gegevens per kolom instellen.

 "Standaard" is in dit voorbeeld prima, dus klikken we de knop "Voltooien".

4

Zoals je kunt zien in onderstaande afbeelding, zijn alle delen van de naam verdeeld over drie kolommen.

 In de volgende les gaan we zien hoe we de verschillende kolommen terug samenvoegen.

5

Exel Cursus Deel31 Klick hier voor open

Tabellen (4)   

Inhoud cellen samenvoegen

Om cellen samen te voegen moeten we gebruik maken van een formule.

 Ik heb het nog niet gehad over formules, maar ge moet niet panikeren. Wat ik je nu ga vertellen is, wanneer je doet wat ik zeg, twee keer niks.

Het eerste wat we doen is een kolom toevoegen. Het is in deze kolom dat we de inhoud van, indien nodig, twee cellen gaan samenvoegen. Wanneer willen we deze samenvoegen?

 Enkel wanneer in kolom C niks staat, want dat betekent dat onze familienaam slechts uit een deel bestond.

We plaatsen de cursor in cel D4 en typen de volgende formule in cel D4.

 =ALS(C4="";A4;A4&" "&B4)

Laat ik eens proberen uitleggen wat hier allemaal staat.

 Elke formule begint met een "is gelijk aan"-teken (=).

 Vervolgens typ ik ALS(C4="" wat zoveel wil zeggen dan "wanneer cel C4 gelijk is aan niks", niks omdat er niks tussen de aanhalingstekens staat, en wat het geval is wanneer onze familienaam slechts uit één woord bestaat, moet Excel kijken naar het eerste argument.

 Ik typ eerst een puntkomma (;), om vervolgens het argument in te geven wanneer aan deze bewering wordt voldaan, dus cel A4. Wat zoveel betekent als wanneer de cel C4 leeg is, dan geef je de cel A4 weer.

 Wanneer echter niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, dus wanneer de cel C4 niet leeg is, dan geef je de waarden van cel A4 en B4 weer, gescheiden met een spatie. Dat is deze code &" "&.

 Het ampersand (&) teken betekent dat er nog wat volgt, en de spatie die we willen tussen de twee woorden wordt vermeld als aanhalingsteken - spatie - aanhalingsteken (" ")

Klik de Entertoets op je toetsenbord, en het resultaat verschijnt in cel D4.

1

Kopieer deze formule naar de overige rijen.

 De vlugste manier om dit te doen is het blokje onderaan rechts van de geselecteerde cel (1) te dubbelklikken.

 Zoals je kunt zien in onderstaande afbeelding, zijn enkel de kolommen samengevoegd indien dit nodig was.

2

Nu we de cellen hebben samengevoegd in een cel, kunnen we de twee afzonderlijke cellen verwijderen. Of toch niet?

 Neen, de samengestelde cel, D4 dus, bevat een formule die zijn gegevens haalt in de cellen A4 en B4.

 Dus wanneer je gegevens uit een van deze cellen zou verwijderen, betekent dit dat er uit deze cel geen gegevens meer kunnen opgehaald worden, en dus ook niet meer kunnen worden getoond.

 Als voorbeeld heb ik de gegevens in cel A4 verwijderd, en je ziet onmiddellijk dat de gegevens in cel D4 ook worden aangepast.

3

Wat kunnen we nu doen.

Het eerste wat je moet doen is van al deze formules in kolom D waarden maken.

Selecteer hiervoor eerst alle cellen in kolom D die je tot waarden wil herleiden.

Rechtsklik de rand van de geselecteerde cellen, sleep de muisaanwijzer naar rechts over de naastliggende kolom (1) en zonder de muisknop los te laten, sleep je deze terug naar de originele kolom (2).

 Laat de muisknop los en er verschijnt een menu.

 Kies de opties "Hierheen kopiëren alleen als waarden" (3).

4

Wanneer je nu de inhoud van een cel bekijkt, zie je dat deze is gewijzigd in gegevens en niet langer meer bestaat uit een formule.

5

Het enige wat je nu nog kunt doen is de inhoud van de verschillende kolommen op de juiste plaats brengen. Dit kun je doen door deze te klikken en te slepen.

 En wanneer dat is gebeurd, de overtollige kolommen verwijderen.

Nu, dit was zeker geen makkelijke les, vooral niet omdat je van formules nog niks hebt gezien.

 Maar wanneer je deze les hebt begrepen, zal de rest van de cursus een makkie zijn voor jou.

 Mocht dit niet het geval zijn ben je misschien best eerst een de lessen over formules te lezen.

Exel Cursus Deel32 Klick hier voor open

Voorwaardelijke opmaak (1)

 

Wat is Voorwaardelijke Opmaak?

Door gebruik te maken van een voorwaardelijke opmaak kunnen we cellen opmaken, gebaseerd op de inhoud van de cel.

M.a.w. met behulp van voorwaardelijke opmaak kunnen we gegevens in onze tabel visueel analyseren, en eventuele problemen opsporen.

Een voorbeeld: heeft een cel de waarde minder dan 1.000, dan wordt deze cel rood gekleurd.

 We vinden de knop "Voorwaardelijke Opmaak" in het tabblad "Start", onder de groep "Stijlen".

1

Sinds de versie 2007 heeft de opdracht "Voorwaardelijk Opmaak" een enorme sprong voorwaarts gemaakt. Zowel in het gebruik, als in de opmaak.

In versie 2010 hebben ze er nog een aantal opmaakmogelijkheden aan toegevoegd.

 Voorwaardelijke opmaak toevoegen

 Het eerste wat we doen is het bereik selecteren waarop we een voorwaardelijke opmaak willen toepassen. De vlugste manier hiervoor is de cel te selecteren met het cijfer in de linker bovenhoek, en te klikken op de sneltoetscombinatie Ctrl + Shift + END op je toetsenbord.

Als voorbeeld heb ik een aantal cijfers van vertegenwoordigers, gehaald in de eerste zes maanden van het jaar.

2

 

Vervolgens klikken we de knop "Voorwaardelijk opmaak" in het lint.

 Dit opent een drop-downmenu met verschillende opmaakmogelijkheden, verdeeld in categorieën.

 De categorie "Gegevensbalken", "Kleurschalen" en " Pictogrammen" zijn diegenen waarbij alles "automatisch" wordt afgehandeld.

 Wat ik hiermee wil zeggen is dat wanneer je hier de muisaanwijzer over een opmaak in het drop-downmenu beweegt (1), je onmiddellijk het resultaat kunt bekijken in het werkblad.

 Wat dit eigenlijk doet, is het vergelijkt de cijfers in het bereik met elkaar, en afhankelijk van de waarde kleurt dit de cel lichter of donkerder. Niks meer, niks minder.

 Nieuw in de versie 2010 is dat bij een negatief getal, de opmaak in het rood aan de linkerzijde van de cel wordt weergegeven (2).

 Wens je een opmaak toe te passen, klik je deze in het drop-downmenu.

 Makkelijk en vooral vlug.

3

Nieuw ook is dat je meerdere voorwaardelijke opmaken kunt toepassen op een bereik.

 Bijvoorbeeld een gegevensbalk inkleuren en pictogrammen.

4

 Voorwaardelijke opmaak verwijderen

Heb je er een zooitje van gemaakt kun je de voorwaardelijke opmaak verwijderen.

Klik hiervoor de knop "Voorwaardelijke opmaak in het lint, en kies "Regels wissen" in het drop-downmenu.

Klik "Regels uit geselecteerde cellen verwijderen" of "Regels uit alle cellen verwijderen"

5

Exel Cursus Deel33 Klick hier voor open

Voorwaardelijke opmaak (2)

Regels ingeven

Wat we in de vorige les hebben gezien is een vrij eenvoudige manier van "Voorwaardelijke opmaak".

In deze les gaan we dit iets uitbreiden. We gaan namelijk onze eigen condities ingeven voor een opmaak.

 

Het eerste wat we doen is ook hier het bereik selecteren.

 Vervolgens klik je de knop "Voorwaardelijk opmaak" in het lint, kies je "Markeringsregels voor cellen" in het drop-downmenu, en klik je de optie "Groter dan...".

 Dit opent een dialoogvenster waar we in het eerste vak een waarde typen, of de knop "Uitvouwen" (1) klikken en een cel met een waarde selecteren.

 Vervolgens kies je een opmaak die je wenst toe te passen door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje (2).

 Van zodra je iets hebt ingevuld, zie je reeds een voorbeeld verschijnen in het werkblad (3).

 Klik de knop OK wanneer je tevreden bent.

1

2

Wens je echter een eigen opmaak te maken, kies je "Aangepaste indeling" wanneer je klikt op het naar benedenwijzend pijltje (2).

 

Dit opent een dialoogvenster waar je ondermeer het lettertype, de rand, en de opvulling voor de cellen kunt instellen.

 

 

 

 

 

Ik heb hier het voorbeeld gegeven voor de optie "Groter dan...", maar dit is voor elk van de opties in het drop-downmenu hetzelfde.

 Alleen wanneer je het gekozen voor de optie "Tussen..." zal je uiteraard twee waarden moeten ingeven.

 Nogal logisch.  

 

Nieuwe opmaakregel

We hebben ook de mogelijkheid onze eigen opmaakregels te bepalen in Excel.

Opnieuw selecteren we eerst het bereik.

 

Vervolgens klik je de knop "Voorwaardelijk opmaak" in het lint, en klikt "Nieuwe regel" in het drop-downmenu.

 Dit opent het dialoogvenster "Nieuwe opmaakregel".

 Bovenaan vinden we een aantal types. Allen lijken me wel duidelijk.

 Als voorbeeld kies ik de eerste "Alle cellen opmaken op basis van celwaarden".

 Wanneer een type-regel is gekozen verschijnt er onderaan het dialoogvenster een aantal opmaakstijlen en een aantal vakken waar we onze waarden moeten instellen.

 

De mogelijkheden zijn hier enorm en daardoor onmogelijk deze allen te bespreken.

 Je moet zelf maar wanneer je over wat tijd beschikt eens een of meerdere regels toepassen.

 Klik Ok wanneer je tevreden bent met de instellingen van een regel.

3

Regels beheren

En als laatste wil ik het nog even hebben over het beheer van de regels. Ook twee keer niks.

 Klik de knop "Voorwaardelijke opmaak" in het lint, en kies "Regels beheren" in het drop-downmenu.

 Dit opent een dialoogvenster waarin al onze toegepaste regels worden vermeld.

 In het bovenste vak (1) kies je of je de toegepaste regels wil zien voor de "huidige selectie" of voor het "werkblad".

 Kies je voor het eerste, dan had je eerst het bereik moeten selecteren waarop de voorwaardelijke opmaken werden toegepast in het werkblad.

 Daaronder hebben we drie knoppen (2) die me allen erg duidelijk lijken, toch?

 Naast deze knoppen hebben we twee pijltjes (3) waarmee we de volgorde van uitvoering, van de verschillende regels kunnen aanpassen.

 En rechts naast de regels hebben we nog de aanvinkvakjes "Stoppen indien waar" (4).

 Door het selecteren van deze vakjes bepalen we waar de evaluatie stopt.

 Hiermee simuleer je een voorwaardelijke opmaak in vorige versies van Excel (2003 en daarvoor), die slechts drie regels konden verwerken.

4

Resultaat:

5

Exel Cursus Deel34 Klick hier voor open

Formules (1) 

Wat zijn formules?

Een formule gebruiken we wanneer we berekeningen willen maken in Excel.

 Een formule in Excel begint steeds met het "is gelijk aan"-teken (=).

 Bijvoorbeeld, wens je de som te berekenen van 2 en 3, zou je normaal 2+3 typen.

 In Excel moet je =2+3 typen.

1

Je kunt een formule rechtstreeks in de formulebalk intypen, of je kunt deze in een cel intypen.

 Wanneer je dus begint te typen met het "is gelijk aan"-teken, dan weet Excel dat je een formule gaat ingeven, en dat hij al wat daarachter komt moet berekenen.

Berekeningsoperatoren en hun prioriteit

Berekeningsoperatoren, of plus(+), min(-), maal(*), etc., worden in een standaard volgorde uitgevoerd.

Voor alle twijfels weg te nemen, plaats ik deze nog eens in een tabel:

Operator             Functie

1. %        Percentage berekenen

2. ^         Machtsverheffing

3. * en /               Vermenigvuldigen en Delen

4. + en -                Optellen en Aftrekken

Wanneer een formule operatoren met dezelfde prioriteit bevat, bijvoorbeeld een formule met zowel een optellingoperator als een aftrekoperator, worden de operatoren van links naar rechts uitgevoerd.

We kunnen deze volgorde beïnvloeden door haakjes () te plaatsen.

Bijvoorbeeld: 2*(3+4) zal niet hetzelfde resultaat gegeven dan 2*3+4 , of (2*3)+4

Maar dit is meer iets voor een les wiskunde dan voor een les Excel.

Formules ingeven

Elke formule begint steeds met het is gelijk aan teken(=), gevolgd door waarden en/of celverwijzingen plus operatoren.

 Bijvoorbeeld: in cel A1 heb je 100 ingetypt, in cel B1 heb je 200 ingetypt.

 Wanneer we nu de som willen maken van cel A1 en cel B1, selecteren we cel C1 en typen we =A1+B1, en klikken Enter.

 Een tweede mogelijkheid is, je typt het is gelijk aan teken, selecteert cel A1 met uw muis, typt +, selecteert cel B1 met uw muis, en klik Enter. Dit doet hetzelfde.

2

Wijzigen we nu het getal in cel A1 of B1, dan wordt automatisch de som in cel C1 aangepast.

Dit is één van de beste eigenschappen van Excel, en één van de redenen waarom we zo weinig mogelijk getallen ingeven in formules.

Wanneer we de Entertoets hebben geklikt, wordt het resultaat van de formule weergegeven in de cel, de formule zelf kan je nog steeds zien in de formulebalk.

Hieronder zie je een aantal voorbeelden van formules:

3

Relatieve en absolute celverwijzingen

Zoals reeds eerder vermeld is het snijpunt van een kolom met een rij een cel.

Elke cel heeft een celadres. Het celadres bestaat uit de letter van de kolom, en het rijnummer.

Het celadres van de geselecteerde cel wordt vermeld in het naamvak.

4

Nu we weten wat een celadres is, kunnen we hiernaar verwijzen in onze formule, bvb =A2*B2 .

Wanneer je deze formule nu gaat kopiëren, zullen de celverwijzingen in deze formule automatisch worden aangepast.

Bijvoorbeeld:

 heb je de formule =A2*B2 staan in cel C2, en je gaat deze kopiëren naar cel C3, dan zal de gekopieerde formule zich automatisch aanpassen, en wordt deze =A3*B3.

 Dit noemen we een relatieve celverwijzing.

Wanneer je echter verwijst in je formule naar een cel die steeds dezelfde moet blijven bij het kopiëren, moet je deze celverwijzing absoluut maken.

 Dit doe je door het dollarteken ($) voor de kolom en voor het rijnummer te plaatsen.

 Kopieer je dan je formule naar onder, boven, links of rechts, de celverwijzing met de $-tekens zal steeds dezelfde blijven.

Dit noemt men een absolute celverwijzing.

5

Je kan ook gebruik maken van een semi-absolute celverwijzing bvb: B$2

Dit zal de rij absoluut maken, maar de kolom zal worden aangepast.

Bijvoorbeeld: heb ik de formule A2*B$2 en kopieer deze naar rechtsonder, dan krijg ik =B3*C$2

De eerste celverwijzing (A2) wordt automatisch aangepast want deze is relatief.

In de tweede celverwijzing wordt de kolom aangepast (B) want deze is relatief, en het tweede deel ($2) wordt niet aangepast want deze is absoluut.

6

Dit kan uiteraard ook omgekeerd, $C2.

Dan is de kolom absoluut en de rij relatief.

Nog een tip:

 om vlug celverwijzingen om te zetten van relatief naar absoluut en omgekeerd, dubbelklik je de cel met de formule, selecteer je de celverwijzing, en klik je de F4 toets op je toetsenbord.

7

Exel Cursus Deel35 Klick hier voor open

Formules (2) 

Autoberekening

Of we nu werken met een groot of klein werkblad, soms kan het wel eens nuttig zijn, te weten wat de som of het gemiddelde is van bepaalde rijen of kolommen uit ons werkblad.

Om niet telkens hiervoor een formule in te geven, kunnen we gebruik maken van Excel's "Autoberekening".

Bijvoorbeeld, om de som en het gemiddelde te zien van een bepaalt Bereik, selecteer je dat Bereik in het werkblad, en in de statusbalk wordt automatisch de som, het gemiddelde, en het aantal getoond.

12

Standaard wordt het "Gemiddelde", de "Som", en het "Aantal" getoond.

Door te rechtsklikken op de statusbalk verschijnt een pop-upmenu met daarin zes opdrachten, drie ervan zijn dus standaard geselecteerd.

 Wens je andere toe te voegen, of sommigen te verwijderen, klik je de opdracht zodat deze wordt aan- of uitgevinkt.         

Bereiknamen

Mocht je niet weten wat een Bereik is, en hoe je dit selecteert, lees dan eerst even les 15.

OK, nu ons Bereik is geselecteerd, kunnen we dit een toepasselijke naam geven in het naamvak, en Enter klikken.

Of je kunt in het tabblad "Formules" (1) in het lint, klikken op de knop "Naam definiëren" (2).

Dit opent een dialoogvenster "Nieuwe naam, waarin we een toepasselijke naam (3 )ingeven voor ons Bereik.

 Bereiknamen mogen geen spaties bevatten, en Bereiknamen moeten beginnen met een letter, daarna mag je cijfers typen, maar hij MOET beginnen met een letter.

 n het tweede vak (4) kiezen we waar we ons bereik willen gebruiken, de hele werkmap, of enkel een werkblad.

 In het vak "Opmerkingen:" kan je eventueel nog een opmerking invoegen over het Bereik.

 En in het onderste vak is ons Bereik reeds ingevuld.

 Klik OK.

3

Iets vlugger kan het wanneer we de bovenstaande titel in onze selectie opnemen.

 Bijvoorbeeld, je selecteert B2 t/m B8, en klik de knop "Maken op basis van selectie", dan zal Excel het Bereik, de naam van onze titel geven, in bovenstaand geval "jan" dus.

Wanneer je nu klikt op het naar beneden wijzend pijltje rechts naast het naamvak, zie je de zojuist ingegeven naam verschijnen.

 Selecteer je deze, dan wordt het toegekende bereik voor deze naam geselecteerd in het werkblad.

4

Navigeren tussen de verschillende Bereiknamen

Om te navigeren tussen de verschillende Bereiknamen in onze werkmap, kunnen we gebruik maken van het naar beneden wijzend pijltje, rechts naast het naamvak. En het gewenste Bereik te klikken.

 Of door te klikken op de knop "Zoeken en selecteren" in het tabblad "Start" van het lint, en te kiezen voor "Ga naar...".

 In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteer je de Bereiknaam en klik je OK.

Namen beheren.

Om Bereiknamen te verwijderen, klik je de knop "Namen beheren" in het tabblad "Formules" van het lint.

Selecteer de Bereiknaam in het dialoogvenster "Namen beheren", en klik de knop "Verwijderen".

 Kies Ja, om te bevestigen.

In het tabblad "Namen beheren" kunnen we ook onze Bereiken wijzigen.

Selecteer hiervoor de Bereiknaam, klik "Bewerken", dit toont ons het dialoogvenster "Naam bewerken", waar we de instellingen kunnen aanpassen.

Klik op de knop OK, wanneer je tevreden bent.

En als laatste optie in het dialoogvenster "Namen beheren" hebben we de Filter.

Deze opties lijken me allen duidelijk.

 5

Exel Cursus Deel36 Klick hier voor open

Formules (3) 

Bereiknamen gebruiken in formules

Wanneer we Bereiknamen hebben ingegeven kunnen we ook deze gebruiken in onze formules.

 In onderstaand simpel voorbeeld heb ik cel E4 (het totaal van de verkochte koffie) de Bereiknaam "koffie" gegeven. Cel E5 (het totaal van de thee) heb ik de Bereiknaam "Thee" gegeven.

 Wensen we nu het totaal te berekenen d.m.v. onze bereiknamen in cel F5, dan typen we =koffie+ thee. Excel zal deze bewerking perfect uitvoeren.

1

Maar je zou ook kunnen typen =koffie*21%, om de btw te berekenen bijvoorbeeld.

 Of nog beter, =koffie*F1, waar je het btw-percentage vermeld in cel F1.

 Je kunt eigenlijk alle bewerkingen uitvoeren op een Bereiknaam.

3D Bereiknamen

Een 3D Bereiknaam is een Bereik dat wordt gebruikt over verschillende werkbladen.

Bijvoorbeeld:

 Wanneer ik het totaal wens, van alle totalen van januari van de verschillende producten, kan ik een Bereiknaam ingeven die beschikt over al deze informatie, en kan ik deze later gebruiken in een formule.

Hiervoor selecteer ik het eerste werkblad, "Antwerpen" en klik de knop "Naam bepalen", in het tabblad "Formules" in het lint.

In het dialoogvenster geef ik mijn bereik een toepasselijke naam, bvb Alle_Regios_Jan (1).

 Ik gebruik geen spaties, mag niet, weet je nog? Ik gebruik underscores, of in het Nederlands "laag streepje"(_).

Het vak "Bereik" laat ik voor wat het is, "Werkmap" is prima.

In het vak "Verwijst naar:" selecteer ik alles, en klik de Backspace-knop op mijn toetsenbord. Wat er staat moet ik niet hebben.

In plaats daarvan klik ik op de tab van mijn laatste werkblad terwijl ik de Shifttoets ingedrukt hou.

 BELANGRIJK: hou de Shifttoets ingedrukt (2)

Dit selecteert alle werkbladen.

