Onze Bolerostraat
te Nijmegen

 

Cursus Outlook deel 1 klick hier voor open

Kennismaken met Outlook 2016

Wat is Outlook?

Outlook is in de eerste plaats een e-mailapplicatie.
Ik zeg in de eerste plaats, want dit is waar Outlook het meest voor wordt gebruikt, maar Outlook is veel meer. Met Outlook beschik je ook over een agenda en een takenlijst. Door gebruik te maken van al deze opties kun je al je afspraken, vergaderingen, taken, verjaardagen, en weet ik veel wat nog meer, op een vrij eenvoudige en overzichtelijke manier bijhouden.
Al deze mogelijkheden zullen worden besproken in deze cursus.

De gebruikersinterface

Voor we verder gaan met de cursus zal ik even de werkomgeving bespreken.
Dit maakt het later, wanneer ik het heb over een of ander onderdeel, makkelijker om te volgen.
Bovenaan hebben we de "Menubalk".
Door te klikken op de verschillende knoppen in de menubalk, wijzigen we de opties in het lint. Meer over het lint in het volgende onderdeel van deze les.
Aan de linkerzijde vinden we de navigatiebalk.
Door een andere applicatie te selecteren in de navigatiebalk, wijzig je ook de verschillende opties in het lint.
Aan de rechterzijde van Outlook 2016 hebben we de "Takenbalk", en onderaan vinden we de "Statusbalk". In de takenbalk vinden we een agenda met de verschillende afspraken en taken van de dag, die is geselecteerd in de kalender.
Om venters te minimaliseren klik je het naar links- of rechtswijzende pijltje bovenaan het venster (1).
Om de afmetingen van een venster te wijzigen, plaats je de cursor tussen twee vensters (2), en klik en sleep je tot je de gewenste afmetingen hebt bereikt.

1

 

Is het deelvenster met de verschillende applicaties te smal ingesteld, dan woorden deze vertikaal weergegeven aan de rand van het deelvenster.

1b

Het lint

We hebben de mogelijkheid de knoppen in het lint aan te passen.
Klik hiervoor de knop "Bestand" in de menubalk, dit brengt ons in de Backstage weergave, en klik "Opties".
Om terug te keren naar Outlook" klik je he naar linkswijzend pijltje.

3

Dit opent het venster "Opties voor Outlook".
Kies de optie "Lint aanpassen", en je kunt knoppen toevoegen aan, of verwijderen uit het lint.
De standaard-knoppen die aanwezig zijn in het lint kun je niet verwijderen, je kunt deze echter wel verbergen.
Klik hiervoor het vakje voor de knop, zodat het vinkje wordt verwijderd.
Om een opdracht toe te voegen aan het lint, moet je eerst een nieuwe groep maken.
Dus klik de knop "Nieuwe groep", en wijzig eventueel de naam hiervan door de knop "Naam wijzigen" te klikken.
Vervolgens selecteer je de opdracht in het linker gedeelte van het venster, je selecteert de nieuwe groep in het rechter gedeelte van het venster, en je klikt de knop "Toevoegen".
Hetzelfde wanneer je een toegevoegde opdracht wil verwijderen.
Selecteer de opdracht aan de rechter zijde, en klik de knop "Verwijderen".
Heb je er een knoeiboeltje van gemaakt en wens je terug de ingestelde standaardknoppen te hebben in het lint, klik je de knop "beginwaarden", en kies je "Alle aanpassingen opnieuw instellen" in het drop-downmenu.

De werkbalk Snelle toegang

Net hetzelfde dan het lint kunnen we de werkbalk "Snelle toegang" aanpassen.
Hiervoor gaan we ook naar de "backstage" weergave, en kiezen "Werkbalk snelle toegang".
Selecteer de opdracht in het linker gedeelte, en klik de knop "Toevoegen".
De opdracht "Afdrukken" lijkt me wel een actie die ik regelmatig uitvoer, dus deze opdrachtknop voeg ik toe aan de werkbalk. Jij doet wat je wenst natuurlijk.