Selecteer vervolgens de cellen uit het Bereik (3), dit is B4 t/m 8, welke dezelfde is in al onze werkbladen.

 Klik OK.

2

Om te zien hoe dit werkt maak ik een extra werkblad (1) voor de totalen van alle regio's.

Ik selecteer een cel waar ik het totaal wens voor januari van alle regio's (2)

En typ =som(

 Even ter informatie, som is een functie, en berekent de som van een Bereik.

 Meer over functies in een volgende les.

 Ik klik de knop "Gebruiken in formule" (3), in het tabblad "Formules" op het lint.

 En kies de Bereiknaam die ik juist had aangemaakt (Alle_Regios_jan).

3

Sluit de haakjes, en klik Enter.

 Resultaat:

4

Exel Cursus Deel37 Klick hier voor open

Formules (4)  

Formules controleren op fouten

Wanneer we een formule hebben ingetypt waarin zich een (potentiële) fout bevindt, zal Excel ons hierop wijzen door een fouticoontje naast de cel te plaatsen.

 Bewegen we de muisaanwijzer over dit icoon, zal Excel ons mededelen wat er fout is aan de formule. In dit geval is er een waarde in de formule die een onjuist gegevenstype heeft.

 Ik heb namelijk een getal met tekst vermenigvuldigd.

1

Wanneer we klikken op dit icoon, verschijnt er een drop-downmenu met verschillende opties die

2

afhankelijk zijn van de fout die we hebben gemaakt.

De opties die er steeds in worden vermeld zijn,

 -Help-informatie over de fout

 -Fout negeren

 -Bewerken op formulebalk

 -Opties voor foutcontrole

Wanneer je klikt op de laatste, "Opties voor foutcontrole", opent dit het dialoogvenster "Opties voor Excel", tabblad "Formules".

 Hier kan je de verschillende regels voor foutcontrole wijzigen, indien je dit wenst.         

Wanneer we klikken op "Fout negeren" zal het fouticoontje verdwijnen.

Door te klikken op de optie "Bewerken op formulebalk" kunnen we de formule aanpassen.

Klikken op de knop "Foutcontrole", en te kiezen voor "Fout aanwijzen", toont ons de cellen die zijn gebruikt in de formule door middel van blauwe pijlen:

3

Om deze pijlen terug te verbergen verbeter je de formule of klik je op de knop "Pijlen verwijderen".

Formules wijzigen

We kunnen op elk moment de formules in onze cel aanpassen.

Hiervoor dubbelklik je de cel.

Dit opent de formule in de cel, en toont ons de functie plus de cel of het celbereik dat was gebruikt.

 4

Selecteer het deel van de formule dat je wilt wijzigen, en typ of klik een cel om deze aan te passen.

 5

                Zo kun je bijvoorbeeld het Bereik in een formule wijzigen, door te6 klikken en te slepen met de hoeken en/of randen van het blauwe kader rond het Bereik.     

 

Broncellen en doelcellen aanwijzen

We kunnen elke formulecel en elke cel die word gebruikt in een formule selecteren, en hiervan de broncellen of doelcel vinden. Wanneer we dit doen zal Excel een blauwe lijn weergeven, of van de doelcel naar de broncellen, of van de broncellen naar de doelcel, afhankelijk welke knop je hebt geklikt in de werkbalk. Dit is handig te weten, uit welke cellen de formulecel z'n informatie haalt, vooral wanneer je werkt met grootte bestanden.

Om de broncellen te weten kies je eerst de formulecel, en klik je op de knop broncellen aanwijzen

7

In sommige gevallen zijn de broncellen ook formulecellen, door meermaals te klikken op de knop "broncellen aanwijzen", zien we alsnog de eigenlijke broncellen:

8

We kunnen ook gekoppelde gegevens in een ander werkblad of in een andere werkmap controleren. Selecteer de gekoppelde cel, en klik op de knop "Broncellen aanwijzen".

 Er verschijnt een zwarte stippellijn met een werkbladpictogram. Wanneer we klikken op de pijl, verschijnt het dialoogvenster 'Ga naar', waarin we een lijst vinden met al onze gekoppelde cellen.

9

Selecteer er één en klik op OK.

 De gekoppelde cel, of in dit geval het bereik, in het ander werkblad wordt onmiddellijk geselecteerd

Exel Cursus Deel38 Klick hier voor open

Functies (1)   

Wat zijn functies?

Functies zijn vooraf gedefinieerde formules, die bewerkingen uitvoeren met één of meerdere waarden in de juiste volgorde.

 De meest gebruikte zijn SOM en GEMIDDELDE, maar er zijn er nog een heel pak meer. Ik zal er een deel van overlopen in deze cursus, maar ik moet eerlijk zijn, er zijn er een aantal waarvan ik zelf nog niet weet wat ik ermee kan aanvangen.

Het tabblad "Formules" in het lint

Alle functies werden geplaatst in verschillende categorieën, onder het tabblad "Formules" in het lint.

1

Als eerste hebben we de categorie "Autosom".

 In deze categorie bevinden zich de functies:

 Som, welke de som berekent van het geselecteerde Bereik.

 Gemiddelde, welke het gemiddelde berekent van het geselecteerde Bereik.

 Aantal getallen, welke het aantal berekent in het geselecteerde Bereik.

 Max, welke de maximum waarde weergeeft uit het geselecteerde Bereik.

 En Min, welke de minimum waarde weergeeft uit het geselecteerde Bereik.

Diezelfde 'veel gebruikte' functies vinden we onder het tabblad "Start".

2

Terug naar het tabblad "Formules".

Naast de categorie "Autosom" vinden we de categorie" Onlangs gebruikt". Wanneer we hierop klikken, wordt ons een lijstje getoond met de top tien lijst van de functies die we het meest hebben gebruikt.

Naast de categorie "Onlangs gebruikt" vinden we de categorie "Financieel". Hier vinden we een lijst met financiële functies, en boekhoudkundige functies.

Vervolgens hebben we de categorie "Logisch". Hier vinden we de logische functies.

 Bijvoorbeeld, als er dit en dat gebeurd, wat is hiervan het resultaat.

 Dus wanneer je waarden wil vergelijken dan is dit de categorie waar je moet zijn.

Daarnaast vinden we de categorie Tekst. Uit deze categorie zullen er ook een aantal functies worden besproken.

Datum en tijd functies gebruiken we dan weer wanneer we bewerkingen willen uitvoeren met datums.             

In de categorie "Zoeken en verwijzen" vinden we dan weer functies om bijvoorbeeld gegevens te analyseren.

In de categorieën "Wiskunde en trigonometrie" en "Meer functies" vinden we functies die dan weer meer worden gebruikt door ingenieurs etc., en dit valt buiten deze cursus.

Functies invoegen

Om een functie in te voegen, selecteren we eerst de cel waar de functie wordt ingevoegd. Dan pas klikken we de functie in de menubalk. Bijvoorbeeld, ik wil de som van het totaal van mijn verkopen in cel F9.

3

Ik selecteer eerst de cel (1), en klik daarna de knop "Autosom" in het lint (2).

 Excel doet je meteen een voorstel (3), met de cellen waarvan hij denkt dat je de som wil berekenen.

 Klik de Entertoets op je toetsenbord wanneer je hiermee tevreden bent.

De som van de cellen wordt meteen weergegeven (1).

In de formulebalk zien we nu de ingevoerde functie staan =SOM(F4:F8) (2).

4

Mocht je niet tevreden zijn met het voorstel dat Excel doet, kan je steeds het voorgestelde Bereik wijzigen op volgende manieren:

 1.Door met de muisaanwijzer te klikken en te slepen, over de cellen die je wel wenst op te tellen.

2.Door het kader rond het Bereik te verslepen.

 3.Of door manueel het bereik in te typen tussen de haakjes in de formule.

Exel Cursus Deel39 Klick hier voor open

Functies (2)   

De Functiewizard

In de vorige les heb je geleerd hoe je functies manueel ingeeft.

 Maar mocht je niet zeker zijn over hoe je een bepaalde functie ingeeft, of wat de juiste functie is voor de bewerkingen die je wilt uitvoeren, kan je gebruik maken van de Functiewizard.

 Klik hiervoor op de knop "Functie invoegen" (1) naast de formulebalk.

 Dit opent het dialoogvenster, wat dacht je, "Functie invoegen" (2).

In het bovenste vak van het dialoogvenster kunnen we een trefwoord ingeven waarop we kunnen zoeken (3).

 En in het middelste vak worden alle functies weergegeven, die Excel heeft gevonden die op één of ander manier iets met ons zoekwoord te maken hebben (4).

Heb je een functie geselecteerd, dan wordt hiervan een omschrijving gegeven (5).

1

In dit voorbeeld ga ik de afbetaling berekenen op een lening, dus typ ik lening in het zoekvak en klik de knop "Zoeken".

 Van zodra ik de knop "Zoeken" heb geklikt, toont Excel me en aantal mogelijkheden.

 Je kunt deze allen eens selecteren, en hiervoor de beschrijving aflezen, maar voor dit voorbeeld lijkt me de functie "Aflossing" de beste keuze.

Ik selecteer dus de functie "Aflossing" en klik de knop OK.

Dit opent het tweede dialoogvenster waar ik een aantal argumenten moet ingeven.

 Het aantal argumenten is afhankelijk van de gekozen functie.

Enkel de argumenten die vet worden weergegeven in het dialoogvenster, zijn verplicht in te vullen, de rest is optioneel.

In het eerste vak geef ik de rente in.

 Deze delen we door twaalf omdat dit een jaarlijkse rente is, en we de maandelijkse betalingen willen weten. De rente staat in vak C4, dus dat wordt C4/12

 In het tweede vak geven we het aantal termijnen in, de lening is op 3 jaar, dus 36 maanden of cel C6.

En in het derde vak geven we te lenen bedrag in. Dit staat in cel C3.

 De twee onderstaande vakken zijn optioneel, dus hoeven we hier niks in te vullen.

 Het resultaat wordt reeds getoond onderaan links het dialoogvenster (1).

2

Wens je de cellen te selecteren in het werkblad in plaats van deze manueel in te geven, klik je de knop "Invouwen" (2) naast het betreffende vak.

 Heb je de cel geselecteerd klik je de knop "Uitvouwen" (3) om terug te keren naar het dialoogvenster.

Zijn alle argumenten ingegeven, klik je de knop OK.

 Het resultaat wordt weergegeven in het rood, met een minteken. zoals al mijn rekeningen trouwens.

3

Exel Cursus Deel40 Klick hier voor open

Linken van formules en functies    

Over verschillende werkbladen

Een voordeel van een gelinkte formule is dat wanneer er gegevens in onze werkmap wijzigen, de gelinkte cel de meest recente informatie weergeeft.

 Een voorbeeld hiervan had je reeds gezien in les 29 met 3D bereiknamen.

 In deze les ga ik hierover wat verder uitbreiden.

In onderstaand voorbeeld heb ik drie tabbladen met de verschillende regio's.

 Ik heb een vierde tabblad aangemaakt waarin ik de totalen wens van de drie regio's.

 Ik selecteer eerst de cel waar ik de formule wens, en begin mijn formule zoals altijd met het is gelijk aan teken (=).

 Ik selecteer het tabblad met de eerste regio (Antwerpen), en selecteer de cel met het totaal.

 Ik typ het + teken, selecteer het tabblad met de tweede regio (Oost Vlaanderen), en selecteer de cel met het totaal voor de regio Oost Vlaanderen.

 Typ nogmaals een + teken, selecteer het laatste tabblad (Limburg), selecteer het totaal voor deze regio, en klik de Entertoets op mijn toetsenbord.

1

Onze formule toont eerst het is gelijk aan teken, gevolgd door de naam van het tabblad, een uitroepteken, de celverwijzing en het plusteken.

Iets vlugger kan het wanneer je gebruik zou maken van de functie "SOM".

 Je begint zoals hierboven, maar na het is gelijk aan teken typ je som, open de haakjes ( Selecteer het eerste tabblad (Antwerpen) en de cel met het totaal, hou de Shift-toets ingedrukt, selecteer het laatste werkblad (Limburg). En klik de Entertoets op je toetsenbord.

Aan deze laatste methode zijn wel twee voorwaarden verbonden, de tabbladen moeten naast elkaar liggen, en de cellen met de totalen in de regio's moeten hetzelfde celadres hebben.

Over verschillende werkmappen

Wil je een formule linken over verschillende werkmappen, volg je dezelfde handelingen dan hierboven. Let er wel op dat al je werkmappen open zijn.

 Selecteer eerst de cel waarin je de formule wil plaatsen.

 Typ het is gelijk aan teken, en selecteer de cel met het totaal in de werkmap Limburg.

 Typ een plusteken, en selecteer de cel in de tweede werkmap, OostVlaanderen, typ nogmaals een plusteken, en selecteer de cel in de derde werkmap, Antwerpen.

 Klik de Enter op uw toetsenbord.

Je ziet dat in de formule de werkmappen vermeld staan tussen vierkante haken, en de celverwijzingen als absoluut. Mocht je deze formule willen kopiëren, let er dan op indien nodig, deze relatief te maken.

2

Gegevens samenvoegen

Een andere manier om gegevens uit verschillende werkbladen samen te voegen is met de opdracht "Samenvoegen".

 De opdracht "Samenvoegen" werkt het beste wanneer de lay-out van de verschillende werkmappen gelijk is.

 Open alle werkmappen plus één waar je de cellen wil samenvoegen.

 Selecteer de cel in de nieuwe werkmap waar je de samenvoeging wil hebben.

 Klik de knop "Samenvoegen" onder het tabblad "Gegevens", in het lint.

 Dit opent het dialoogvenster "Samenvoegen".

 In het bovenste vak van het dialoogvenster kan je een keuze maken uit verschillende functies.

 Kies een functie, en klik de knop "Invouwen" om de eerste cel te selecteren.

 Selecteer de cel, klik de knop "Uitvouwen", en klik de knop "Toevoegen".

 Herhaal dit voor alle cellen die je wilt samenvoegen.

3

In de sectie "Labels gebruiken" hoeven we niks aan te vinken, omdat de lay-out in onze werkmap overal dezelfde is.

 Klik OK wanneer je hiermee klaar bent.

 Selecteer het vakje voor de tekst "Koppelingen met brongegevens maken", om bij elke wijziging in een werkmap, de gegevens automatisch aan te passen in onze werkmap waar we de opdracht samenvoegen hebben geplaatst.

Exel Cursus Deel41 Klick hier voor open

Een aantal functies uitgelegd (1)    

Min/Max

Veel gebruikte functies zijn ook de Min en de Max functies.

 We gebruiken deze om het minimum af maximum getal uit een Bereik weer te geven.

 Kies het tabblad "Start" of "Formules" in het lint.

 Selecteer eerst een lege cel waarin je de functie wil invoegen.

 Klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Autosom", en kies minimum of maximum.

 Excel stelt je een Bereik voor waarvan je het maximum of minimum getal weergeven.

 Klik Enter wanneer je hiermee tevreden bent, klik en sleep met de rand van het blauwe selectiekader wanneer je dit wil wijzigen.

1

Dit was een makkelijke functie, de volgende is nog zo één.

 

Gemiddelde

We gebruiken de functie "Gemiddelde" om het, wat dacht je, gemiddelde te berekenen van alle cellen in ons Bereik. Het principe is hetzelfde als de vorige functies, selecteer een lege cel, klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Autosom", en kies "Gemiddelde" uit het drop-downmenu.

De verschillende functies Aantal

In het algemeen geeft een formule die gebruik maakt van de optie "AANTAL", de hoeveelheid cellen in een Bereik weer, die al dan niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden.

In de tabel hieronder geef ik wat meer informatie over de verschillende mogelijkheden:

Functie Voorbeeld      

AANTAL               =AANTAL(F1:F100)

geeft het aantal cellen weer in een Bereik met een numerieke waarde

AANTAL.LEGE.CELLEN    =AANTAL.LEGE.CELLEN(E1:E100)

geeft het aantal lege cellen weer in een Bereik

AANTALARG      =AANTALARG(E1:E100)

geeft het aantal niet lege cellen weer in een Bereik

AANTAL.ALS       =AANTAL.ALS(C1:C13;">1000")

geeft het aantal cellen weer in een Bereik die aan een bepaalde voorwaarde voldoen

AANTALLEN.ALS               =AANTALLEN.ALS(E4:E8;">4000";A4:A8;"=Koffie")

2

Geeft het aantal cellen weer in een Bereik die aan meerdere voorwaarden voldoen.

 In dit geval dus de waarde in kolom E moet groter zijn dan 4000, en de waarde in kolom A moet "koffie" zijn.

3

Exel Cursus Deel42 Klick hier voor open

Een aantal functies uitgelegd (2)    

LINKS/RECHTS

De LINKS functie geeft het (de) eerste teken(s) in een tekenreeks als resultaat.

Bijvoorbeeld:

We hebben in cel A1 Piet De Smet ingetypt.

Wanneer we in cel A2 de voornaam willen scheiden van de familienaam, typen we =LINKS(A1;4)

Het eerste argument in onze functie is de celverwijzing, A1.

 Het tweede argument in onze functie is het aantal karakters, 4.

Dit geeft als resultaa

De RECHTS functie is hetzelfde, alleen beginnen we dan te tellen vanaf rechts.

Bijvoorbeeld:

We hebben nog steeds in cel A1 Piet De Smet.

We typen =RECHTS(A1;4)

Het resultaat is: Smet

Opmerking1: een spatie wordt aanzien als een karakter.

1Opmerking 2: wanneer je de gegevens in cel A1 wijzigt, zal automatisch de celinhoud in cel A2 worden aangepast. Wens je de celinhoud van cel A2 te behouden, kopieer en plak je deze d.m.v. plakken speciaal, en kies je voor "Waarden". Zo zal enkel de waarde van de celinhoud bewaard blijven, en niet de formule.

 Rechtsklik hiervoor de cel waar je deze wil plakken, en kies "Waarden" in het pop-upmenu.     

SPATIES.WISSEN

Met de functie SPATIES.WISSEN, wissen we de spaties voor en na de tekst in onze cel.

 NIET in de tekst (we gebruiken deze functie om tekst met onregelmatige spatiëring deftig uit te lijnen).

Zo zal bijvoorbeeld de spatie worden verwijderd in de cellen A5 en A7 voor de klantnaam, en niet in de klantnaam (zie cel A4).

2

Opmerking1: Let op, wanneer je de gegevens wist uit kolom A, de formules in kolom B worden aangepast, dus kopieer en plak eerst enkel de waarden uit kolom B, zoals je hebt gelezen in de vorige functie.

ALS

De ALS functie geeft een waarde weer wanneer aan een voorwaarde wordt voldaan, en een andere waarde wanneer aan deze voorwaarde niet wordt voldaan.

 Zo zie bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding of een student is geslaagd of gefaald.

3

Ik zal even de formule proberen uitleggen:

4

We beginnen zoals steeds onze formule met een is gelijk aan teken, gevolgd door de functie ALS, en openen de haakjes.

 We moeten weten of het totaal van de behaalde punten groter is dan de helft van de te behalen punten.

 Dus cel E4 (totaal van de behaalde punten) > 15, dit is namelijk de helft van het totaal te behalen punten (30)

 Indien dit waar is, geeft Excel de waarde "geslaagd", is dit niet waar, dan geeft Excel de waarde "gefaald".

 We eindigen de formule door de haakjes te sluiten, en klikken Enter.

 Tussen twee argumenten plaats je steeds een puntkomma (;)

 Tekst in een formule plaats je steeds tussen aanhalingstekens (" ")

Exel Cursus Deel43 Klick hier voor open

Een aantal functies uitgelegd (3)    

SOM.ALS

De functie SOM.ALS telt de inhoud van de cellen samen indien deze voldoen aan een bepaalde voorwaarde.

Een voorbeeld:

Ik wil het aantal verkochte stuks weten per product.

Ik ga dit doen met de functiewizard dus klik ik de knop functie invoegen, links naast de formulebalk.

Kies de functie SOM.ALS uit de lijst, en klik OK

In het eerste vak van het dialoogvenster dat verschijnt geef ik het Bereik in waar al mijn verkochte producten in staan vermeld.

 In het tweede vak geef ik de voorwaarde in, in dit geval cel D4, waarin het product staat vermeld.

 In het derde vak geef ik het Bereik in waar al mijn aantallen van de verkochte producten staan vermeld.

1

Ik klik OK wanneer ik klaar ben.

Resultaat:

2

Wens je de formule te kopiëren naar onder, moet je van alle celverwijzingen een absolute celverwijzing maken, met uitzondering van de celverwijzing D4.

Deze moet automatisch worden aangepast, wanneer we onze formule naar onder kopiëren.

3

TEKST.SAMENVOEGEN

Ik had er in een vorige les reeds over gehad, tekst samenvoegen.

 Hier hebben we dus ook een functie voor.

 Met de functie TEKST.SAMENVOEGEN kunnen we tekst uit verschillende cellen samenvoegen.

Om tekst uit verschillende cellen samen te voegen, kies je eerst een lege cel, en klik je daarna het naar beneden wijzend pijltje naast Tekst in het tabblad formule in het lint.

4

Dit opent een drop-downmenu waar je kiest voor TEKST.SAMENVOEGEN.

In het dialoogvenster dat verschijnt, geef je de celverwijzing die je wilt gebruiken voor je eerste tekst, in het eerste vak.

Selecteer het tweede vak en typ een spatie.

Dit voegt een spatie in, tussen de verschillende teksten die we samenvoegen.

In het derde vak geef je de celverwijzing van de tweede tekst.

5

Klik OK.

De tekst uit cel D4 is nu samengevoegd met cel C4.

Dubbelklik de vulgreep (1) indien je deze formule wil kopiëren naar de onderliggende cellen.

6

Exel Cursus Deel44 Klick hier voor open

Zoeken functies        

VERT.ZOEKEN

De functie VERT.ZOEKEN gebruiken we om gegevens te zoeken, gebaseerd op een vooraf gedefinieerde waarde in een kolom.

 In dit voorbeeld ga ik de prijs opzoeken van een bepaald artikel.

Ik selecteer eerst, zoals altijd, een lege cel in mijn werkblad.

 Om de functie VERT.ZOEKEN in te voegen selecteer je het tabblad Formules in het lint, en klik je het naar beneden wijzend pijltje naast de knop "Zoeken en verwijzen".

1

Kies VERT.ZOEKEN uit het drop-downmenu.

In het bovenste vak van het dialoogvenster dat verschijnt, geven we een waarde in die we willen opzoeken. Dit kan tekst zijn, een getal, of een celreferentie.

In dit geval geef ik een celreferentie in (f4), dan kan ik zoeken op verschillende waarden door deze celinhoud te wijzigen.

In het volgende vak geef ik het Bereik in waarin Excel moet gaan zoeken, dit is onze hele tabel (A5:e23).

In het derde vak geef ik het nummer in van de kolom uit ons Bereik, dit is in mijn geval kolom D, dus 4. 

En in het laatste vak geef ik de waarde "WAAR" of "ONWAAR" in.

Wanneer we kiezen voor ONWAAR moet de celinhoud exact overeenkomen.

2

Kies je voor WAAR of laat je dit vak leeg, zoekt Excel naar de best mogelijke overeenkomst.

Wanneer alles is ingevuld en we klikken op OK, zal Excel de waarde #N/B weergeven in het vak waar onze formule is ingevuld.

Dit komt namelijk omdat Excel nog geen informatie heeft ontvangen over wat hij juist moet gaan zoeken. We hebben namelijk een celreferentie opgegeven in het eerste vak, F4.

Wanneer we nu in cel F4 een waarde ingeven van een artikelnummer, zal Excel ons hiervan de prijs geven in cel G4. Wijzigen we cel F4, zal ook de prijs in cel G4 worden aangepast.

3

HORIZ.ZOEKEN

De functie HORIZ.ZOEKEN gebruiken we om gegevens te zoeken, gebaseerd op een vooraf gedefinieerde waarde in een rij.

In dit voorbeeld ga ik het commissieloon berekenen, afhankelijk van een behaalde omzet.

 Al deze gegevens vinden we in het Bereik C10:F11 (1).

We beginnen met eerst een lege cel te selecteren, in dit geval C6 (2), hier wil ik de commissie berekenen voor Tom in januari.

4

Je kunt dit uiteraard doen met de functiewizard, maar voor deze gelegenheid zal ik de formule intypen.

Ik begin zoals altijd met het is gelijk aan teken, en typ de functie.

 Van zodra we de H intypen, geeft Excel ons al een lijstje met alle beschikbare functies, beginnend met een H.

 Dubbelklik de functie HORIZ.ZOEKEN. Dit plaatst de functie in de cel.

5

Het eerste argument dat we moeten ingeven is de zoekwaarde. In dit geval is dit de verkoop van januari voor Tom. Dus klik cel C5.

Typ puntkomma (;) om het volgende argument in te geven.

Voor het volgende argument geven we het Bereik in, waar de gegevens moeten worden gezocht.

Sleep met de muisaanwijzer over het Bereik (C10:F11) en typ puntkomma (;) om het volgende argument in te geven.

6

Voor het volgende argument moeten we het rijnummer ingeven, dit is het rijnummer uit ons Bereik, NIET het rijnummer uit ons werkblad. Twee dus.

Hoewel onze functie nu volledig is ingevuld, moeten we onze formule nog verder afmaken.

 Mochten we nu reeds de Entertoets drukken, zien we als resultaat enkel 5% staan in de cel C6.

En dit is niet de bedoeling, ik wil berekenen hoeveel commissie Tom krijgt.

Dus sluit ik de haakjes, typ * , en klik de cel C5, wat het verkoopcijfer van Tom is, voor de maand januari.

7

Willen we deze formule kopiëren naar de overige maanden, moeten we de celverwijzingen van ons Bereik "Absoluut" maken.

 Mocht je niet meer weten hoe je dit doet...

 Dubbelklik de formule in de formulebalk, selecteer de celverwijzing C10, en klik de F4 toets op je toetsenbord. Dit is de vlugste manier.

8

Het berekenen van Pieter zijn commissie is voor jullie.

Exel Cursus Deel45 Klick hier voor open

Wat als... scenario's (1)       

Het maken van scenario's

Met de functie scenariobeheer in Excel hebben we de mogelijkheid verschillende "Wat als... analyses" te maken, zonder dat we de gegevens hiervoor steeds hoeven te wijzigen

Bijvoorbeeld:

In een kapsalon verkopen ze een aantal handelingen: snit, kleur en drogen.

 Er zijn dagen dat alles normaal verloopt.

 Er zijn dagen dat er reservaties worden afgebeld, bijvoorbeeld bij heel goed weer.

 En er zijn dagen dat iedereen bij de kapper moet zijn, bijvoorbeeld voor een feestdag.

Om niet steeds de cellen te moeten wijzigen, kunnen we hiervoor een aantal scenario's instellen.

De optie scenariobeheer vinden we onder "Wat als-analyse" in het tabblad "Gegevens", in het lint.

 Klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Wat als-analyse", en kies Scenariobeheer.

1

In het dialoogvenster dat verschijnt kies je "Toevoegen".

 In het bovenste vak geef je het eerste scenario een naam.

 Ik zal dit "Normaal" noemen.

 In het tweede vak, "Veranderde cellen", geef je de cellen in die moeten worden aangepast, afhankelijk van het gekozen scenario. Klik hiervoor met de muisaanwijzer op de cellen, hou de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt wanneer dit geen naast elkaar liggende cellen zijn.

 In het derde vak kan je eventueel een opmerking ingeven.

2

Klik OK wanneer alle vakken zijn ingevuld

In het scenariowaardenvenster geef je de verschillende waarden in, voor de "Veranderde cellen".

Klik de knop Toevoegen.

3 We moeten namelijk nog twee scenario's ingeven, weet je nog.

Eén als de zon schijnt, en één als er een feestdag op komst is.

Dus herhaal je deze stappen voor elk scenario.

 Ben je klaar dan druk je op OK

In het Scenariobeheer dialoogvenster dat verschijnt zie je nu onze drie ingestelde scenario's.

 Klik op Sluiten.

Weergeven van scenario's

Eénmaal we de verschillende scenario's hebben gemaakt kunnen we deze toepassen wanneer we dat willen.

Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast "Wat als-analyse", en kies Scenariobeheer.

In het scenariobeheervenster selecteer je een scenario, en klik je de knop "Weergeven".

Je kunt nu één voor één de verschillende scenario's bekijken door ze te selecteren in de lijst, en te klikken op de knop "Weergeven".

 De waarden in de cellen die betrekking hebben op de waarden van het gekozen scenario, worden automatisch aangepast.

4

Wijzigen van scenario's

Om een scenario te wijzigen open je het dialoogvenster Scenariobeheer, selecteer je het scenario, en klik je de knop "Bewerken".

In het dialoogvenster "Scenario bewerken", kan je al je instellingen wijzigen.

 Klik OK, en nogmaals OK wanneer je tevreden bent.

 En klik "Sluiten" om; het dialoogvenster te sluiten.

Verwijderen van een scenario

Om een scenario te verwijderen open je het dialoogvenster Scenariobeheer, selecteer je het scenario, en klik je de knop "Verwijderen".

Opgelet!! Excel zal je geen waarschuwing geven, en zal het scenario onmiddellijk verwijderen.

Exel Cursus Deel46 Klick hier voor open

Grafieken (1) 

 

Grafieken maken

Om een grafiek in te voegen selecteren we eerst de gegevens die willen invoegen in onze grafiek.

Selecteer vervolgens het tabblad "Invoegen" in het lint.

In het lint bevinden zich verschillende types categorieën van grafieken.

Afhankelijk van de gegevens die je wilt verwerken in je grafiek, zullen bepaalde types geschikter zijn dan andere.

 Klikken op een icoon, toont ons een drop-downmenu.

 Om een grafiek in te voegen klik je het grafiek in het drop-downmenu.

1

Dit plaatst de grafiek in het midden het werkblad.

 

Grafiek indeling

2Wanneer we een grafiek hebben gemaakt en deze is geselecteerd in het werkblad, verschijnen er drie extra tabbladen in het lint.

Deze tabbladen voorzien ons van alle opdrachten die we nodig hebben voor de opmaak en indeling van onze grafiek.                

Bijvoorbeeld, wanneer een grafiek wordt aangemaakt wordt deze standaard weergegeven.

De legende aan de rechterkant, een as voor de waarden, een as voor de categorieën, en een categorie-as-titel onderaan, welke in onderstaand voorbeeld de producten weergeeft.

3

4Maar in grafieken kunnen ook titels, zelfs tabellen worden opgenomen, en de legende kan worden verplaatst naar boven, rechts, of onder.

In plaats van dit manueel te moeten doen, kunnen we hiervoor gebruik maken van de Grafiekindeling.

5 Klikken op het onderste pijltje opent een

 pop-upmenu met verschillende indelingen.      

Zo zal bijvoorbeeld de eerste een titel toevoegen aan onze grafiek.

 

Een andere indeling zal dan weer de legende verplaatsen naar onder.

 Er zit er ook één tussen die een gegevenstabel toevoegt aan onze grafiek.

 

Al deze vooraf geïnstalleerde indeling kunnen ons heel wat tijd besparen, maar je kunt, indien je dat wenst, zelf items toevoegen of verwijderen.

Probeer deze allen maar 's uit, je kan steeds met de knop "Ongedaan maken" in de werkbalk "Snelle toegang", terugkeren naar eerdere ontwerpen.

 6

Exel Cursus Deel47 Klick hier voor open

Grafieken (2) 

Type grafiek wijzigen

Het type van grafiek kunnen we op elk moment wijzigen.

Om dit te doen selecteer je eerst de grafiek, en klik je de knop "Ander grafiektype", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

1

Dit opent het dialoogvenster "Grafiektype wijzigen", dat is verdeeld in twee delen.

In het linker deel vinden we de verschillende categorieën, in het rechter deel de verschillende types.

Om een type te selecteren, kies je de grafiek en klik je OK.

2

Wens je de wijziging van grafiektype ongedaan te maken, klik je de "Ongedaan maken" knop in de werkbalk "Snelle toegang".

Of je klikt opnieuw de knop "Ander grafiektype", en maakt een andere keuze.

Er zijn heel wat verschillende types, dus je kunt deze kiezen, die het beste je gegevens weergeeft.

Rijen met kolommen omdraaien

Sinds Excel 2007 werd het ons wel heel makkelijk gemaakt om de rijen met de kolommen om te draaien.

Hiervoor klikken we de knop "Rijen/kolommen omdraaien", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".              

3

Grafiek verplaatsen naar nieuw werkblad

Standaard wordt een grafiek geplaatst als object in hetzelfde werkblad, met de geselecteerde gegevens.

 We kunnen deze verplaatsen naar een nieuw werkblad, door te klikken op de knop "Grafiek verplaatsen", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".         

Dit opent een dialoogvenster waar we kiezen voor "Nieuw werkblad". We geven het werkblad een naam, en klikken OK.

Dit plaatst de grafiek in zijn eigen werkblad.

Om dit terug te wijzigen herhaal je deze handelingen. Eventueel kan je de keuze van het werkblad wijzigen door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje.

Om een grafiek te verplaatsen als object in een werkblad, ga je met de muisaanwijzer over de rand van de grafiek, tot deze wijzigt in een vierdelig pijltje, en klikt en sleept deze naar de gewenste positie.

Om de afmetingen van de grafiek te wijzigen, klik en sleep je de blokjes aan de randen of hoeken van de grafiek.

Of, wens je het iets nauwkeuriger te doen, kies je het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".        

Grafiektitel toevoegen

Om een grafiektitel toe te voegen klikken we de knop "Grafiektitel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

Dit opent een drop-downmenu waar we drie mogelijkheden hebben:

 Geen: is de standaard optie, en kunnen we ook gebruiken om een reeds eerder ingevoerde titel te verwijderen.

 Geconcentreerde overlay titel: voegt een titel toe, zonder de afmeting van de grafiek te wijzigen.

 Boven grafiek: plaatst de titel boven de grafiek maar wijzigt de afmetingen van de grafiek.

4

Door te klikken op het onderste item "Meer opties voor titel...", kunnen we een heel aantal instellingen ingeven voor de opmaak van onze titel. Veel te veel om op te noemen.

Om de tekst van de titel te wijzigen, dubbelklik je deze, en typ je de titel.

Om de nieuwe tekst te bevestigen klik je buiten de titel.

Astitel toevoegen

Om een astitel toe te voegen klikken we de knop "Astitel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

Hier hebben we de keuze uit "Horizontale as", en "Verticale as".

 Kiezen voor Horizontale as, geeft ons twee opties.

 "Geen" of "Titel onder as". Beiden lijken me wel duidelijk.

Kiezen voor "Verticale as" geeft ons vier opties.

 Geen, Gedraaide titel, Verticale titel en Horizontale titel.

 Ook deze lijken me geen uitleg nodig

In beide gevallen "Horizontale as", en "Verticale as", dubbelklikken we de tekst om deze te wijzigen.

Ook hier klikken we buiten de titel om deze te bevestigen.

En ook hier vinden we de knop "Meer opties voor titel..." waar we een heel aantal instellingen kunnen ingeven voor de opmaak van onze titel.

Exel Cursus Deel48 Klick hier voor open

Grafieken (3) 

Legenda verplaatsen

Wanneer we een grafiek aanmaken, wordt de legenda standaard aan de rechterzijde van de grafiek geplaatst. Willen we dit wijzigen selecteren we eerst de grafiek, en klikken we de knop "Legenda", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

1

Dit opent een drop-downmenu met zeven keuzes. Deze lijken me allen heel duidelijk en hoeven verder geen commentaar.

Door te klikken op het onderste item "Meer opties voor legenda...", kunnen we ook hier een heel aantal instellingen ingeven voor de opmaak van onze legenda. Veel te veel om op te noemen.

Gegevenslabels

2Afhankelijk van de gegevens in onze grafiek, kan het wel eens handig zijn om gegevenslabels in te voegen.

Klik hiervoor op de knop "Gegevenslabels", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

Kies één van de opties in het drop-downmenu.

 De opties in het drop-downmenu zijn afhankelijk van het gekozen grafiektype.

Ook hier hebben we een groot aantal mogelijkheden onder de keuze "Meer opties voor gegevenslabels..."      

Gegevenstabel

We hebben de mogelijkheid om onze gegevenstabel toe te voegen aan onze grafiek.

Of deze grafiek nu in het gegevenswerkblad staat of in z'n eigen werkblad, dat maakt niet uit.

Klik hiervoor op de knop "Gegevenstabel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

In het Gegevenstabel drop-downmenu vinden we drie opties:

 Geen, Gegevenstabel weergeven, en Gegevenstabel met legendasleutels weergeven.

 De gegevenstabel wordt geplaatst onder de grafiek.

Een gegevenstabel kan enkel worden toegevoegd aan Kolom-, Lijn-, Staaf- en Vlakgrafieken.

Grafiekassen wijzigen

Door te klikken op de knop "Assen", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken", kunnen we de weergave van de verticale as (Y-as) en de horizontale as (X-as) wijzigen, zelfs verbergen.

Voor de horizontale as hebben we vier opties.

 Voor de verticale as hebben we zes opties.

 Deze lijken me allen duidelijk.

Rasterlijnen toevoegen en verwijderen

Standaard worden verticale rasterlijnen toegevoegd in onze grafiek.

 Door te klikken op de knop "Rasterlijnen", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken", kunnen we zowel verticale als horizontale rasterlijnen toevoegen of verwijderen.

Opmaken van grafiekitems

Om een item uit de grafiek op te maken, selecteer je eerst het item.

Selecteer het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

In het tabblad "Opmaak" beschikken we over vijf groepen:

3

Huidige selectie

 In de groep "Huidige selectie" kunnen we het item selecteren, door op het naar benedenwijzend pijltje te klikken. Dit opent een drop-downmenu waarin al onze items uit onze grafiek staan vermeld.

Vormstijlen

Stijlen voor WordArt

Schikken

Grootte

De opmaak uit de groepen "Vormstijlen" en "Stijlen voor WordArt" beschikken over de functie Live-voorbeelden. Dit is niet zo wanneer de grafiek in z'n eigen werkblad staat.

Grafiek verwijderen

Om een grafiek te verwijderen, selecteer je de grafiek, en druk je Deleteknop op je toetsenbord.

Om een grafiek te verwijderen dat in een nieuw werkblad staat, rechtsklik je het tabblad, en kies je "Verwijderen". Excel zal je vragen of je hiervan wel zeker bent, éénmaal het is verwijderd kan je niet meer terug, ook niet met de knop "Ongedaan maken".

Grafiek printen

Wanneer we enkel de grafiek willen afdrukken die zich in het werkblad bevindt van onze gegevens, selecteren we eerst de grafiek, en vervolgens navigeren we naar de "Backstage" weergave (1).

 In het middelste gedeelte vinden we een aantal opties die we kunnen instellen (2).

 Aan de rechterzijde vinden we een voorbeeld (3).

 En ben je tevreden, klik je de kop "Afdrukken" (4).

4

Willen we een grafiek afdrukken die zich in z'n eigenwerkblad bevindt, open je eerst het werkblad, en volg je daarna dezelfde handelingen dan hierboven

Exel Cursus Deel49 Klick hier voor open

Grafieken (4)  

Gegevens toevoegen aan grafiek

Gegevens toevoegen aan een grafiek kunnen we op verschillende manieren.
Ik zal je hier twee, volgens mij makkelijkste, manieren tonen
Stel, de maand april is toegevoegd in onze tabel, en nu willen we deze ook opnemen in onze grafiek.
1
Selecteer eerst het Bereik van de maand april in de tabel (E3:E8).
Klik Ctrl C op uw toetsenbord (dit kopieert het Bereik).
Selecteer de grafiek.
En klik Ctrl V op uw toetsenbord.
De kolom met de cijfers van april zijn nu toegevoegd aan onze grafiek.
2
Een tweede manier is de grafiek te selecteren, en de blauwe rand rond het Bereik in de tabel te klikken en slepen met de randen of de hoeken, tot de juiste kolommen zijn geselecteerd.
De eerste manier kan men ook gebruiken wanneer de grafiek in zijn eigen werkblad staat.

Gegevens verwijderen uit grafiek

Gegevens uit een grafiek verwijderen is net zo makkelijk als de hele grafiek verwijderen.

Selecteer de reeks (1), en klik de Deleteknop (2) op je toetsenbord.

Hoe selecteer je een reeks?
 Wel je klikt op een balkje uit deze reeks, bvb het blauwe balkje van de spa (1). Dit selecteert de hele reeks april.

 Of je klikt het naar benedenwijzend pijltje in het vak "Grafiekgebied" onder het tabblad "Opmaak". En kiest de reeks die je wilt verwijderen (3).               
3
De gegevens worden niet verwijderd in ons werkblad, enkel in onze grafiek.

Waarde-as aanpassen

Om de waarde-as (de verticale as) aan te passen, selecteren we deze eerst in onze grafiek.
 En klikken "Selectie aanpassen" in het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".
4
In het dialoogvenster "As opmaken" is standaard de instelling "Automatisch" ingeschakeld voor de Minimum en Maximum waarde etc.
We kunnen deze wijzigen door het selectievakje "Vast" te klikken, en een waarde in te typen.
 Van zodra je een waarde intypt wordt de waarde-as in de grafiek aangepast.
Eventueel kan je hier nog een aantal andere opties instellen.
 De opties in het dialoogvenster zijn afhankelijk het type grafiek dat je hebt gekozen.
 Klik de knop "Sluiten" onderaan het dialoogvenster om de wijzigingen te bevestigen

Categorie-as aanpassen

Om de opties van de categorie-as (de horizontale as) aan te passen voeren we dezelfde handelingen uit.
Alleen selecteren we eerst de categorie-as uiteraard.
De opties voor de categorie-as zijn ook afhankelijk van het gekozen grafiektype.

Exel Cursus Deel50 Klick hier voor open

Grafieken (5)              

Meerdere grafiektypes in één grafiek

Wanneer de waarden tussen verschillende gegevensreeksen ver uit elkaar liggen, kunnen we voor de verschillende reeksen verschillende grafiektypes gebruiken.
1
Selecteer eerst de reeks waarvan je het grafiektype wil wijzigen.
In bovenstaand voorbeeld de "Klanten".
Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje in het vak "Grafiekgebied" onder het tabblad "Opmaak", uit de "Hulpmiddelen voor grafieken".
En kies de reeks waarvan je het grafiektype wil wijzigen.
In dit geval "Klanten".
Kies het tabblad "Ontwerpen" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken".
En klik de knop "Ander grafiektype".
Kies bvb een Lijngrafiek, en klik OK in het dialoogvenster.
Rechtsklik de gegevensreeks "Klanten" en kies "Gegevensreeks opmaken" uit het drop-downmenu.
In het "Gegevensreeks opmaken" dialoogvenster, selecteer je aan de linkerkant "Opties voor reeks".
En aan de rechterkant kies je "Secondaire as".                 En klik Sluiten
2                3

Grafiek sjabloon

Wanneer je de opmaak van een grafiek meermaals wil gebruiken, kun je dit opslaan als sjabloon.
Selecteer hiervoor eerst de grafiek.
Kies het tabblad "Ontwerpen" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken".
En klik de knop "Opslaan als sjabloon".
4
Dit opent het dialoogvenster "Grafieksjabloon opslaan".
Geef een naam in het vak "Bestandsnaam:".
In het vak "Opslaan als", is de extensie reeds ingevuld voor een sjabloon (.crtx).
Klik de knop" Opslaan".