 

Aanpassen werkomgeving

Dat we de grootte van de verschillende deelvensters in Outlook kunnen aanpassen, had ik je reeds verteld. Hiervoor plaats je de muisaanwijzer tussen twee vensters, en wanneer deze wijzigt in een dubbel pijltje, klik en sleep je deze tot je de gewenste afmeting hebt bereikt.
Maar er is meer, zo kunnen we bijvoorbeeld het navigatievenster in de applicatie "E-mail" minimaliseren, en zelfs uitschakelen.
Zo kunnen we bijvoorbeeld het leesvenster van de e-mail onderaan plaatsen, in plaats van rechts.
En zo kunnen we bijvoorbeeld de inhoud van de takenbalk naar onze eigen behoeften aanpassen.
Heb je bijvoorbeeld geen afspraken, dan is het ook onnodig deze te laten weergeven.

Je ziet het, mogelijkheden genoeg om de werkomgeving van Outlook naar jouw behoeften in te stellen.
Je moet deze maar eens proberen.

Het vak "Vertel wat je wilt doen"

Nieuw in Outlook 2016, en dit is trouwens voor elke applicatie van Office 2016, is het vak "Vertel wat je wilt doen".
Dit vervangt de vroegere Help-knop en is ook wat meer uitgebreid in de informatie die je krijgt.
Maar is dit een reden om over te schakelen naar versie 2016?
Heel kort, "Neen".

Cursus Outlook deel 2 klick hier voor open

E-mailaccounts

E-mailaccount toevoegen

Het eerste wat we doen wanneer we met Outlook willen werken, is een e-mailaccount aanmaken.
Zonder deze kunnen we geen e-mail ontvangen, noch versturen.
Om een e-mailaccount te maken moeten we in de backstage weergave zijn.
Klik hiervoor de knop "Bestand" (1) in de menubalk.


Klik de knop "Account toevoegen" (2).

  

Dit opent het venster "Account toevoegen".
In het eerste vak van het venster geef je de account een naam. Maakt niet uit welke naam, zolang jij maar kunt onthouden van wie dit account is.
In het tweede vak geef je het e-mailadres in.
En in het derde en vierde vak typ je het paswoord dat je voor dit e-mailadres van je provider hebt gekregen.
Klik de knop "Volgende".

 

Mocht het om één of andere reden toch zijn dat Outlook niet automatisch een verbinding kan maken met de e-mailserver, kan je nog steeds de gegevens manueel ingeven door het vakje voor de tekst "Hndmatig instellen of extra servertypen" te selecteren.
Klik ook hier de knop "Volgende", klik nogmaals de knop "Volgende".

 

Kies het servertype, en klik "Volgende".

 
Geef alle informatie die je hebt gekregen van je Provider in, en klik het laatste venster de knop "Toevoegen.

 
Outlook zal alle tests uitvoeren, en wanneer alle test zijn uitgevoerd, klik je de knop "Sluiten".

E-mailaccount verwijderen

Om een e-mailaccount te verwijderen keren we terug naar de backstage weergave door de knop "Bestand" te klikken in de menubalk (1).

 
Indien je meerdere accounts hebt, selecteer je eerst de account die je wenst te verwijderen door het naar benedenwijzend pijltje te klikken (2).
 Vervolgens klik je de knop "Accountinstellingen" (3).
 En klik "Accountinstellingen..." in het pop-upmenu (4).

 
In het venster "Accountinstellingen" is het e-mailadres reeds geselecteerd (1), het enige wat jij nog hoeft te doen is de knop "Verwijderen" te klikken (2).

In het waarschuwingsvenster dat verschijnt klik je de knop "Ja".

alt
Cursus Outlook deel 3 klick hier voor open

E-mailberichten versturen  

Nieuw E-mailbericht schrijven

Voor we ook maar iets kunnen versturen, moeten we ons e-mailbericht eerst schrijven, of beter gezegd typen. Lijkt me logisch.
Wens je een e-mail te versturen selecteer je de applicatie E-mail (1) in de Navigatiebalk, en klik je de knop "Nieuwe e-mail" in het lint (2)

.