Wens je later dit sjabloon opnieuw te gebruiken, selecteer je eerst het Bereik voor de grafiek.
Klik het tabblad "Invoegen" bovenaan het lint.
Klik één van de grafiektypes, maakt niet uit welke.
Kies onderaan het drop-downmenu voor "Alle grafiektypen...".
In het dialoogvenster "Grafiek invoegen", klik aan de linkerkant de map "Sjabloon".
Aan de rechterkant van het dialoogvenster verschijnen al je reeds eerder gemaakte grafieksjablonen.
Wanneer je met de muisaanwijzer over het sjabloon beweegt, verschijnt de sjabloonnaam.
Selecteer deze die je wenst, en klik OK.

Om een reeds gemaakte grafiek te wijzigen in een sjabloongrafiek, selecteer je de grafiek, en klik je de knop "Ander grafiektype".
In het dialoogvenster dat verschijnt, vinden we bovenaan terug onze map met sjablonen.
Klik deze, en kies je grafiek aan de rechterzijde.

Exel Cursus Deel51 Klick hier voor open

Grafieken (6)

Trendlijn toevoegen

Een trendlijn is een rechte lijn die een aantal markante punten in een grafiek met elkaar verbind.
 Een trendlijn kan zowat in elke grafiek worden toegevoegd.
 Bijvoorbeeld:
 Onze firma wil weten welke van onze artikelen ze wil behouden, en welke van onze artikelen het wil verwijderen uit ons assortiment, gebaseerd op de verkoop van vorig jaar.
 Hiervoor kunnen we een trendlijn toevoegen.
Selecteer eerst de grafiek.
 Klik de knop "Trendlijn" in het tabblad "Indeling" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken".
1

Dit opent een menu met zes opties hebben.
Geen
Lineaire trendlijn
Exponentiële trendlijn
Trendlijn voor lineaire voorspelling
Zwevend gemiddelde met twee perioden
Meer opties...
De lineaire trendlijn is de meest gebruikte, hiervoor hebben we dan ook twee opties.
De Lineaire trendlijn, en de Trendlijn voor lineaire voorspelling.
In dit voorbeeld neem ik de eerste, Lineaire trendlijn.
Wanneer er geen gegevensreeks was geselecteerd in de grafiek, verschijnt er een dialoogvenster, kies het artikel waarop je de trendlijn wil toepassen, en klik OK.
2
Het aantal trendlijnen en trendtypes in een grafiek is onbeperkt.
Kies voor de optie "Geen", wanneer je de trendlijnen wil verwijderen.

Figuur als achtergrond

Excel laat ons toe een figuur of patroon te gebruiken als achtergrond in een grafiek.
Selecteer hiervoor eerst het grafiekgebied dat je wilt opmaken.
 Kies het tabblad "Opmaak" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken".
En klik helemaal links in het lint op "Selectie opmaken".
Dit opent het dialoogvenster "Grafiekgebied opmaken".
In het linkse deel kies je voor "Opvulling".
En rechts kies je "Opvulling met figuur of bitmappatroon".
Kies in het dialoogvenster voor "Bestand" indien je een foto wil invoegen.
Selecteer het bestand, en klik de knop "Invoegen".
3
Dit kan je doen voor elk gebied in je grafiek.
Maak het niet te zot, zeker niet zoals in bovenstaand voorbeeld.
Wens je een transparante achtergrond, kies je voor "Geen opvulling" in het dialoogvenst

Exel Cursus Deel52 Klick hier voor open

Sparklines     

Wat zijn Sparklines?

Nieuw in Excel 2010 zijn Sparklines.
Een sparkline is een zeer kleine grafiekje in de achtergrond van een cel (1).
In tegenstelling tot grafieken zijn sparklines geen objecten, maar grafiekjes die zijn geïntegreerd in een cel. Hierdoor kun je tekst in een cel invoeren (2) en een sparkline gebruiken als achtergrond.

Sparklines toevoegen

Om sparklines toe te voegen aan een cel, selecteer je uiteraard eerst de cel, selecteer je daarna het tabblad "Invoegen", en klik je de knop "Sparklines".
In het pop-upmenu dat verschijnt heb je drie types. Ik denk dat deze wel allen duidelijk zijn.
1
Als voorbeeld kies ik het type "Kolom".
Dit opent het dialoogvenster "Sparklines maken".
In het bovenste vak geef je het bereik in, van de gegevens die je wilt weergeven in een sparkline.
In het onderste vak typ je de cel, of typ je het celbereik, waarin je de sparkline(s) wil plaatsen.
Ik had deze reeds geselecteerd voor ik de knop "Sparkline" had geklikt in het lint, dus deze cel is voor mij reeds ingevuld.
Klik vervolgens de knop OK.
2

De sparkline wordt toegevoegd aan de cel en wanneer deze is geselecteerd, verschijnt er een extra tabblad in het lint (1) met hulpmiddelen voor de opmaak van de sparkline.
Wens je de cel met de sparkline naar de onderliggende cellen te kopiëren, klik en sleep je met de vulgreep (2) rechts onderaan de cel.
3

Laat ik deze even overlopen.
Met de eerste knop "Gegevens bewerken", kunnen we het gegevensbereik en/of het locatiebereik van een sparkline of een groep spaklines wijzigen.
We kunnen sparklines groeperen of degroeperen.
Het voordeel van gegroepeerde sparklines is dat je de opmaak van allen in een keer kunt wijzigen.
Het voordeel van een alleenstaande sparkline is dan weer dat je enkel van deze sparkline de opmaak kunt wijzigen.
Helemaal aan de rechterzijde van het lint, in de sectie "Groeperen", vinden we trouwens de knoppen om sparklines te groeperen of te degroeperen.

Met de drie volgende knoppen, in de sectie "Type", kunnen we het type van sparkline wijzigen.
Daarnaast in de sectie "Weergeven" hebben we een aantal selectievakjes waarmee we bepaalde punten in de sparkline kunnen accentueren. Vooral het selectievakje "Negatieve punten" lijkt me nuttig wanneer je werkt met cijfers over winst en verlies.

In de volgende sectie, de sectie "Stijl", kunnen we een vooraf opgemaakte stijl kiezen. Dit lijkt me duidelijk. Of zelf een stijl samenstellen met de knoppen "Sparklinekleur" en "Markeringskleur".

Door te klikken op de knop "As" kunnen we de opties voor de verticale en horizontale "Sparkline-as" weergeven en verbergen. Zelfs weergave van de gegevens omdraaien. Van rechts naar links dus.

En als laatste hebben we nog de sectie "Groeperen". Hierover had ik het reeds gehad, alleen vind je hier nog de knop "Wissen", waarmee je één of een hele groep sparklines kunt wissen.     

Zoals je opmerkt in onderstaande afbeelding kun je meer dan één sparkline toevoegen aan je werkblad, kun je sparklines toevoegen in de achtergrond van de cel (zie kolom E), en kun je zowel grafieken en sparklines samen gebruiken in één werkblad (a).

Wijzig je gegevens in de tabel, dan worden de gegevens in de sparkline, net als in de grafiek, aangepast.

Wijzig je de breedte van een kolom (b), of wijzig je de hoogte van een rij (c), de afmeting van de sparkline zal zich automatisch aanpassen (d).
4

Exel Cursus Deel53 Klick hier voor open

Draaitabellen (1)      

Wat zijn draaitabellen?

Volgens Microsoft is dit een "interactieve tabel waarin je snel grote hoeveelheden gegevens kunt combineren en vergelijken. Je kunt rijen en kolommen draaien om de brongegevens op verschillende manieren samen te vatten en je kunt details voor belangrijke gebieden weergeven."

Volgens mij is dit een tabel waar je informatie vergelijkt, door het draaien en filteren van gegevens.
Doordat we deze gegevens kunnen draaien, of beter gezegd verplaatsen, kunnen we deze makkelijk op een vrij vlugge manier analyseren.

Draaitabel maken

Om een draaitabel toe te voegen in Excel 2010 plaats je eerst de muisaanwijzer in de tabel, kies je het tabblad "Invoegen" in het lint, klik je de knop "Draaitabel", en in het drop-downmenu dat verschijnt kies je nogmaals "Draaitabel".
1

In het dialoogvenster "Draaitabel maken" dat verschijnt, is reeds het Bereik ingevuld (1).
2
Dit komt omdat we eerst een cel hebben geselecteerd in onze tabel. Mochten we dit niet hebben gedaan, of wens je toch nog het Bereik aan te passen klik je de knop "Invouwen" (2).

Om een draaitabel uit een ander bestand te maken, selecteer je het vakje voor de tekst "Een externe gegevensbron gebruiken".
Hierover later meer, laat ons nu eerst eens een simpele draaitabel maken.

We wensen deze draaitabel in een nieuw werkblad (3), dit is standaard aangevinkt, dus klikken we de knop OK.         

Dit opent het draaitabellenwerkblad.
Bovenaan het lint vinden we twee nieuwe tabbladen, "Opties" en "Ontwerpen".
Over het tabblad "Opties" zal ik verder uitbreiden wanneer ik een bepaalde optie bespreek.
3

Het tabblad "Ontwerpen" is vrij simpel, ook dit zal nog wel eens aan bod komen.

Het eerste wat je doet is het nieuwe werkblad een meer toepasselijke naam geven door erop te rechtsklikken en te kiezen voor "Naam Wijzigen", of erop te dubbelklikken.
Dit houdt alles een beetje meer overzichtelijker.
"Draaitabel" lijkt me wel logisch (1).

Aan de linkerkant vinden we het gebied waar onze draaitabel zal komen te staan (2).
Aan de rechterkant vinden we bovenaan de lijst met de verschillende draaitabelvelden (3), en onderaan de verschillende draaitabelgebieden (4).

Een veld dat wordt toegevoegd aan een gebied, wordt opgenomen in de draaitabel.
Om een veld toe te voegen in een draaigebied, hoeven we enkel de veldnamen te klikken in de veldlijst.
Dit plaatst een vinkje voor de veldnaam, en Excel plaatst deze automatisch onderaan in een gebied.
Een woordje uitleg over de verschillende gebieden:
Rapportfilter: tabelvelden die in dit gebied worden geplaatst kunnen worden gebruikt om hele draaitabellen te filteren. M.a.w. je kunt het veld zo instellen dat enkel de gegevens worden getoond, die aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Kolomlabels: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden als kolomtitels weergegeven.
Rijlabels: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden als rijtitels weergegeven.
Waarden: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden standaard opgeteld.

Belangrijk:
Om de veldlijst, met de daar onderstaande gebieden te zien, moet er een cel zijn geselecteerd in het "Draaitabelgebied".

In dit eerste voorbeeld wil ik de omzet zien per product in de verschillende Provincies.
Dus ik klik het veld Provincie, Artikel, en Totaal in de tabelveldenlijst.
Excel plaatst automatisch de velden Provincie en Artikel in het gebied "Rijlabels", en het veld "Totaal" in het gebied "Waarden".
Resultaat zie je hieronder.
Slecht is dit niet, maar het kan duidelijker.
4

Door het veld "Artikel" te slepen van het gebied "Rijlabels" naar het gebied "Kolomlabels", draai je de gegevens in de tabel, en ziet er alles nog veel duidelijker uit.
En dat is nou juist de intentie van een draaitabel, gegevens op een duidelijke manier kunnen analyseren.
5

Ter informatie:
Excel zal steeds de velden die tekst bevatten plaatsen in het gebied "Rijlabels", en velden met een getal, in het gebied "Waarden".
Op de velden in het gebied "Waarden" worden berekeningen uitgevoerd, bijvoorbeeld som of gemiddelde etc.
Dit wil niet zeggen dat je geen tekst kan plaatsen in het gebied "Waarden".
Excel zal dan het aantal berekenen, en weergeven.

Exel Cursus Deel54 Klick hier voor open

Draaitabellen (2)      

Velden toevoegen en verwijderen

Om velden toe te voegen aan onze draaitabel, selecteer je een cel in de draaitabel.
Dit opent de lijst met draaitabelvelden.
Klik en sleep het veld dat je wilt toevoegen naar het gebied waar je deze wil hebben.
Je kunt zoveel velden toevoegen aan een gebied dat je wilt.
1
In het voorbeeld hierboven heb ik het veld "Naam" toegevoegd aan het gebied "Rijlabels", onder het veld "Provincie".
Dit geeft me de cijfers voor elke vertegenwoordiger per Provincie.
Wil ik de cijfers zien voor elke provincie per vertegenwoordiger, dan sleep ik het veld "Provincie" onder het veld "Naam".
2

Om velden uit een draaitabel te verwijderen klik je de veldnaam in de draaitabelveldlijst.
Velden die zijn opgenomen in onze draaitabel worden in deze lijst vet weergegeven.

Om alle velden uit een draaitabel vlug te verwijderen, Kies je Wissen - Alles wissen, in het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor Draaitabellen".
3

Velden verwijderen uit een draaitabel heeft geen effect op de gegevens in ons origineel werkblad.

 

Gegevensbron wijzigen

 

Om de gegevensbron te wijzigen in onze draaitabel selecteren we eerst een cel in onze draaitabel.

Selecteren het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". 4

En klikken de knop "Andere gegevensbron".

Het dialoogvenster "Gegevensbron voor draaitabel wijzigen" verschijnt.          

Bevindt het nieuwe Bereik zich op een ander tabblad, selecteer je het tabblad (1).
Excel zal proberen uit te vissen welk Bereik hij moet selecteren.
Ga je hiermee akkoord, klik je de knop OK.
Is dit niet het Bereik dat je wenst, klik je de knop "Invouwen" (2).
5
Ben je klaar met het selecteren van het bereik, klik je de knop "Uitvouwen" (3), en klik je OK.
6
Heeft het nieuwe Bereik dezelfde kolomtitels als het oude, zal Excel deze overnemen.
Heeft het Bereik andere kolomtitels, dan zal je opnieuw de rijlabels, kolomlabels of waarden moeten instellen.

Bevindt het Bereik dat je wilt selecteren zich in een andere werkmap, is de werkwijze een beetje verschillend.
Het eerste wat je moet doen is beide werkmappen openen.
7
Selecteer de werkmap met de draaitabel.
Klik de knop "Andere gegevensbron".
In het dialoogvenster klik je de knop "Invouwen"
Selecteer de tweede werkmap door hierop te klikken in het Windows Taakvenster, selecteer het Bereik.
Klik de knop "Uitvouwen"

Het vak Bereik geeft nu onze werkmap weer:
Les_40_Limb.xlsx
Het werkblad:
Blad1
En het Bereik:
A3:E8   
En klik OK.
Je hebt nu je eerste draaitabel gemaakt (1), met gegevens uit een andere werkmap (2).
8

Exel Cursus Deel55 Klick hier voor open

Draaitabellen (3)            

Een draaitabel maken met gegevens uit Access
Het mooie in het maken van draaitabellen is dat de gegevens voor je draaitabel niet zonodig uit een Excelbestand moeten komen.
Deze gegevens kunnen we ook halen uit een databank.
In dit voorbeeld ga ik de gegevens halen uit een Access databank, de Noordenwind (Northwind) databank om precies te zijn. Iedereen die een beetje kent van Access zal deze voorbeelddatabank wel kennen.

Voor we van start gaan moeten we wel weten welke gegevens uit de databank we willen opnemen in onze draaitabel.
De Northwind databank bestaat uit verschillende tabellen en querys, en dit zal niet anders zijn denk ik, mocht je een andere databank willen invoegen.
Ik kies de query "CustomersExtended" als voorbeeld.
Om deze draa1itabel te maken moet je deze NIET hebben geopend.

Klik de knop "Draaitabel" in het tabblad "Invoegen", bovenaan het lint.
Selecteer "Een externe gegevensbron gebruiken" in het dialoogvenster "Draaitabel maken".
En klik de knop "Verbinding kiezen".
2

In het dialoogvenster "Bestaande verbindingen" klik je het naar beneden wijzend pijltje, en kies je voor "Verbindingsbestanden op deze computer".
3
In het volgende dialoogvenster klik je de knop "Bladeren naar meer", en navigeer en selecteer je het bestand, in mijn geval de Database2accdb databank, welke de Northwind databank is.
Klik "Openen" om het dialoogvenster te openen.
4
In het volgende dialoogvenster klik je nogmaals op OK.
5
In het volgende venster selecteer je de tabel die je wil invoegen. In dit geval is het de Query "CustomersExtended", en klik je de knop OK.
6
Klik nogmaals op OK om het volgende dialoogvenster te sluiten.
Alle velden uit de query "CustomersExtended" van het Accessbestand, worden weergegeven in de lijst met draaitabelvelden.

Het enige wat je nu nog hoeft te doen is de draaitabelvelden plaatsen in de verschillende gebieden.
7
Vergeet je bestand niet op te slaan, indien je dit wenst te behouden.

Exel Cursus Deel56 Klick hier voor open

Draaitabellen (4)      

Veldlijstopties

Wanneer we klikken op de knop bovenaan de lijst met draaitabelvelden, verschijnt er een drop-downmenu waaruit we verschillende indelingen voor onze lijst kunnen kiezen.

Standaard wordt er bovenaan de veldlijst getoond, en daaronder de vier gebieden.
 Je kunt deze instelling wijzigen door een andere indeling te kiezen uit het drop-downmenu.
 De laatste twee opties kunnen nuttig zijn wanneer al de velden zijn toegevoegd, en je deze enkel nog wil verschuiven.
1

Je kunt de veldlijst verplaatsen door de muisaanwijzer over het bovenste gedeelte te plaatsen, en deze te klikken en te slepen naar de positie die je wenst.
Wens je de veldlijst terug op z'n originele plaats, klik en sleep je deze over de rechterrand van het Excelvenster.
 Laat de muisaanwijzer los wanneer de lijst op zijn plaats is "gesprongen".

Wens je de lijst te verbergen, klik je het kruisje rechts bovenaan, of klik je de knop "Lijst met velden", of je selecteert het tabblad "Analyseren", van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", in het lint.
 Je klikt de knop "Weergeven", en je kiest "Lijst met velden".
 Wens je deze terug weer te geven, doe je net hetzelfde.
2

Een laatste optie in onze veldlijst, staat helemaal onderaan de lijst.
Wanneer we deze optie aanvinken, zullen de updates wanneer we bepaalde velden toevoegen, verwijderen, of verschuiven, in onze draaitabel niet worden uitgevoerd, tot we de knop "Bijwerken" klikken.
3

Dit is handig wanneer je met hele grote en complexe draaitabellen werkt, vooral met externe gegevensbronnen. Zulke updates kunnen heel wat tijd in beslag nemen, dus is het handig wanneer we deze kunnen uitschakelen.

Het tabblad "Ontwerpen"

Net als Excel 2010 heeft Excel 2013 twee tabbladen die enkel voor draaitabellen worden gebruikt.
 Het tabblad "Analyseren" en het tabblad "Ontwerpen".

Het tabblad "Ontwerpen" dient, zoals de naam al doet vermoeden, voor de opmaak van onze draaitabel.
4

Al deze mogelijkheden spreken voor zichzelf, daarom zal ik deze eens vlug overlopen van links naar rechts.

Helemaal links vinden we de knop "Subtotalen".
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes:
 subtotalen niet weergeven,
 subtotalen onder de groep weergeven, en
 subtotalen boven de groep weergeven.

Ik denk dat dit wel duidelijk is.

Daarnaast hebben we de knop Eindtotalen.
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met vier keuzes.
 Ook deze lijken me allen overduidelijk.

Daarnaast vinden we de knop Rapportindeling.
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes:
Compacte weergave: deze weergave geeft een zo compact mogelijke weergave van de draaitabel. Dit kan z'n nut hebben wanneer je een uitgebreide draaitabel wil printen op één pagina.
Overzichtsweergave: deze weergave toont onze draaitabel als overzicht. Celranden worden niet getoond.
Tabelweergave: deze weergave gebruik je als je alle gegevens in een tabelindeling wilt weergeven, en makkelijk cellen naar een ander werkblad wil kopiëren.

De volgende knop "Lege rijen" heeft twee opties die me beiden ook duidelijk overkomen.

Ook de volgende vier selectievakken lijken me overduidelijk.
Rijkoppen en kolomkoppen, geeft deze vet weer.
Gestreepte rijen en gestreepte kolommen lijken me ook wel duidelijk, al moet ik je hierbij vertellen wanneer je deze gebruikt, vooral dan de gestreepte rijen, de gegevens in de draaitabel duidelijker te lezen zijn.

En dan als laatste hebben we nog de draaitabelstijlen.
 Ook hier beschikken we over de optie Live-voorbeelden, wat toch wel handig is.

5

Exel Cursus Deel57 Klick hier voor open

Draaitabellen (5)      

Veldlijstopties

Wanneer we klikken op de knop bovenaan de lijst met draaitabelvelden, verschijnt er een drop-downmenu waaruit we verschillende indelingen voor onze lijst kunnen kiezen.

Standaard wordt er bovenaan de veldlijst getoond, en daaronder de vier gebieden.

Je kunt deze instelling wijzigen door een andere indeling te kiezen uit het drop-downmenu.

De laatste twee opties kunnen nuttig zijn wanneer al de velden zijn toegevoegd, en je deze enkel nog wil verschuiven.    
Je kunt de veldlijst verplaatsen door de muisaanwijzer over het bovenste gedeelte te plaatsen, en deze te klikken en te slepen naar de positie die je wenst.
Wens je de veldlijst terug op z'n originele plaats, klik en sleep je deze over de rechterrand van het Excelvenster.
 Laat de muisaanwijzer los wanneer de lijst op zijn plaats is "gesprongen".

Wens je de lijst te verbergen, klik je het kruisje rechts bovenaan, of klik je de knop "Lijst met velden"
12               
in het tabblad "Opties", van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", in het lint.

Wens je later deze lijst terug te zien, klik je nogmaals op de knop "Lijst met velden" in het tabblad "Opties".

Een laatste optie in onze veldlijst, staat helemaal onderaan de lijst.
3Wanneer we deze optie aanvinken, zullen de updates wanneer we bepaalde velden toevoegen, verwijderen, of verschuiven, in onze draaitabel niet worden uitgevoerd, tot we de knop "Bijwerken" klikken.               
Dit is handig wanneer je met hele grote en complexe draaitabellen werkt, vooral met externe gegevensbronnen. Zulke updates kunnen heel wat tijd in beslag nemen, dus is het handig wanneer we deze kunnen uitschakelen.

Het tabblad "Ontwerpen"

Net als Excel 2007 heeft Excel 2010 twee tabbladen die enkel voor draaitabellen worden gebruikt.
Het tabblad "Opties" en het tabblad "Ontwerpen".

Het tabblad "Ontwerpen" dient, zoals de naam al doet vermoeden, voor de opmaak van onze draaitabel.
4
Al deze mogelijkheden spreken voor zichzelf, daarom zal ik deze eens vlug overlopen van links naar rechts.

Helemaal links vinden we de knop "Subtotalen".
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes:

  1. subtotalen niet weergeven,
  2. subtotalen onder de groep weergeven, en
  3. subtotalen boven de groep weergeven.

Ik denk dat dit wel duidelijk is.

Daarnaast hebben we de knop Eindtotalen.
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met vier keuzes.
 Ook deze lijken me allen overduidelijk.

Daarnaast vinden we de knop Rapportindeling.
 Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes:
Compacte weergave: deze weergave geeft een zo compact mogelijke weergave van de draaitabel. Dit kan z'n nut hebben wanneer je een uitgebreide draaitabel wil printen op één pagina.
Overzichtsweergave: deze weergave toont onze draaitabel als overzicht. Celranden worden niet getoond.
Tabelweergave: deze weergave gebruik je als je alle gegevens in een tabelindeling wilt weergeven, en makkelijk cellen naar een ander werkblad wil kopiëren.
 De volgende knop "Lege rijen" heeft twee opties die me beiden ook duidelijk overkomen.
 Ook de volgende vier selectievakken lijken me overduidelijk.
Rijkoppen en kolomkoppen, geeft deze vet weer.
Gestreepte rijen en gestreepte kolommen lijken me ook wel duidelijk, al moet ik je hierbij vertellen wanneer je deze gebruikt, vooral dan de gestreepte rijen, de gegevens in de draaitabel duidelijker te lezen zijn.
 En dan hebben we als laatste de draaitabelstijlen.
 Ook hier beschikken we over de optie Live-voorbeelden, wat toch wel handig is.
 Meer over draaitabelstijlen in een volgende les.

Exel Cursus Deel58 Klick hier voor open

Draaitabellen (6)      

Het tabblad "Opties"

1
Al deze knoppen worden besproken wanneer we deze tegenkomen in een les.
 Alleen de knop "Opties", helemaal links, zal ik hier wat verder bespreken.
Wanneer we hierop klikken, en in het drop-downmenu nogmaals kiezen voor "Opties", verschijnt er een dialoogvenster met zes tabbladen.

 

Het eerste tabblad is "Indeling en opmaak".
Cellen met labels samenvoegen en centreren:
 Het valt wel eens voor dat we in onze draaitabel in de buitenste kolom of rij, velden hebben met hetzelfde labelnaam. Bijvoorbeeld "Maand" of "Kwartaal".
 Wel wanneer dit vak is aangevinkt, zullen deze cellen worden samengevoegd en het label worden gecentreerd.

Rijlabels laten inspringen...
 Hier bepaal je de inspringing van rijlabels wanneer de draaitabel wordt getoond in Compacte weergave.

Velden in rapportfiltergebied weergeven:
 Bepaalt hoe verschillende velden worden getoond in het Rapportfilter gebied. Kies "Omlaag, dan opzij" om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande kolom, voor je overgaat naar een nieuwe kolom. Kies "Opzij, dan omlaag" om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande rij, voor je over gaat naar een nieuwe rij.

Rapportfiltervelden per kolom:
 Bepaalt hoeveel velden er worden getoond in een rij of een kolom, voor Excel overgaat naar een nieuwe rij of kolom.

Voor foutwaarden weergeven:
 Wanneer dit is aangevinkt, kun je in het vak ernaast een bericht ingeven dat wordt getoond in plaats van een foutmelding.

Voor lege cellen weergeven:

 Wanneer deze optie is aangevinkt, kan je ook hier, een bericht of wat dan ook ingeven, wanneer deze cel leeg is.

Kolombreedte automatisch aanpassen bij bijwerken:
 Wanneer deze optie is aangevinkt, zal Excel bij elke update van de draaitabel de breedte van de kolommen automatisch aanpassen, aan de breedste gegevens uit deze kolom. Is dit niet aangevinkt zal de originele breedte van de kolom blijven behouden.

Celopmaak behouden bij bijwerken:
 Wanneer deze optie is geselecteerd, zal de opmaak van de cel en het ontwerp van de draaitabel worden behouden bij het bijwerken

Het tweede tabblad is het tabblad "Totalen en filters".
De eerste twee opties lijken me wel duidelijk. Aangevinkt geven deze wel de totalen voor rijen of kolommen, uitgevinkt niet.

 

De derde optie is "Subtotalen van gefilterde items weergeven".
 Wanneer deze is aangevinkt, bevatten de subtotalen de tabelwaarden die niet werden getoond, omdat er een filter werd op toegepast.

De vierde optie "Meerdere filters per veld toestaan" selecteer je wanneer je wilt dat subtotalen en totalen items bevatten die werden verborgen door een filter.

De laatste optie "Aangepaste lijsten gebruiken bij sorteren" selecteer je wanneer je aangepaste lijsten wil gebruiken bij het sorteren van gegevens.

Het derde tabblad is het tabblad "Weergave".

De eerste optie "Knoppen voor uit- en samenvoegen weergeven" lijkt me duidelijk. Dit zijn de + en - knopjes die je vindt voor de rij- of kolomlabels.

De tweede optie "Contextafhankelijke knopinfo weergeven" lijkt me ook duidelijk, maar voor diegenen die het toch niet weten. Wanneer deze optie is geselecteerd, zal Excel info weergeven wanneer je met de muisaanwijzer over een element in de draaitabel beweegt.

De derde optie "Eigenschappen weergeven in knopinfo" lijkt me ook duidelijk. Maar onthoud, deze optie is enkel beschikbaar wanneer de gegevensbron eigenschappen ondersteunt.

De vierde optie is "Veldbijschriften en filterkeuzelijsten weergeven". Wanneer deze is geselecteerd worden de veldbijschriften en filterkeuzelijsten (dit zijn de naar beneden wijzende pijltjes) weergegeven. Wanneer deze optie is uitgevinkt, worden beiden verborgen.

De vijfde optie "Klassieke draaitabelindeling..." selecteer je wanneer je liever werkt met de lay-out van vroegere versies van Excel, om een draaitabel te maken.

De twee volgende opties "Items zonder gegevens in rijen weergeven" en "Items zonder gegevens in kolommen weergeven" doen wat ze zeggen. Deze geven, wanneer ze zijn geselecteerd, de items met geen waarden weer in rijen of kolommen.

De volgende optie "Itemlabels weergeven als het waardegebied geen velden bevat" is enkel van toepassing wanneer de draaitabel is aangemaakt op de klassieke manier. Je selecteert deze optie wanneer je itemlabels wil weergeven als er geen veld in het waardegebied is opgegeven.

De volgende twee opties, "Sorteren van A naar Z" en "Sorteren in volgorde van gegevensbron" zijn overduidelijk.

Het vierde tabblad "Afdrukken"
In dit tabblad zijn alle opties duidelijk.

Het vijfde tabblad "Gegevens"

De eerste optie "Brongegevens bij bestand opslaan" is enkel relevant wanneer de brongegevens gebaseerd zijn op externe gegevens. Bijvoorbeeld een query uit een Access databank.

De tweede optie "Details weergeven inschakelen" vink je aan wanneer je details wilt tonen in een draaitabelrapport.

De derde optie is duidelijk.

De laatste optie "Aantal items per veld dat behouden moet blijven", is ook gebaseerd op draaitabellen die gebaseerd zijn op gegevens uit een externe bron. Het specifieert het aantal items dat zijn opgenomen in de werkmap voor elk veld.

Het zesde tabblad "Alt-tekst"
Het is vanaf Excel 2010 mogelijk een beschrijving toe te voegen aan tabellen, draaitabellen, afbeeldingen, vormen, enzovoort.
 Met deze alternatieve tekst krijgen mensen met schermlezers meer informatie over de inhoud van afbeeldingen, tabellen, draaitabellen etc.

Om te controleren of er bepaalde toegankelijkheidsproblemen zich voordoen in je bestand, navigeer je naar de Backstage weergave.
 Je kiest "Info", je klikt de knop "Controleren op problemen", en je kiest "Toegankelijkheid controleren".
 Dit opent het paneel "Toegankelijkheidscontrole" waarin eventuele problemen worden weergegeven.
 Selecteer het probleem, en Excel zal automatisch het probleem selecteren in de werkmap.
3

Exel Cursus Deel59 Klick hier voor open

Draaitabellen (7)      

Draaitabelstijlen

Zoals reeds eerder vermeld, vinden we rechts in het tabblad "Ontwerp" van het lint "Hulpmiddelen voor draaitabellen", een hele hoop verschillende reeds opgemaakte draaitabelstijlen.
Je kunt door dit menu scrollen, door de naar boven en naar onder wijzende pijltjes te klikken, of je kan het menu volledig openen door te klikken op de onderste knop, de knop "Meer...".
1

Wanneer je de knop "Meer..." drukt opent het stijlmenu en zie je dat de verschillende vooraf opgemaakte stijlen, verdeeld in drie groepen: Licht, Normaal, en Donker.

 Gebruik de scrollbalk aan de rechterzijde, om door het menu te scrollen.
 Wanneer je met de muisaanwijzer over een stijl beweegt, zie je hiervan een Live-voorbeeld in de draaitabel.

Om een stijl te selecteren, klik je op deze stijl.
Om een stijl te verwijderen uit je draaitabel, klik je de knop "Wissen", onderaan het stijlmenu.

Om je eigen stijl te maken klik je de knop "Nieuwe stijl voor draaitabellen...", onderaan het stijlmenu.
 Dit opent het dialoogvenster: "Nieuwe snelle stijl voor draaitabel".

Je gebruikt de verschillende tabelelementen om je stijl te bepalen.
 Elk tabelelement past in een Bereik van de draaitabel. Dit kan zijn voor de hele tabel, maar dit kan ook zijn voor bijvoorbeeld de Veldnaamrij.

Om een opmaak voor een element te bepalen, selecteer je het element in de lijst, en klik je de knop "Opmaak".
 Dit opent het "Celeigenschappen" dialoogvenster met drie tabbladen, Lettertype, Rand, en Opvulling.
 Je kunt gebruik maken van de drie tabbladen om je opmaak voor het gekozen element in te geven.

Klik de knop OK wanneer je klaar bent.
 In de tabelelementenlijst zie je nu dat het opgemaakte element in het vet wordt weergegeven.

Wat hebben we nog in dit dialoogvenster?
 Bovenaan vinden we het naamvak, geef hierin een toepasselijke naam.
 Rechts vinden we een voorbeeld van het opgemaakte element.         

We hebben de knop "Wissen" die we gebruiken op een opmaak van een tabelelement te wissen.
 Selecteer eerst het tabelelement, en klik dan pas de knop "Wissen". Dit verwijdert de opmaak voor dat element.

En helemaal onderaan hebben we nog een vakje dat we kunnen aanvinken, wanneer we deze stijl als standaardstijl willen toepassen op alle andere draaitabellen, die we aanmaken in dezelfde werkmap.
2
Klik de knop OK wanneer je klaar bent.
 Je stijl wordt nu toegevoegd bovenaan het menu met verschillende stijlen, in een nieuwe groep "Aangepast".
3
Wens je later deze opmaak te wijzigen of te verwijderen, rechtsklik je deze in het stijlmenu, en kies je voor "Wijzigen" of "Verwijderen", afhankelijk van wat je wilt doen.

Exel Cursus Deel60Klick hier voor open

Draaitabellen (8)      

Rijlabels

Je plaatst een veld in het Rijlabelsgebied, wanneer je de gegevens uit dat veld, in de draaitabel in rijen wenst weer te geven.
Hoe je velden in het gebied "Rijlabels" plaatst had ik al eerder gezegd, maar voor diegenen die het vergeten zijn, klik simpelweg het vak voor het veld "Geslacht" in de veldlijst, dit plaatst automatisch het veld in het rijlabelgebied.

Als voorbeeld plaats ik dus het veld Geslacht in het gebied "Rijlabels".

Onze draaitabel heeft nu twee rijen, zonder het Eindtotaal natuurlijk.
 Man of Vrouw.
 Meer geslachten zijn er niet, denk ik.

 Het label bovenaan, "Geslacht" in dit voorbeeld, geeft de naam van het veld weer.
 Het naar beneden wijzen pijltje, de Filterknop, naast het label gebruiken we om de gegevens in de draaitabel te filteren. Hierover later meer.
1

Meerdere Rijlabels

Zover hebben we één veld in het gebied rijlabels geplaatst.
 Maar we kunnen in dit gebied, in elk gebied trouwens, zoveel velden plaatsen dat we willen.

Als voorbeeld plaats ik een tweede veld, "Leeftijd" in dit geval, in het gebied "Rijlabels".
Dus klik ik dit veld in de veldlijst.
Automatisch plaatst Excel dit tweede veld in het gebied "Rijlabels", onder het veld "Geslacht".
2
Het veld "Leeftijd" wordt naast het veld "Geslacht" geplaatst.                        3      
Mochten deze bij jou onder elkaar worden geplaatst, dan kies je de "Ontwerpen" tab in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", kies je "Indeling" - "Rapportindeling" in het menu, en klik je de knop "Tabelweergave".
 Dit even terzijde.          
4 Dit geeft het veld "Geslacht" aan de linkerzijde, de buitenkant eigenlijk, en het veld "Leeftijd" aan de rechterzijde, de binnenkant eigenlijk.
 De gegevens worden eerst gerangschikt volgens het veld aan de buitenkant, en dan pas volgens het veld aan de binnenkant.
Het verplaatsen van de verschillende gegevens kan op verschillende manieren.
1. je klikt en sleept het bovenste veld "Geslacht" naar onder, in Rijlabelsgebied, of
 2. je klikt het naar beneden wijzen pijltje naast de veldnaam in het Rijlabelsgebied, en kiest één van de twee eerste opties uit het drop-downmenu.             
Merk op dat er enkel Totalen (subtotalen eigenlijk) worden weergegeven, voor de verschillende groepen van het veld aan de "buitenkant".
 In dit voorbeeld uiteraard, kunnen er weinig totalen worden berekend.
 Het is maar dat je het weet, want mocht je van een bepaalt veld subtotalen willen zien, dan moet je dit aan de buitenkant plaatsen.
5

Exel Cursus Deel61 Klick hier voor open

Draaitabellen (9)      

Kolomlabels

De Kolomlabels werken op dezelfde manier als de Rijlabels, alleen krijg je wanneer je velden toevoegt aan Kolomlabels een extra kolom, i.p.v. een extra rij. Nogal logisch.
Ook in het Kolomlabelsgebied kunnen we meerdere velden toevoegen.
En ook bij de kolomlabels spreken we over velden geplaatst aan de "binnenkant" of aan de "buitenkant".

Ook hier worden er enkel Totalen (subtotalen) weergegeven, voor de verschillende groepen van het veld aan de "buitenkant".

 Om kolomlabels toe te voegen klik je deze in de lijst, en klik en sleep je deze van het Rijlabelsgebied naar het Kolomlabelsgebied.
 Of je klikt het naar beneden wijzend pijltje aan de rechterkant van het veld, en kiest voor "Naar kolomlabels" verplaatsen uit het menu.
 Of, nog een derde manier, je klikt en sleept deze uit de lijst naar het gebied in welke je deze wenst.
1 

Meerdere Rijlabels en Kolomlabels

Voor je begint te klikken en te slepen, is het misschien verstandig eerst eens na te denken, voor welke gegevens je subtotalen wenst te zien. Dit kan je veel tijd besparen achteraf.
 Niet voor een simpele draaitabel zoals deze in dit voorbeeld, maar ik veronderstel dat het iets uitgebreider wordt, wanneer je echt met draaitabellen begint te werken.
 Plaats dus de velden waarvan je subtotalen wenst te zien, bovenaan het Kolom- en Rijgebied.
 Je kunt deze steeds verplaatsen door te klikken en te slepen naar boven of onder.
2

Waarden
En als laatste voeg ik nog het veld "Uitslag" toe aan het gebied "Waarden".
3

Standaard wordt de instelling van de waarde als Som weergegeven.
Je kunt dit wijzigen door op het naar beneden wijzend pijltje te klikken, aan de rechterkant van het veld (1).
Dit opent het dialoogvenster "Waardeveldinstellingen" (2), waaruit je een keuze kunt maken uit de lijst: Som, Aantal, Gemiddelde etc...

Maak je keuze, en klik op de knop OK.
Getalnotatie hadden we reeds gezien in een vorige les.

Meerdere Waarden

Soms kan het nodig zijn meerdere waarden op te nemen in onze draaitabel.
Dit is voor Excel geen enkel probleem.
Selecteer hiervoor de tweede waarde in de lijst.
Excel plaatst deze automatisch in het waardegebied.
 Voor elke waarde kunnen we een verschillende veldinstelling ingeven.
4

Exel Cursus Deel62 Klick hier voor open

Draaitabellen (10)   

 Rapportfilter

Een Rapportfilter gebruiken we om alle gegevens uit een veld weer te geven, of om één of meerdere gegevens uit dat veld te filteren.
Een veld kan nooit in een Rapportfiltergebied EN in een ander gebied voorkomen.
Plaats je een veld in een Rapportfiltergebied dat reeds werd gebruikt in een ander gebied, dan wordt dat veld automatisch verwijderd uit dat gebied.
Voor elk Rapportfilterveld dat we toevoegen wordt er een filterknop aan de rechterkant van het veldnaam toegevoegd.
1

Het veld dat geplaatst werd in het Rapportfiltergebied staat boven de draaitabel.
 Links de veldnaam, in dit geval "Regio", en rechts de filter (Alles)
 Standaard staat de filter op "Alles", dit geeft aan dat alle gegevens uit dit veld worden weergegeven in de draaitabel.
Om te filteren klikken we het naar beneden wijzend pijltje (1).
Dit opent een lijst met alle mogelijke filterinstellingen.
 Deze filterinstellingen zijn totaal afhankelijk met de gegevens die werden gebruikt in onze tabel.
 Klik één van de categorieën uit de lijst waarop je wilt filteren.
 Wens je te filteren op meerdere gegevens, bvb  Antwerpen en Limburg, dan klik je het vakje voor de tekst "Meerdere items selecteren" (2).
 Nieuw in Excel 2010 is echter de zoekfilter(3). Van zodra je hierin begint te typen, zal Excel je de nog mogelijke resultaten tonen (4).
 Wat mij betreft, een hele verbetering.
2
Wanneer er één of meerdere filters zijn toegepast, wijzigt het naar beneden wijzend pijltje in een kleiner pijltje met een icoontje van een filter.
Wens je de instellingen van een filter te wijzigen, klik je op het pijltje met icoontje. Dit opent opnieuw de lijst waarin we onze wijzigingen kunnen ingeven.
 Meerdere Rapportfilters
Ook in het gebied Rapportfilters kunnen we twee of meerdere velden plaatsen.
 Elk van de Rapportfilter heeft zijn eigen filterknop
3

In welke gebieden je welke velden moet plaatsen, kan ik je niet vertellen.
 Dit is afhankelijk van de resultaten die je wilt zien.
Maar, naarmate je meer en meer met draaitabellen zult werken, zal dit zo vanzelfsprekend worden, om een degelijke analyse te krijgen van je cijfers.
 Rij- en Kolomvelden sorteren en/of filteren
Ook Rij- of Kolomlabels kunnen we filteren en sorteren.
Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast de rij of kolomlabel.
 In het bovenste vak maken we eerst een keuze tussen de verschillende velden die zijn geplaatst in het gebied Rijlabels, of Kolomlabels.
 In dit geval dus "Regio".
 Om te sorteren hebben we drie keuzes, A naar Z, Z naar A , en Meer sorteer opties.
 Bij de optie "Meer sorteer opties" hebben we nog de extra keuze "Verslepen", waarmee we de gegevens in de velden kunnen verslepen door de gegevens te klikken en te slepen naar de positie die we wensen.
 Klik OK wanneer je klaar bent.
4

Exel Cursus Deel63 Klick hier voor open

Draaitabellen (11)   

Slicers

Nieuw in Excel 2010 zijn de "Slicers" die we kunnen toevoegen aan een draaitabel.
Met "Slicers" kunnen we op een vrij vlugge en eenvoudige manier, filters toepassen op onze draaitabel.
Om een slicer toe te voegen aan een draaitabel selecteer je het tabblad "Invoegen" (1) in het lint, en je klikt de knop "Slicer" (2). In het dialoogvenster dat verschijnt (3) kies je de velden waarvan je een slicer wenst toe te voegen, en klik je vervolgens de knop OK.
1
Dit plaatst de slicers (4) in de draaitabel.
 Om te filteren op bepaalde gegevens uit de tabel hoef je nu enkel de velden te klikken in de slicers. Liggen deze velden onder elkaar in de slicer, kun je klikken en slepen over de verschillende velden. Liggen de velden waarop je wil filteren niet onder elkaar, hou je de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt terwijl je klikt op de velden.

Om een filtering ongedaan te maken klik je het filtericoontje rechts bovenaan de slicer (5).
 Door middel van de opties in het lint (6) kunnen we de opmaak van de slicers bepalen.
 Allen lijken me wel duidelijk.
2

Om een slicer te verwijderen selecteer je deze in het werkblad, en klik je de Delete-toets op je toetsenbord.
Wens je een extra slicer toe te voegen selecteer je eerst de draaitabel, je kiest het tabblad "Invoegen" in het lint, en je klikt de knop "Slicer".
Dit zal opnieuw het dialoogvenster "Slicer invoegen" openen, waarin je het veld kunt selecteren waarvoor je een slicer wenst toe te voegen.

Lege cellen opvullen

Afhankelijk van de gegevens in je draaitabel, wil je misschien tekst of het getal nul invullen wanneer een cel leeg blijkt te zijn.
Selecteer hiervoor eerst het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
Klik de knop Opties, aan de linkerkant van het lint.
Kies "Opties".
Dit opent het dialoogvenster "Opties voor draaitabel".
Selecteer het tabblad "Indeling en opmaak".
Klik het vakje voor "Voor lege cellen weergeven", zodat dit is aangevinkt.
In het vak naast de tekst geef je een waarde in, die moet worden weergegeven wanneer de cel leeg is:
3
Klik OK.
Wens je later deze cellen terug leeg te maken, verwijder je de waarde die je had ingegeven in dit vak. Je kunt dit niet door het vakje te "de-selecteren".

Exel Cursus Deel64 Klick hier voor open

Draaitabellen (12)   

Gegevens vernieuwen

Wanneer we gegevens wijzigen in onze tabel waarop onze draaitabel is gebaseerd, moeten we deze draaitabel handmatig bijwerken. Dit gebeurt niet automatisch.
 Selecteer hiervoor het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", en klik de knop "Vernieuwen".

Wanneer je draaitabel is gebaseerd op een externe databank, hebben we een aantal opties.
 Klik de knop "Opties" in het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
 In het tabblad "Gegevens" van het dialoogvenster "Opties voor draaitabel" dat verschijnt, selecteer je het vakje voor de tekst "Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand", en klik je OK.
1
Dit zal automatisch de gegevens van je draaitabel vernieuwen wanneer we deze openen.

Wanneer we veel werken met de externe gegevens uit onze draaitabel, kunnen we deze draaitabel instellen zodat deze vernieuwd na bepaalde tijdsintervallen.
 Selecteer hiervoor het tabblad "Gegevens" in het lint, en klik de knop "Verbindingen".
 In het dialoogvenster "Werkmapverbindingen" klik je de knop "Eigenschappen".
 Selecteer het vakje voor de tekst "Vernieuwen om de", en geef het aantal minuten in.
 Je hebt ook hier de optie "Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand".
 Klik OK wanneer je klaar bent.
2

Gegevens van een item in detail bekijken

Een draaitabel is een samenvatting van gegevens. Door te klikken op de knop "Knoppen +/-" (1) in het Opties tabblad van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen",
3
plaatsen we "+" en "-" tekens voor de velden die in het gebied Rijlabels zijn geplaatst.

 Door te klikken op deze tekens kunnen we de details van een veld bekijken of verbergen.

Wens je enkel de gegevens van 1 veld te ontvouwen, dubbelklik je dat veld.

4Nog een manier om de details van velden te bekijken is door te rechtsklikken op het veld, en te kiezen voor "Uit- of Samenvouwen".
5 
In het submenu dat verschijnt, hebben we keuze uit verschillende opties die allen overduidelijk zijn.

Gegevens van een cel in detail bekijken

Elke cel in onze draaitabel, is een samenvatting van verschillende rijen uit een databank of tabel.
Om de details te bekijken van een cel in onze draaitabel, dubbelklikken we deze cel.
Dit geeft elk detail weer in een nieuw werkblad, waaruit deze cel is opgemaakt.
6

Heb je later deze gegevens niet meer nodig, dan kan je het nieuwe werkblad verwijderen.
 Rechtsklik hiervoor het nieuwe werkblad en kies "Verwijderen".

Je kunt deze optie uitschakelen door te kiezen voor het tabblad "Opties" in het lint, en klikken op de knop "Opties".
Dit opent het dialoogvenster "Opties", waar je in het tabblad "Gegevens" het vinkje verwijdert voor de tekst "Details weergeven inschakelen".
En klik OK.

Exel Cursus Deel65 Klick hier voor open

Draaitabellen (13)   

Kopiëren van een draaitabel

In een draaitabel zelf kunnen we geen wijzigingen aanbrengen in gegevens noch formules. Hiervoor moeten we van onze draaitabel eerst een kopij maken.
Selecteer hiervoor het "Opties" tabblad in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
Klik de knop "Selecteren" in het lint, en kies "Hele draaitabel" uit het drop-downmenu.
Dit selecteert onze hele draaitabel.
1
Kies het tabblad "Start" in het lint.
Klik de knop "Kopiëren".
Selecteer de plaats waar je de draaitabel wenst te plakken.
In dit voorbeeld ga ik de draaitabel plakken in een nieuw werkblad.
 Dus ik klik de toetsen Shift + F11 op mijn toetsenbord. Dit maakt een nieuw werkblad aan.
Ik plaats de cursor in cel A1 van het nieuwe werkblad, klik het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Plakken", en kies "Plakken speciaal" uit het drop-downmenu.
In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer ik de optie "Waarden" (1).
 Vervolgens ga ik nogmaals plakken, maar nu kies ik de optie "Opmaak" (2).
2
Onze kopij lijkt net als het origineel, met dit verschil, dat de gegevens in het nieuwe werkblad, noch gelinkt zijn met de gegevens uit de originele tabel, noch de draaitabel.
3

Eindtotalen weergeven/verbergen

Eindtotalen weergeven of verbergen aan onze draaitabel is een fluitje van een cent.
Selecteer eerst het "Opties" tabblad in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
Klik de knop "Opties".
In het dialoogvenster "Opties voor draaitabel" kies je het tabblad "Totalen & filters".
Selecteer of deselecteer beide vakjes met de tekst "Totalen voor..."
4
En klik OK.
Een kolom en een rij met eindtotalen worden automatisch getoond/verborgen in onze draaitabel.

Items groeperen

In Excel hebben we de mogelijkheid een veld dat over datums, tijd of getallen beschikt te groeperen.
5In dit voorbeeld ga ik groeperen op een datum.
Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het veld met de datum, en kies "Groeperen".
In het dialoogvenster dat verschijnt geef je een Begin en Einddatum in.
En in de lijst "Op", selecteer je de opties waarop je wilt groeperen.
 Hou de Shifttoets op je toetsenbord ingedrukt, wanneer je meerdere opties wil selecteren.
Om de groepering op te heffen, rechtsklik je een cel, en selecteer je de optie "Groep opheffen".

6 

Exel Cursus Deel66 Klick hier voor open

Draaitabellen (14)   

Berekend veld invoegen

Om een draaitabel verder te analyseren kunnen we een "Berekend veld" toevoegen.
 Een Berekend veld is een nieuw veld gemaakt van andere velden, gebaseerd op een formule.
 Een Berekend veld moet worden geplaatst in het waardegebied.
 Dus eerst selecteren we een cel in het waardegebied.
 We kiezen het tabblad "Opties" in het lint.
1

 Klikken de knop "Berek.", kiezen "Velden items en sets" en klikken "Berekend veld".

Dit opent het dialoogvenster "Berekend veld invoegen".
 In het bovenste vak geven we een toepasselijke naam. Ik geef hier in TotAK, wat staat voor "Totaal aankoop".
 In het vak Formule geven we onze formule in.
 We kunnen deze intypen of we kunnen deze maken door op de velden te dubbelklikken.
 Voorbeeld:
 ik dubbelklik het veld AK prijs, typ het vermenigvuldigingsteken, en dubbelklik het veld aantal.
2
Dit zou me de totalen moeten geven van de aankoop van mijn goederen.
 Ik klik op de knop "Toevoegen", en klik OK.
Et voilà.
 Het Berekend veld is toegevoegd aan de draaitabel.
 Je zal dit veld nu ook vinden in het "Waardengebied", onder de "Lijst met draaitabelvelden".
3

Berekend item toevoegen

In Excel kunnen we ook een Berekend item toevoegen.
 Een berekend item gebruikt de verschillende gegevens uit een veld.
 Bijvoorbeeld, Ik heb in het veld "maand" de verschillende maanden van het jaar, januari tot december.
 Ik wens een Berekend item toe te voegen met de naam KW1 die het totaal geeft van de maanden januari, februari, en maart. Het eerste kwartaal dus.
 Het eerste wat ik moet doen is, een cel selecteren in de kolom "Maand".
 We kiezen het tabblad "Opties" in het lint.
 Klikken de knop "Berek.", kiezen "Velden items en sets" en klikken "Berekend item".
Dit opent het dialoogvenster "Berekend item invoegen".
 In het bovenste vak geef ik een toepasselijke naam.
 In het linkse deel kies ik het veld waarin het berekend item wordt gemaakt, "Maand" dus.
 In het rechtse deel dubbelklik ik de maand januari, ik typ een plusteken, ik dubbelklik februari, ik typ nog een plusteken en dubbelklik maart, dat zijn de maanden voor het eerste kwartaal.
 Ik klik de knop "Toevoegen", en klik OK.
4
Ik herhaal dit voor KW2, 3 en 4.
5

Formules bekijken

Om de formules te bekijken die zijn aangemaakt door "Berekende velden" of "Berekende items", kik je de knop "Berek." in het tabblad "Opties" van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
 Je kiest "Velden, items en sets" en je klikt "Formules weergeven" uit het drop-downmenu.
 Dit opent een nieuw werkblad waarin ons de formules worden getoond die worden gebruikt in onze draaitabel.
6

Exel Cursus Deel67 Klick hier voor open

Draaitabellen (15)   

Kolom en rijtitelvelden herhalen op elke pagina

Wanneer we een draaitabel willen afdrukken, kunnen we de kolom- en rijtitelvelden herhalen op elke pagina.

Mocht je een afdrukvoorbeeld hebben geopend, sluit je dit eerst.
 Klik vervolgens met de rechtermuisknop op gelijk welke cel in de draaitabel, en kies "Opties voor draaitabel" uit het drop-downmenu.

In het dialoogvenster "Opties voor draaitabel", kies je het tabblad "Afdrukken".
 Selecteer het vakje "Afdruktitels bepalen", en klik OK.
1
Open terug het afdrukvoorbeeld door op de knop "Bestand" te klikken, en te kiezen voor "Afdrukken".
 In het afdrukvoorbeeldvenster klik je de knop "Volgende pagina".
Je ziet nu dat de kolom- en rijtitelvelden worden herhaald bovenaan elke pagina.
2

Pagina-einden toevoegen

Wanneer we meer dan één rijveld hebben, kunnen automatisch pagina-einden toevoegen tussen de verschillende rijvelden.
Rechtsklik hiervoor het buitenste rijveld, in dit geval de Provincie, en kies "Veldinstellingen" uit het drop-downmenu.
Kies het tabblad "Indeling en afdrukken", in het dialoogvenster dat verschijnt.
In de sectie "Afdrukken" selecteer je het vakje voor de tekst "Pagina-einde invoegen na elk item".
3
En klik OK.
Bekijk nogmaals het afdrukvoorbeeld.
Alle Provincies worden nu op een eigen pagina afgedrukt.

Exel Cursus Deel68 Klick hier voor open

Draaigrafieken         

Draaigrafiek maken uit een reeds bestaande draaitabel

Ook van onze draaitabel kunnen we een grafiek maken, men spreekt dan over een draaigrafiek.
 Hoe origineel.
Plaats je cursor in hiervoor in de draaitabel.
 Kies het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor draaitabel".
 En klik de knop "Draaigrafiek".
1
Dit opent het dialoogvenster "Grafiek invoegen", waaruit we een grafiek kiezen.
Klik de knop "Instellen als standaardgrafiek" wanneer je deze grafiek als standaard wil instellen.
Nogal logisch.
Klik OK.

De draaigrafiek wordt geplaatst in hetzelfde werkblad dan de draaitabel.

Waar we in de versie Excel 2007 een deelvenster te zien kregen waarin we filters op de x- en de y-as konden toepassen, staan deze nu in de draaigrafiek (1).
2

En net als in een draaitabel kunnen we ook slicers toevoegen aan onze draaigrafiek.
 Selecteer hiervoor het tabblad "Analyseren" (1) in het lint, en klik de knop "Slicer toevoegen" (2).
 In het dialoogvenster dat verschijnt (3) kies je de velden waarvan je een slicer wil toevoegen, en klik je de knop OK.
 Wijzig je de filters in een slicer, dan wordt deze niet alleen toegepast in de draaigrafiek, maar ook in de draaitabel.
3

Draaigrafiek en Draaitabel maken

We hebben ook de mogelijkheid meteen een draaigrafiek te maken, zonder dat we eerst een draaitabel hoeven te maken.
 Plaats hiervoor eerst de cursor in het bereik.
 Selecteer het tabblad "Invoegen" in het lint, en klik het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Draaitabel".
 In het menu dat verschijnt kies je "Draaigrafiek".
4
In het deelvenster dat verschijnt werd het bereik reeds ingevuld, dus klik je de knop OK
Dit opent een draaitabellenwerkblad.
In een draaitabel bepalen we velden en rijen, maar zoals je ziet bepalen we in een draaigrafiek "Asvelden" (1) en "Legendavelden" (2).
 Als voorbeeld voor mijn draaigrafiek sleep ik het veld "Regio" in het gebied "Asvelden", en het veld "Product" in het gebied "Legendavelden". Dit geeft me een goede basis voor de draaigrafiek.
 Uiteraard kun jij hier inslepen wat je wenst.
5
In het gebied "Waarden" heb je nu de mogelijkheid gelijk welk veld te slepen, je ziet onmiddellijk het resultaat in de draaigrafiek.
 Met de opties in het lint kun je een ander grafiektype kiezen, de rijen met kolommen wisselen, en de stijl van de grafiek aanpassen.
6

Exel Cursus Deel69 Klick hier voor open

Gegevensvalidatie (1)         

Voorwaarden koppelen aan Gegevensvalidatie

We gebruiken de opdracht "Gegevensvalidatie", wanneer we zeker willen zijn dat gebruikers van het werkblad de juiste informatie invoeren in een cel.

Om Gegevensvalidatie toe te passen, selecteren we eerst de cel of het Bereik (1) waarop we de gegevensvalidatie willen hanteren.
Kies vervolgens het tabblad "Gegevens" in het lint, en klik de knop "Gegevensvalidatie".
1
In het dialoogvenster "Gegevensvalidatie" dat verschijnt, is het tabblad "Instellingen" (2) geselecteerd.
Standaard staat het vak "Toestaan" op "Alle waarden".

Klik het naar benedenwijzend pijltje (3) naast het vak "Alle waarden".
 Dit opent een lijst met verschillende validatieopties.
 Deze opties gebruiken vergelijkingsoperatoren om ingevulde gegevens te controleren.

In dit voorbeeld wil ik in het geselecteerd Bereik enkel de waarden tussen 0 en 10 kunnen ingeven, dus kies ik "Geheel getal" uit de lijst.

In het vak "Gegeven:" (4) kies ik de optie "tussen".
 In het vak "Minimum" (5) geef ik de waarde 0 in.
 In het vak "Maximum" (6) de waarde 10.
 Dit lijkt me logisch.       

Bovenaan rechts vinden we nog een aanvinkvakje: "Lege cellen negeren" (7).
 Wanneer dit is aangevinkt, laat het ons toe lege cellen te negeren.

En helemaal onderaan hebben we nog het selectievakje "Deze wijziging toepassen op..." (8).
 Wanneer dit is aangevinkt, zal Excel bij het wijzigen van validatiegegevens voor een cel, alle cellen aanpassen die gebruik maken van deze validatiegegevens.
2

Klik OK wanneer alle instellingen zijn ingegeven.

Zolang je nu een waarde ingeeft in een cel in het Bereik die ligt tussen 0 en 10, is er geen enkel probleem.
Is dat niet het geval, geef je bijvoorbeeld 12 in, dan zal Excel ons waarschuwen dat dit niet kan.
3
Klikken op de knop "Opnieuw" zal ons toelaten een nieuwe poging te ondernemen.
Klikken op de knop "Annuleren" zal het ingevoerde wissen, maar de cel zal geselecteerd blijven.
Klikken op de knop "Help" opent Microsofts "Help voor Excel".

Nu kunnen we wel 100 keer de knop "Opnieuw" drukken, maar handiger wordt het wanneer er ons verteld wordt wat onze keuzes zijn.
 Dit zien we in de volgende les.

 

Exel Cursus Deel70 Klick hier voor open

Gegevensvalidatie (2)             

Invoerbericht en foutmelding

We kunnen de gebruikers van ons werkblad het wat makkelijker maken om gegevens in te geven.

Het eerste is het invoerbericht.
 Selecteer terug het Bereik, en klik de knop "Gegevensvalidatie".
 Selecteer het tabblad "Invoerbericht" in het dialoogvenster.

Mocht dit niet zijn aangevinkt, klik je het vakje voor de tekst "Invoerbericht weergeven als de cel is geselecteerd" (1). Dit geeft het bericht weer, wanneer een cel uit ons bereik is geselecteerd (2).
 In het bovenste vak geef je een titel in (3), in het onderste het bericht (4).
 Klik OK
1

Een tweede manier om de gebruikers van ons werkblad duidelijk te maken dat er iets scheelt aan de informatie die ze willen ingeven, is de "Foutmelding".

Open hiervoor terug het dialoogvenster "Gegevensvalidatie".
 En selecteer het tabblad "Foutmelding".
 Ook hier vink je het vakje voor de tekst "Foutmelding weergeven..." aan.

En ook hier geven we een titel en een bericht in.

In het vak "Stijl" hebben we drie mogelijkheden:
 Stoppen
 Waarschuwing
 Info
2
Wanneer we hebben gekozen voor "Stoppen", verschijnt er een waarschuwingsvenster met de knoppen "Opnieuw" en "Annuleren".
 Deze optie laat nooit waarden toe die niet aan de voorwaarden voldoen.
3
Dit is niet het geval wanneer we hebben gekozen voor "Waarschuwing".
 4Hier heeft de gebruiker nog steeds de mogelijkheid zijn eigen waarde in te geven.

Hetzelfde geldt voor "Info".
 De gebruiker kan steeds zijn eigen gegevens invoeren.
5

Ongeldige gegevens in een validatiebereik

Wanneer we dus hebben gekozen voor één van de laatste twee foutmeldingen, "Waarschuwing" of "Info", kunnen er fouten worden ingegeven door de gebruikers.
 Om de cellen op te sporen met ongeldige informatie, selecteer je eerst het Bereik, en klik je daarna op het naar beneden wijzend pijltje naast de knop "Gegevensvalidatie".
 Kies "Ongeldige gegevens omcirkelen" uit het drop-downmenu.
 Dit plaatst rond elk verkeerd ingegeven cel een cirkel.
6
Om de cirkels terug te verwijderen, herhaal je deze stappen, maar kies je "Validatiecirkels verwijderen". Dat is nogal logisch.

Exel Cursus Deel71 Klick hier voor open

Gegevensvalidatie (3)           

Drop-downlijst

Gegevensvalidatie laat ons toe een lijst te maken van verschillende items.
 Deze items kunnen letters zijn, woorden zijn, getallen zijn, eigenlijk alles.
 M.a.w. alle items in deze lijst zijn totaal afhankelijk van jou.

Een voorbeeld:
ik ga een drop-downlijst samenstellen van de leerlingen uit mijn klas, of beter gezegd klasje, want er zijn er maar zes.

Eerst selecteer ik een lege cel of een Bereik van cellen, die over de drop-downlijst moeten beschikken.
In dit voorbeeld selecteer ik cel C4 (1).
 En klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint.
 In het dialoogvenster dat verschijnt kies ik voor het vak "Toestaan:", "Lijst" (2) uit het drop-downmenu.
 Vervolgens klik ik in het vak "Bron" de knop "Invouwen" (3).
1
Ik selecteer vervolgens het bereik (4) waarin mijn lijst voorkomt. Cel A4 t/m A9.
 En klik op de knop "Uitvouwen" (5).
2

Ik klik de knop OK in het terug uitgevouwde dialoogvenster.

Wanneer ik nu in het werkblad het naar benedenwijzend pijltje klik naast cel C4, ontvouwt zich een lijstje met de verschillende items (4).
3

Om deze lijst te kunnen gebruiken in een ander werkblad, moeten we eerst het Bereik een naam geven.
In dit voorbeeld zal ik het Bereik de naam "leerlingen" geven.
4
Selecteer in het volgende werkblad de cel(len) die over deze drop-downlijst moeten beschikken.
Klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint.
Kies "Lijst" in het vak "Toestaan:".
En typ =leerlingen in het vak "Bron:"
5
En klik OK.
Al deze cellen beschikken nu over een drop-downmenu met onze lijst "leerlingen".

Cellen met gegevensvalidatie zoeken

Mocht je niet meer herinneren welke cellen over validatieregels beschikken, klik je de knop "Zoeken en selecteren" in het tabblad "Start" van het lint.
Kies de optie "Gegevensvalidatie" uit het drop-downmenu.
Excel toont je nu elke cel in je werkblad die beschikt over gegevensvalidatie in een mooi kleurtje.

 6

Verwijderen van voorwaarden

Om de voorwaarden van een gegevensvalidatie te verwijderen, selecteer je eerst het Bereik waarop de gegevensvalidatie werd toegepast.
Klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint.
In het dialoogvenster dat verschijnt klik je de knop "Alles wissen", links onderaan het dialoogvenster.
En klik OK.

Exel Cursus Deel72 Klick hier voor open

Datum en tijd (1)     

Datum ingeven in een cel

Wanneer je een datum intypt in Excel gebruik je hiervoor het afbreekteken, minteken (-) in de volksmond, of de schuine streep (/).
Een datum wordt steeds rechts uitgelijnd in een cel (1).
Dus typ je een datum die niet bestaat, bijvoorbeeld 30 februari 2010, dan zal Excel deze behandelen als tekst, en deze links uitlijnen (2).
1
Een vlugge manier om de datum van heden in te geven is de sneltoetscombinatie Ctrl + ; te typen op je toetsenbord.
Wens je echter de datum van heden in te geven die zich automatisch aanpast aan de datum wanneer je het Excelbestand opent, dan typ je =vandaag() (3)

Uur ingeven in een cel

Wens je een Uur in te geven in Excel typ je hiervoor eerst het uur, daarna dubbelpunt, daarna de minuten bvb. 14:30
Standaard wordt deze weergegeven in "uren:minuten:seconden".
Wens je dit echter aan te passen klik je het naar benedenwijzend pijltje (1) naast de getalnotatie in het lint, kies je "Meer getalnotaties" in het drop-downmenu, kies je "Tijd" (2) als categorie, en selecteer je een andere notatie voor je tijd in het lijstje.
2
Wens je de tijd van heden in te geven die zich automatisch aanpast aan het uur wanneer je het Excelbestand opent, dan typ je =nu(). Dit geeft de datum EN het uur van heden (1).
Dus wens je enkel het uur, dan klik je het naar benedenwijzend pijltje (2) naast de getalnotatie in het lint, kies je "Meer getalnotaties" in het drop-downmenu, kies je de categorie "Aangepast" (3) en verwijder je in het vak "Type" (4) de tekst d/mm/jjjj zodat enkel u:mm overblijft (5).
3

Weergave datum

Hetzelfde geldt trouwens wanneer je de notatie van een datum wenst te wijzigen.
 Ook hiervoor klik je het naar benedenwijzend pijltje naast de knop "Getalnotatie" in het lint, kies je "Meer getalnotaties" in het drop-downmenu, kies je "Aangepast" als categorie.

 

Ik probeer je uit te leggen hoe Excel deze informatie interpreteert.
4 Je hebt dus d voor dag, m voor maand, en j voor jaar.
 Vier letters d geeft de dag weer in zijn geheel, bvb zondag.
 Twee letters d geeft de dag weer als getal, bvb 01.
 Vier letters d spatie en twee letters d, geeft bvb zondag 01 weer

Vier letters m geeft de maand volledig weer, bvb februari.

Twee keer de letter m geeft de maand weer als getal.
Drie keer de letter m geeft de maand afgekort weer, bvb feb
En hetzelfde voor jaar
Twee keer de letter j geeft 10 weer
Vier keer de letter j geeft 2010 weer.

Je kunt tussen de verschillende karakters spaties, mintekens, schuine strepen, eigenlijk alles plaatsen.

Datums doorvoeren
In plaats van elke dag manueel te gaan intypen gebruiken we de vulgreep, rechts onderaan de cel, om de datums door te voeren.              
Bijvoorbeeld, typ een datum in een cel en klik ENTER op uw toetsenbord.
 Selecteer terug deze cel.
 Onderaan rechts van de cel zie je een zwart vierkantje. Dit noemen we de opvulgreep.
Klik en sleep dit naar onder. De datums worden automatisch doorgevoerd.

Wanneer je de muisaanwijzer na het slepen loslaat verschijnt er een knop (1) met opties voor het automatisch doorvoeren.

Wanneer je deze klikt, verschijnt er een pop-upmenu (2) waarin we de keuze hebben tussen "Alle dagen" door te voeren, "Weekdagen door te voeren", "maanden door te voeren" of "jaren door te voeren" (3).

Ik veronderstel dat je wel weet wat deze doen.            

Exel Cursus Deel73 Klick hier voor open

Datum en tijd (2)       

Datum en tijd begrijpen

1Het is belangrijk, vooral dan wanneer je met datum en tijd bewerkingen wil uitvoeren, hoe het datumsysteem werkt in Excel.
Zoals ik dus had verteld in de vorige les, wordt een datum rechts uitgelijnd in een cel (1).

In Excel begint het datumsysteem te tellen vanaf 1 januari 1900.

 Typ je een datum in van voor deze tijd, dan zal Excel deze erkennen niet als een datum maar als tekst en deze uitlijnen aan de linkerzijde van de cel (2).          

Nu, wat je moet weten. Wanneer je de datum 01/01/1900 intypt, Excel deze datum de waarde 1 geeft. Elke datum die je intypt heeft namelijk de waarde van een getal.
Typ je bvb de datum 02/01/1900 in, dan heeft deze de waarde 2.
 Dus de maateenheid tussen twee opeenvolgende dagen is 1.
2
Even ter informatie. Wens je de waarde te weten van een bepaalde datum klik je de knop "Duizendtalnotatie" (1) in het lint, en de datum in het werkblad zal worden weergegeven als getal (2).

Is dit belangrijk? Helemaal niet, maar wat je wel moet onthouden is dat wanneer je een datum intypt, je eigenlijk een waarde intypt en dat de maateenheid tussen twee opeenvolgende dagen 1 is.

Volg je nog? Natuurlijk volg je nog.

 

Hetzelfde voor uren.
 Typ je een uur in, dan krijgt deze ook een waarde. Welke waarde?
 Wel 1/24ste van een dag, dus 1/24ste van 1
Een voorbeeld maakt dit wel duidelijk.
 Typ je bvb 12:00 in, wat zoveel is als 12 uur, en klikt je de knop "Duizendtalnotatie" (1) in het lint, dan wordt de waarde 0,50 weergegeven, de helft van 1 dus.
 Hetzelfde voor 6:00. Hier wordt de waarde 0,25 weergegeven. Een vierde van 1 dus.
3
Nu we dit allemaal weten, wordt het makkelijk berekeningen op datums en tijd uit te voeren.

Het optellen van uren

 

Wanneer we de som maken van verschillende uren door middel van de knop "Som" in het lint, zien we dat Excel niet het juiste aantal weergeeft (1). Nochtans staat de correcte oplossing toch vermeld in de Statusbalk (2), wanneer we het bereik van de verschillende uren selecteren in het werkblad.

Hoe komt dit?
 Wel, wanneer je uren samentelt, zal Excel standaard de resterende uren weergeven. Met de resterende uren bedoel ik de uren die buiten de maateenheid van 1 vallen of een veelvoud hiervan. Maateenheid van 1 is één dag of 24 uur.
 Volg je nog?

 Ik geef een voorbeeld:
 Je hebt een totaal van 27 uur, dan zal Excel de resterende 3 uur weergeven (27-24=3).
 Heb je een totaal van 50 uur, zal Excel de resterende 2 uur weergeven. Je hebt hier namelijk twee tijdseenheden van 24. (50-48=2)
 In onderstaand voorbeeld heb ik een totaal van 47 uur en 35 minuten, dus geeft Excel me de uitkomst 23 uur en 35 minuten.
4

Hoe lossen we dit op?
Simpel eigenlijk, we wijzigen hiervoor de opmaak van de cel.
 Rechtsklik de cel met de (verkeerde) som, en klik "Celeigenschappen" in het pop-upmenu.
In het dialoogvenster dat verschijnt plaats je in het vak "Type" de "u", dat staat voor de uren, tussen vierkante haken. Hierdoor zal er rekening worden gehouden met de uren hoger dan 24 uur.
 Klik de knop OK wanneer je dit hebt gedaan.
5
Dit is al heel wat beter:
6
Dus telkens wanneer je uren wil optellen waarvan de som meer dan 24 is, plaats dan de "u" tussen vierkante haken [u] in het venster "celeigenschappen".

Exel Cursus Deel74 Klick hier voor open

Datum en tijd (3)     

Lunchtime aftrekken

De simpelste manier om het verschil te berekenen tussen twee tijden, is de ene cel aftrekken van de andere. In onderstaand voorbeeld C3-B3.
 Makkelijk maar niet erg nuttig
1
Meestal zal deze werknemer wel een middagpauze hebben, dus moeten we deze er af trekken.
Als voorbeeld geef ik Peter een lunchtijd van 1 uur.
Moet je er dan 1 aftrekken in de formule?
 Neen, want 1 staat voor 1 dag of 24 uur.
 Dus moet je 1/24ste in mindering brengen.
Dus moet de formule C3-B3-1/24 zijn.
2
 Wanneer je dit op deze manier intypt zal Excel de berekening wel correct uitvoeren, maar toch zijn er twee nadelen.
 Eén, dit is niet erg duidelijk wanneer er iemand anders deze formule zou lezen en twee, wat ga je intypen wanneer de lunchpauze slechts drie kwartier is?
Beter is het wanneer je de minuten aftrekt in de formule.
Hiervoor typ je de formule =C4-B4-"0:45"
 Vergeet het aantal minuten niet tussen aanhalingsteken " " te plaatsen.
3

Lonen uitrekenen

Wanneer je het loon wilt uitrekenen van de gewerkte uren, vermenigvuldig je het uurloon met de gepresteerde uren, maal 24.
 Waarom maal 24?
 Omdat Excel tijden anders behandelt dan cijfers.
 Dat is de enige uitleg dat ik je hierover kan geven.
4

Stel je wil geen uurloon uitrekenen maar een minuutloon.
 Hiervoor voeg je nog eens maal 60 toe aan je formule.
 Mocht je het niet weten, er zijn 60 minuten in een uur.
5

Datumfuncties

Een eerste functie die ik hier ga bespreken is de functie NETTO.WERKDAGEN.
Deze functie doet precies wat het zegt.
Het berekent het aantal werkdagen tussen twee datums.
 6
We beginnen een functie zoals altijd met het is gelijk aan teken (=).
We typen NETTO.WERKDAGEN (
Het eerste argument dat we moeten ingeven is de begindatum, in dit geval C1
We typen puntkomma ; en het tweede argument is de einddatum, C2.
We typen terug een puntkomma ;
Het derde argument zijn de vakantiedagen, dit is optioneel.
Excel kan onmogelijk weten wanneer er voor jou vakantiedagen of feestdagen zijn.
Dus deze plaats je in een lijstje, en dit lijstje, althans het Bereik hiervan, geef je in als derde argument.
Klik Enter op je toetsenbord, en Excel berekent het aantal werkdagen.

Het tweede voorbeeld is de functie DATUMVERSCHIL.
Deze functie berekent het verschil tussen twee datums.
Bijvoorbeeld, ik wil weten hoeveel dagen oud ik ben.

Ik typ het is gelijk aan teken, en typ DATUMVERSCHIL, hoofdletter of kleine letters dat maakt niet uit.
 Ik open de haakjes, en als eerste argument geef ik mijn geboortedatum in, deze staat in cel A1.
 Ik typ ; en geef het tweede argument in, de datum van vandaag, deze staat in cel A2.
 Als derde argument geef ik in, hoe ik het resultaat wil weergeven. Y voor jaren, M voor maanden, en D voor dagen. Plaats dit laatste argument tussen aanhalingstekens.

 In mijn geval wil ik het aantal dagen weten, dus typ ik "d", en klik Enter.
7

 

Exel Cursus Deel75 Klick hier voor open

Overzichten (1)        

Automatisch een overzicht maken

In Excel kunnen we een overzicht maken, om een samenvatting weer te geven van een hele hoop gegevens. Overzichten komen het best tot hun recht, wanneer er een bepaalde structuur zit in de gegevens van ons werkblad.
 De makkelijkste manier om een overzicht te maken, is Excel dit voor ons te laten doen, door middel van de functie "AutoOverzicht".
 Klik hiervoor het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Groeperen" in het lint onder het tabblad "Gegevens" in het lint.
1
Wanneer we gebruik maken van "AutoOverzicht", maakt Excel gebruik van de formules in het werkblad, om een overzicht van rijen, kolommen, of van beiden te maken.
Sinds ik in onderstaand voorbeeld, enkel formules gebruik in kolommen om de totalen te berekenen van mijn kwartalen, zal het resultaat van het "AutoOverzicht" zich enkel baseren op deze kolommen.
 2

 

Om een automatisch overzicht te maken, selecteer je eerst een cel in het Bereik waarvan je een overzicht wil maken.
 Klik vervolgens het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Groeperen", en kies "AutoOverzicht".
 Dit geeft de samenvatting weer bovenaan het werkblad.
 We kunnen de knoppen Plus, Min, 1, en 2 gebruiken om details weer te geven of te verbergen.
 Meer hierover in de volgende les.
 De knoppen 1 en 2 bepalen het niveau van details. Er kunnen maximum 8 niveaus zijn.
3

Had ik in mijn tabel ook formules in een rij, bijvoorbeeld om de totalen te berekenen van de maanden, dan had het resultaat van "AutoOverzicht" zich gebaseerd op kolommen (1) en rijen (2).
4

Manueel een overzicht maken

Een tweede manier om een overzicht te maken is manueel.
Stel, we willen enkel een samenvatting van de verkopen in Europa.
Dan selecteer je eerst het Bereik, zonder titels en totalen, en klik je de knop "Groeperen" in het lint.
 Selecteer het vakje "Rijen" in het dialoogvenster "Groeperen", en klik OK.
5

We kunnen dit herhalen voor elke groep.
 En als laatste nog eens voor alle groepen samen.
Dit geeft ons een overzicht met drie niveaus.
6

 

Exel Cursus Deel76 Klick hier voor open

Overzichten (2)        

1Weergeven van niveaus

Wanneer we een overzicht hebben gemaakt, kunnen we op verschillende manieren, de verschillende niveaus weergeven of verbergen.
               
2. Een eerste manier is door te klikken op de min- en plusknopjes

                              
Een derde manier is door te klikken op de knoppen "Details weergeven" of "Details verbergen" in de groep "Overzicht " in het lint.
Een tweede manier is door te klikken op de niveauknopjes(1,2,3...).
 Het aantal niveauknoppen is afhankelijk van het aantal niveaus.
 Bijvoorbeeld, wens je het eerste niveau te zien in het overzicht klik je het nummertje 1, wens je het tweede niveau te zien klik je het nummertje 2, en zo verder.

Overzichtsymbolen verbergen

Afhankelijk van het aantal niveaus in ons overzicht, kan het overzichtgebied bovenaan en aan de rechterzijde van het venster, wel eens heel wat plaats innemen.
We kunnen deze tijdelijk verbergen.
Om dit te doen klik je de Ctrl + 8 toets op je toetsenbord.
3

Een overzicht verwijderen

Een overzicht verwijderen is even makkelijk dan een overzicht maken. 4
 Klik hiervoor de knop "Degroeperen", en kies de optie "Overzicht wissen".

Let erop dat wanneer je een heel overzicht wist, je deze actie niet ongedaan kunt maken.     
Om bepaalde delen uit een overzicht te verwijderen, selecteer je eerst het Bereik van de groep die je wilt verwijderen.
 Klik de knop "Groep opheffen" in het lint, kies Rijen of kolommen in het dialoogvenster dat verschijnt.
En klik OK

Hebben we een deel van een overzicht verwijderd, kunnen we dit wel herstellen door op de knop "Ongedaan maken" te klikken in het lint.

Subtotalen toevoegen aan een werkblad

We kunnen op elk moment subtotalen toevoegen aan een werkblad door te klikken op de knop "Subtotaal" in het lint. Op deze manier moeten we geen formules gaan invoegen, Excel doet dit voor ons.
 Eerst moeten we onze gegevens sorteren, op de informatie die we wensen te groeperen.
 In onderstaand voorbeeld is dit makkelijk, Europa bij Europa, Amerika bij Amerika, en Afrika bij Afrika.
 Selecteer een cel in het Bereik, en klik de knop "Subtotaal" in het lint.
Opgelet!! Er mogen GEEN blanke rijen of kolommen in ons bereik voorkomen.

Dit opent het dialoogvenster "Subtotalen".
 In het vak "Subtotaal toevoegen aan:" vink ik alle maanden aan waarvan ik een subtotaal wil zien.
 Het vak Functie is standaard ingesteld op SOM, en dat is net wat ik nodig heb.
 We hebben nog een aantal aanvinkvakjes om 1. de huidige subtotalen te vervangen. 2. om Pagina-einden toe te voegen na elke groep. En 3, Overzicht onder gegevens plaatsen.

Wordt dit laatste niet aangevinkt plaatst Excel alle subtotalen en totalen boven de gegevens.
5
Klik OK
Subtotalen (1), Eindtotaal (2), en een overzichtgebied (3) worden automatisch toegevoegd.
6

Subtotalen verwijderen

Om de subtotalen terug te verwijderen, klikken we nogmaals op de knop "Subtotaal" in het lint.
Klik onderaan links in het dialoogvenster, op de knop "Alles verwijderen".
That's it.

Exel Cursus Deel77 Klick hier voor open

Werken met objecten (1)   

Invoegen van een afbeelding

Om een afbeelding in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint.
Se1lecteer de cel waar je de afbeelding wil invoegen, en klik de knop "Afbeelding".

Het dialoogvenster "Afbeelding invoegen" opent. Navigeer naar de foto die je wilt invoegen, en dubbelklik de foto.
Dit plaatst de foto in de cel, die je had geselecteerd in het werkblad.

In het lint wordt het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor afbeeldingen" geopend.
 De mogelijkheden hier zijn enorm en onmogelijk om deze allen te bespreken.
 Dus stel ik voor deze allen eens op je gemak uit te proberen. Er zitten echt wel heel leuke tussen.

Wat ik wel wil vertellen is dat de afbeelding in je werkblad moet zijn geselecteerd, wil je dit tabblad zien.
2

Invoegen van een vorm

Om een vorm in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint.
Klik de knop "Vormen".
Dit opent een drop-downmenu waarin de verschillende vormen verdeeld zijn in acht verschillende groepen. Plus helemaal bovenaan de groep met de laatst gebruikte vormen.
Kies een vorm en klik en sleep de muisaanwijzer in het werkblad (1), tot je de juiste grootte voor de vorm hebt bereikt.
3
Ook hier wordt in het lint het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor afbeeldingen" geopend.
En ook hier zijn de mogelijkheden enorm, en onmogelijk om deze allen te bespreken.

Invoegen van Illustraties

Om een Illustratie in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint.

Klik de knop "Illustratie". Dit opent het taakvenster "Illustraties".
 In het bovenste invulvak kunnen we zoeken op een bepaald zoekwoord.
 In het tweede vak selecteren we de map waarin Excel moet geen zoeken.
 En in het derde vak geven we in welke bestandstypes we willen zoeken.

 Onderaan vinden we nog de link "Clips ordenen...", waar we ook clips kunnen selecteren, kopiëren en plakken.
 "Illustraties op Office Online", waarmee we kunnen gaan zoeken op de Microsoft-site naar Illustraties.
 En als laatste hebben we nog de link "Tips om clips te zoeken", mocht je echt niks vinden.
4

Invoegen WordArt

WordArt laat ons toe een woord of zin, om te zetten in een grafisch bestand.
 Om WordArt in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint, en klik je de knop WordArt.
 Wanneer we deze knop hebben geklikt, wordt ons de WordArtgalerij getoond met verschillende stijlen.

Kies een stijl door deze te klikken.
 Dit toont een tekstvak met de gekozen stijl in ons werkblad.

Typ je tekst.
 Door middel van het tabblad "Opmaak" in het lint, kunnen we deze "tekst" opmaken.
 Er staan echt wel leuke dingen tussen.
5

Exel Cursus Deel78 Klick hier voor open

Werken met objecten (2)   

Invoegen van SmartArt

We gebruiken SmartArt-afbeeldingen om snel en makkelijk onze boodschap over te brengen, door middel van diagrammen.
 Geïntroduceerd in Excel 2007 zijn de SmartArts in Excel 2010 nog wat meer uitgebreid.

 We voegen een SmartArt-afbeeldingen toe door te klikken op de knop "SmartArt" in het tabblad "Invoegen".
 Dit opent het dialoogvenster "SmartArt-afbeelding kiezen".

Dit dialoogvenster is verdeeld in drie delen.
 Het linkse deel (1) toont ons de verschillende categorieën die beschikbaar zijn.
 Het middelste deel (2) toont ons de verschillende lay-outs van de geselecteerde categorie.
 En het rechtse deel (3) toont ons een omschrijving van de geselecteerde lay-out.
1

Kies een categorie in het linkse deel, kies een stijl in het middelste deel, en klik OK in het rechtse deel. Als voorbeeld kies ik er een waar ik ook afbeeldingen aan kan toevoegen.

In de sectie "Hulpmiddelen voor SmartArt" hebben we twee tabbladen, "Ontwerpen" en "Opmaak" waarmee we de opmaak, de stijl en de indeling van de SmartArt kunnen steeds Kunnen wijzigen

 Om tekst toe te voegen aan de SmartArt heb je twee mogelijkheden.
 De eerste mogelijkheid is, je selecteert de tekst (1) in de SmartArt en typt je tekst.
 De tweede mogelijkheid is, je ontvouwt het tekstpaneel (2), en je typt je tekst in de verschillende regels.
 Klik je de Entertoets op je toetsenbord om een nieuwe lege rij toe te voegen.
 Gebruik de tabtoets, en de Shift + tabtoets om tekst onder te delen in titels of subtitels.
 Om tekst te verwijderen selecteer je dat deel van de SmartArt, en klik je de Deletetoets op je toetsenbord.
 Klik het foto-icoontje in het vak om een foto toe te voegen (3).
2

Na foto's te hebben toegevoegd en de opmaak van de SmartArt te hebben bijgewerkt, hebben we dit.

 In het volgende onderdeel gaan we de SmartArt dynamisch maken.
 Klik hiervoor de knop "Converteren naar vormen" (1) in het lint. Dit is trouwens nieuw in Excel 2010.
3

Dynamische SmartArts

Nu onze SmartArt geconverteerd is naar een vorm, kunnen we deze dynamisch maken.
In vier overblijvende tekstvakken wil ik het totaal van het verkochte product ingeven.
 Ik selecteer het tekstvak in wat eens de SmartArt was, en ik typ in de formulebalk de cel die ik hierin wil weergeven. In dit geval dus =D3.
 Herhaal dit voor de overige producten.
 Wijzig je nu een cel in kolom B of kolom C, dan wijzigt het totaal in kolom D en zal automatisch het tekstvak van de SmartArt, van de vorm eigenlijk, worden aangepast.
4

Exel Cursus Deel79 Klick hier voor open

Opmerkingen (1)

Opmerkingen toevoegen

Er zijn een aantal verschillende mogelijkheden om een opmerking toe te voegen aan een cel.

Gelijk welke manier we kiezen, we moeten eerst de cel waar we de opmerking willen toevoegen, selecteren.

Een eerste manier is dus de cel te selecteren. Het tabblad "Controleren" in het lint selecteren. En te klikken op de knop "Nieuwe opmerking".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_081/les81_image001.jpg

Een tweede manier is de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking invoegen" uit het drop-downmenu.

En een derde manier is de cel te selecteren en de Shift + F2 knop op je toetsenbord te klikken.

Een opmerking geeft steeds bovenaan de gebruikersnaam weer.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_081/les81_image002.jpg

Wens je dit te wijzigen, klik je de knop "Bestand" bovenaan het lint, en kies je "Opties".
In het dialoogvenster "Opties voor Excel" kies je het tabblad "Algemeen". Onderaan dit tabblad vind je het vak "Gebruikersnaam:".
Wijzig dit in wat je wilt, en klik OK.

Opmerkingen lezen

Wanneer er een opmerking is toegevoegd aan een cel, heeft deze een rood driehoekje in de rechter bovenhoek.

Als je met de muisaanwijzer over deze cel beweegt, wordt de opmerking getoond zolang de muisaanwijzer over deze cel staat.

Opmerkingen weergeven en verbergen

Met de muisaanwijzer over de cel bewegen, was één manier om de opmerking te lezen.
Een tweede manier is de cel te selecteren,
en te klikken op de knop "Opmerking weergeven/verbergen", of "Alle opmerkingen weergeven", onder het tabblad "Controleren" van het Lint.
Wens je de opmerkingen terug te verbergen, klik je nogmaals op de knop "Alle opmerkingen weergeven".

Wens je de opmerking te verplaatsen, selecteer je de opmerking, en klik en sleept met de rand, die nu is gewijzigd in streepjes, naar de plaats waar je deze wil.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_081/les81_image003.jpg

Wijzigen van opmerkingen

Wens je de tekst in een opmerking te wijzigen, selecteer je de cel, en klik je de knop "Opmerking bewerken" in het lint, onder het tabblad "Controleren".

Dit zal de opmerking weergegeven, en de cursor in het opmerking venster plaatsen.

Ben je klaar met de wijzigingen, selecteer je gelijk welke cel in je werkmap.

Een tweede manier is door de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking bewerken" uit het drop-downmenu.

Opmerkingen opmaken

Om een opmerking op te maken, moeten we deze eerst weergeven en selecteren.

Gebruik de opmaakopties in het tabblad "Start" van het lint, zoals bvb het lettertype, vet, uitlijning etc.

Of klik de knop "Opmaak" in het tabblad "Start" van het lint.

En kies "Opmerking opmaken".

In het dialoogvenster dat verschijnt heb je verschillende opmaakmogelijkheden.

Opmerkingen verwijderen

Om een opmerking uit een cel te verwijderen, selecteer je eerst de cel, en klik je de knop "Verwijderen" in het tabblad "Controleren" van het lint.

Een tweede manier is de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking verwijderen" uit het drop-downmenu.

Exel Cursus Deel80 Klick hier voor open

Opmerkingen (2)

Vorm van opmerking wijzigen

We hebben de mogelijkheid de vorm van de opmerking te wijzigen.

Om dit te doen moeten we de knop "Vorm wijzigen" toevoegen aan de werkbalk "Snelle toegang" of aan het lint.

Als voorbeeld zal ik deze toevoegen aan de werkbalk "Snelle toegang".

Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast deze werkbalk, en kies "Meer opdrachten..." uit het drop-downmenu.

In het dialoogvenster dat verschijnt kies je in het bovenste vak voor "Alle opdrachten" (1).

En helemaal onderaan de lijst selecteer je de knop "Vorm wijzigen" (2).
Klik de knop "Toevoegen" (3), en klik OK.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_082/les82_image001.jpg

De knop "Vorm wijzigen" is nu toegevoegd aan de werkbalk "Snelle toegang".
Selecteer eerst de opmerking, en klik dan de knop "Vorm wijzigen".
Uit het drop-downmenu kies je de vorm door deze te klikken.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_082/les82_image002.jpg

De vorm van de opmerking wordt alleen gewijzigd voor de opmerking die was geselecteerd, niet voor vorig gemaakte opmerkingen, of nog te maken opmerkingen.

Opmerkingen printen

We hebben twee mogelijkheden om de opmerkingen te printen.
Je kunt de opmerkingen op het werkblad printen, en je kunt de opmerkingen na het werkblad printen.
Om de opmerkingen te printen moeten deze worden weergegeven.
Dus klik je eerst de knop "Alle opmerkingen weergeven", in het tabblad "Controleren" van het Lint.
Kies daarna het tabblad "Pagina-indeling" in het lint, en klik het naar rechtsonder wijzend pijltje in de groep "Pagina-instelling".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_082/les82_image003.jpg

Dit opent, wat had je gedacht, het dialoogvenster "Pagina instelling".
Kies het tabblad "Blad".
En klik het naar beneden wijzend pijltje naast het vak "Opmerkingen:".
Uit het drop-downmenu maak je de keuze tussen de twee verschillende mogelijkheden:
"Einde blad" of "Zoals weergegeven op het blad".
Beide keuzes lijken me wel duidelijk.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_082/les82_image004.jpg

Klik de knop "Afdrukvoorbeeld".

Resultaat:

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_082/les82_image005.jpg

Exel Cursus Deel81 Klick hier voor open

Afdrukken van werkbladen (1)

Afdrukvoorbeeld

Het eerste wat je doet voor je een bestand afdrukt, is hiervan een afdrukvoorbeeld bekijken.
Klik hiervoor de knop "Afdrukvoorbeeld" in de werkbalk "Snelle toegang", of indien jij deze niet hebt toegevoegd aan deze werkbalk, klik je de knop "Bestand", en kies je "Afdrukken".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_083/les83_image001.jpg

In beide gevallen opent deze het dialoogvenster "Afdrukken".
In het dialoogvenster "Afdrukken" hebben we in het midden een aantal opties, en aan de rechterzijde een afdrukvoorbeeld.
Het gedeelte "Opties is verdeeld in drie secties.
Je hebt de sectie "Afdrukken" (a), waar me beide opties duidelijk lijken.
Je hebt de sectie "Printer" (b), waar je de keuze maakt uit de printer waarmee je wilt afdrukken.
En je hebt de sectie "Instellingen" (c) waarvan ik de opties eens zal overlopen.
Klikken op het naar benedenwijzend pijltje naast de eerste optie (1), geeft ons een drop-downlijstje waar we de keuze kunnen maken tussen enkel de "actieve bladen af te drukken", "hele werkmap afdrukken", of "Selectie afdrukken".

  • De eerste zal enkel het werkblad afdrukken dat is geselecteerd.
  • De tweede zal alle werkbladen uit de werkmap afdrukken.
  • En de derde zal enkel het ingesteld afdrukbereik afdrukken.
    Dit afdrukbereik stel je in door een bereik te selecteren in het werkblad, de knop "Afdrukbereik" te klikken in het lint, en te kiezen voor "Afdruk bepalen" in het drop-downmenu.

Ik heb meerdere werkbladen in de werkmap die ik allen wens af te drukken, dus kies ik voor "hele werkmap afdrukken".
Met de tweede optie (2) bepalen we de afdrukvolgorde van de pagina's. Dus heb je het aantal afdrukken ingesteld op twee of meer, bepaal je hier de volgorde van afdruk. Eerst alle eerste pagina's, dan alle tweede pagina's enzoverder, of eerst pagina een, dan pagina twee enzoverder.
In de derde optie (3) bepaal je de afdrukstand, staand of liggend. Ook dit moet ik in dit voorbeeld wijzigen naar liggend, anders past niet alles op een blad.
In de vierde optie (4) bepaal je de papiergrootte. A4 lijkt me een goede keuze.
In de vijfde optie (5) kun je de marges van de afdruk instellen en de gegevens in de pagina centreren.
In het voorbeeld wil ik alles een beetje netjes gecentreerd afgedrukt, dus klik ik het naar benedenwijzend pijltje, en kies "Aangepaste marges" in het pop-upmenu.
In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer ik onder het tabblad "Marges" de selectievakjes "Horizontaal" en "Verticaal".
En met de zesde optie (6) kun je eventueel de afdrukgrootte aanpassen.
De verschillende mogelijkheden hier lijken me ook duidelijk.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_083/les83_image002.jpg

Heb je alles naar wens ingesteld, dan zie je het resultaat in het afdrukvoorbeeld:

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_083/les83_image003.jpg

Exel Cursus Deel82 Klick hier voor open

Afdrukken van werkbladen (2)

Pagina-einde invoegen/verwijderen

Excel plaatst pagina-einden in je werkblad, afhankelijk van de instellingen die je hebt ingegeven in het afdrukvoorbeeldvenster of in het lint.

Deze pagina-einden zullen meer dan waarschijnlijk niet altijd staan waar we deze wensen.
Als voorbeeld heb ik de verschillende werkbladen uit de vorige les, allen onder een werkblad geplaatst, en zoals je opmerkt in het afdrukvoorbeeld (1) wordt het pagina-einde niet automatisch op de juiste plaats ingevoegd.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image001.jpg

Bekijk je dit in het werkblad, dan zie je dat de pagina-einden worden weergegeven door een zwarte stippellijn.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image002.jpg

Om deze te wijzigen moeten we in het werkblad zijn, en niet in het afdrukvoorbeeld.
Dus mocht jij je in het afdrukvoorbeeld bevinden, sluit je dit door een ander tabblad te kiezen in het lint. Kies het best het tabblad "Pagina-indeling", hoef je dit straks niet meer te doen.

 

Om het pagina-einde te verplaatsen, selecteer je eerst de cel (1) waarboven je het pagina-einde wil plaatsen.
Je klikt vervolgens het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Einde markering" (2), en kiest "Pagina-einde invoegen" (3) in het drop-downmenu.
Dit plaatst het pagina-einde boven de geselecteerde cel (4).

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image003.jpg

 

Wens je een pagina-einde te verwijderen, selecteer je de cel onder het pagina-einde, je klikt opnieuw het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Einde markering" (2), en je kiest "Pagina-einde verwijderen" in het drop-downmenu.

Kop- en voetteksten

Om kopteksten en voetteksten toe te voegen aan elke pagina, heb je verschillende mogelijkheden.
Een eerst mogelijkheid is de knop "Titels afdrukken" te klikken in het lint onder het tabblad "Pagina-indeling".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image004.jpg

Dit opent het dialoogvenster "Pagina-instelling" waar het tabblad "Blad" is geselecteerd.
Hier kun je een rij ingeven uit het werkblad die zich op elk afgedrukt blad moet komen te staan.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image005.jpg

Wens je echter een kop- en/of een voettekst toe te voegen, selecteer je het tabblad "Koptekst/voettekst.
In het vak "koptekst" en het vak "voettekst" kun je door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje, ondermeer de paginanummer en de werkbladnaam laten weergeven op elke pagina.
Iets uitgebreider wordt het wanneer je de knop "Aangepaste koptekst" of "Aangepaste voettekst" klikt.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image006.jpg

Dit opent een nieuw dialoogvenster waar je door middel van de verschillende knoppen onder andere de tekst kunt opmaken (1), een paginanummer kunt toevoegen (2), een datum kunt toevoegen (3) en een logo kunt toevoegen (4).

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_084/les84_image007.jpg

Er zijn dus nog andere mogelijkheden om kop- en voettekst toe te voegen, maar allen komen neer op hetzelfde principe, linkse vak, midden vak, en rechtse vak.
Dus lijkt het me onnodig deze allen hier te bespreken.

 

Exel Cursus Deel83 Klick hier voor open

Macro's

Wat zijn Macro's?

Macro's zijn kleine programmaatjes die we gebruiken om steeds terugkerende taken automatisch te laten uitvoeren.
Een Macro legt alle handelingen vast die we uitvoeren op ons toetsenbord, en slaat deze op als een Visual Basic programma.
Wanneer we later een macro willen uitvoeren hebben we enkel op een knop te klikken om de hele reeks handelingen, die we eerder hadden opgenomen, uit te voeren.
Stel, op elk werkblad van onze werkmap moeten we onze firmanaam, adres, en telefoon in de linkerbovenhoek plaatsen.
Wanneer we al deze handelingen opnemen in een macro, hoeven we de volgende malen enkel de macro uit te voeren om deze automatisch te herhalen.

Macro opnemen

Om een macro op te nemen klik je de knop "Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro opnemen" uit het drop-downmenu.

Dit opent het "Macro opnemen" dialoogvenster.
In het bovenste vak geven we een naam in voor onze macro.
In het volgende vak geven we eventueel een sneltoets in voor het uitvoeren van onze macro.
Mocht je dit doen, vergewis je ervan dat je geen reeds bestaande sneltoets overschrijft.
In het derde vak bepalen we waar we onze macro willen opslaan.
Ga je voor "Deze werkmap", dan is de macro enkel beschikbaar in de werkmap waarin je momenteel aan het werk bent.
Ga je voor "Persoonlijke macro werkmap", dan is de macro beschikbaar voor alle bestanden die we maken in Excel.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_085/les85_image001.jpg

Eventueel kun je in het laatste vak nog een beschrijving toevoegen.

Klik de knop OK.

Vanaf nu wordt elke handeling die je uitvoert in het werkblad, opgenomen in de macro.

Wanneer je klaar bent, klik je de knop Opname stoppen, die je vindt in de statusbalk onderaan het venster.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_085/les85_image002.jpg

Of klik terug de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Opname stoppen " uit het drop-downmenu.

Macro uitvoeren

Om een macro uit te voeren klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven".
In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je zojuist hebt aangemaakt, en klik je de knop "Uitvoeren".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_085/les85_image003.jpg

Macro bewerken

Om een macro te wijzigen klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven".

In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je wenst te wijzigen, en klik je de knop "Bewerken".

Dit opent de Microsoft Visual Basic applicatie.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_085/les85_image004.jpg

De macronaam wordt bovenaan de macrocode weergegeven.

In de code zelf kan je wijzigingen aanbrengen indien je iets weet over Visual Basic.

Is dit niet het geval, blijf je hier beter af, en sluit je het venster door te klikken op de X, bovenaan rechts.

Macro verwijderen

Om een macro te verwijderen klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven".

In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je wenst te verwijderen, en klik je de knop "Verwijderen".

Exel Cursus Deel84 Klick hier voor open

Beveiligen van werkmappen

Werkblad beveiliging

Om een werkblad te beveiligen selecteer je eerst het werkblad.

Klik vervolgens op de knop "Blad beveiligen" in het tabblad "Controleren" van het lint.

p>http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image001.jpg

Dit opent het dialoogvenster "Blad beveiligen". Standaard zijn er drie vakjes aangevinkt.
Deze zal ons werkblad beveiligen tegen gebruikers die de gegevens in de cellen wensen te wijzigen.
Meerdere vakjes aanvinken in dit dialoogvenster, zal gebruikers van ons werkblad ervan weerhouden deze actie uit te voeren.
Wanneer je het vak voor het wachtwoord leeg laat, zal iedereen die het werkblad heeft geopend, de beveiliging kunnen opheffen.
Heb je een wachtwoord ingegeven, onthoud dit dan, anders kun je geen wijzigingen meer aanbrengen in je werkblad.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image002.jpg

Om de beveiliging op te heffen, klik je de knop "Beveiliging opheffen".

Indien je werkblad was beveiligd met een paswoord, heb je dit paswoord ook nodig om de beveiliging op te heffen.

Werkmap beveiliging

Om een werkmap te beveiligen klik je de knop "Bestand" in het lint, kies je de categorie "Info", klik je de knop "Machtigingen" en klik je de optie "Versleutelen met wachtwoord".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image003.jpg

In het dialoogvenster dat verschijnt geef je een eerste maal het wachtwoord in en klik je OK.
Vervolgens geef je nog een tweede maal het paswoord in, en klik je nogmaals OK.

Opgelet:
Excel kan zoekgeraakte of vergeten wachtwoorden niet herstellen, dus bewaar het op in een lijst met wachtwoorden en bijbehorende bestandsnamen op een veilige plaats.

Cellen beveiligen

Wanneer je heel wat tijd hebt gestoken in het maken van formules, denk ik dat het nuttig is deze cellen te beveiligen tegen andere gebruikers die per ongeluk of opzettelijk deze gegevens wijzigen

 

Het eerste wat je doet is het hele werkblad ontgrendelen.

Selecteer eerst het hele werkblad door op de knop "Alles selecteren" te drukken, links bovenaan het werkblad.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image005.jpg

Klik vervolgens onder het tabblad "Start" in de groep "Lettertype" op het naar onderwijzend pijltje (1) om het dialoogvenster te openen.
In het dialoogvenster "Celeigenschappen" selecteer je het tabblad "Bescherming" (2), en verwijder je het vinkje voor de optie "Geblokkeerd" (3).
Klik vervolgens de knop OK (3)

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image004.jpg

Hierdoor worden alle cellen in het werkblad ontgrendeld.

Selecteer vervolgens in het werkblad alleen de cellen die je wilt vergrendelen.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image006.jpg

Klik vervolgens onder het tabblad "Start" in de groep "Lettertype" opnieuw op het naar onderwijzend pijltje, om het dialoogvenster te openen.

In het dialoogvenster "Celeigenschappen" selecteer je opnieuw het tabblad "Bescherming", en klik je het vinkje voor de optie "Geblokkeerd", zodat dit nu word geselecteerd.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image007.jpg

Vervolgens selecteer je het tabblad "Controleren" in het lint, en klik je de knop "Blad beveiligen".
Geef het gewenste wachtwoord in, en klik de knop OK.

Herhaal nogmaals dit wachtwoord ter bevestiging, en klik OK

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image008.jpg

Wanneer je nu een van deze cellen wenst te wijzigen, zal er een venster verschijnen met het bericht dat deze cel is beveiligd.

Wens jij later deze beveiligde cellen toch te wijzigen, moet je hiervan eerst de beveiliging opheffen door de respectievelijke knop in het lint te klikken.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_086/les86_image009.jpg

Ook hiervoor heb je het paswoord nodig natuurlijk, dus onthoud het.

Excel en Word

Kopiëren en plakken als link

Wanneer we gegevens uit ons Excelbestand kopiëren naar een Word-document als link, zal deze worden bijgewerkt wanneer we dit wijzigen in ons Excelbestand.

Om gegevens uit ons Excelbestand te kopiëren als link, selecteren we eerst het Bereik in Excel.
Vervolgens klikken we de knop "Kopiëren", of klikken Ctrl + C op ons toetsenbord.

We openen ons Word-document, en klikken het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Plakken".

In het pop-upmenu kies je de derde optie "Koppelen en bronopmaak behouden" of de vierde optie "Doelstijlen koppelen en gebruiken"

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image001.jpg

De informatie die wordt ingevoerd in het Word-document is gelinkt met ons Excelbestand, wat betekent dat elke wijziging die we uitvoeren in het Excelbestand, zal ook worden gewijzigd in ons Word-document.

Importeren van een tekstbestand in Excel

Excel laat ons toe gegevens te importeren uit Word.

Als voorbeeld heb ik een Word-document met verschillende leden, maar later besef ik dat ik deze lijst beter in Excel had gemaakt.

Moet ik dan alles overtypen? Neen.

We kopiëren alles naar Excel.

Maar voor we dit kunnen doen moeten we ons Word-document opslaan als tekstbestand.
Dus klik je de knop "Bestand" in je Word-document, en klik je "Opslaan als..." in het drop-downmenu.
Sla het bestand op als .txt bestand.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image003.jpg

Open het Excelbestand, en klik de knop "Van tekst" in het lint onder het tabblad "Gegevens".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image002.jpg

In het dialoogvenster dat verschijnt navigeer je naar het zojuist opgeslagen txt-bestand, je selecteert het, en je klikt de knop "Importeren".
Dit start de wizard "tekst importeren".
In de eerste stap van de Wizard is het vak "Gescheiden" geselecteerd, dus hoeven we enkel de knop "Volgende" te klikken.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image004.jpg

In stap 2 van de Wizard selecteer ik het selectievakje "Komma". In dit geval is het mooi meegenomen dat mijn gegevens in het Word-document waren gescheiden met een komma. Is dit bij jou niet het geval kan je steeds een ander scheidingsteken selecteren, of er een typen in het vak "Overige".
Klik de knop "Volgende".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image005.jpg

En in de laatste stap, stap drie, klik je de knop "Voltooien".

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image006.jpg

In het volgende venster geef je in waar je de gegevens wil hebben, en klik je de knop OK

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image007.jpg

Dit plaatst alle gegevens uit het Word-document in verschillende cellen van het Excelbestand, zonder ook maar een letter te hebben getypt.

http://www.gratiscursus.be/Excel_2010/images/images_les_087/les87_image008.jpg

Einde cursus Exel 10