Ter informatie: Je kunt een e-mail versturen vanuit elke applicatie, maar dan klik je eerst de knop "Nieuwe items" (1) in het lint, en klik je vervolgens "E-mailbericht" in het drop-downmenu (2).

  
Hoe je het ook doet maakt niet uit, er verschijnt een nieuw blanco e-mailbericht.

Tekst opmaken

Om de tekst in onze e-mail op te maken hebben we een aantal mogelijkheden.
Hoe je tekst wil opmaken maakt niet uit, het eerste wat je moet doen is deze selecteren.
De eerste mogelijkheid vinden we onder het tabblad "Bericht " in het lint.

 

Een tweede mogelijkheid vinden we onder het tabblad "Tekst opmaken". Hier vinden we de meeste opties voor het opmaken van tekst

En een derde mogelijkheid is de 'Mini werkbalk'.
 Deze verschijnt wanneer je tekst hebt geselecteerd, en je de muisaanwijzer lichtjes naar boven beweegt.

Aangezien al deze knoppen voor het opmaken van tekst ons wel allen bekend zullen zijn, ga ik hierover niet verder uitweiden. Mocht dit voor jou toch niet het geval zijn, lees dan even de cursus Word, hierin worden deze uitvoerig besproken.

E-mailbericht versturen


Eénmaal het e-mailbericht is geschreven en opgemaakt, klik je de knop "Verzenden", links bovenaan het e-mailbericht

.

Het verzonden bericht vind je nu terug in de map "Verzonden items".

 
Wens je om een of andere reden het bericht nog niet te versturen, maar wil je deze bijhouden tot later, dan klik je het X-icoontje in de rechterbovenhoek van de e-mail.
Dit zal een waarschuwingsvenster tonen waar je de vraag wordt gesteld of je het bericht wil opslaan.
Kies je "Nee", dan ben je al je werk kwijt.
Kies je voor "Ja", dan wordt het nog niet verzonden bericht opgeslagen in de map "Concepten".

 
Wens je later het bericht verder te bewerken of te versturen, dubbelklik je het bericht in de map concepten.
Dit zal het e-mailbericht opnieuw openen, waar je het kunt bewerken en/of versturen.
 

Cursus Outlook deel 4 klick hier voor open

E-mailberichten ontvangen (1)

E-mailbericht ontvangen en beantwoorden

Om je e-mail te ontvangen selecteer je het tabblad "Verzenden/ontvangen", en klik je de knop "Alle mappen verzenden/ontvangen" in het lint.
Dit zal alle berichten van alle accounts ontvangen, en eventuele nog niet verzonden berichten verzenden.
Alle ontvangen berichten worden in de map "Postvak IN" geplaatst, van de betreffende account.
Ik heb hier maar een account, maar ik kan me best voorstellen dat jij er meerdere hebt.

Heb je nieuwe berichten ontvangen, dan word deze map in het vet weergegeven, en word er naast de map tussen haakjes weergegeven hoeveel nieuwe berichten er zijn.
Wanneer je een bericht hebt gelezen, en dit niet langer is geselecteerd in de map "Postvak IN", dan zal deze niet langer in het vet verschijnen, en zal het aantal tussen haakjes, met een verminderen.

Heb je er meerdere, en wens je enkel van een account de mail te ontvangen, dan klik je de knop "Verzend-/ontvangstgroepen" in het lint, en je kiest de account waarvan je de e-mail wil ontvangen in het lijstje (A).

Om e-mail te beantwoorden selecteer je het bericht in de map "Postvak IN".
Je selecteert het tabblad "Start", en je klikt de knop "Beantwoorden" (1).
Of je klikt beantwoorden in het deelvenster aan de rechter zijde (2).

In het tweede geval typ je de tekst in het invulvak, in het eerste geval typ je het antwoord in het venster.
Klik de knop "Verzenden" wanneer je klaar bent.
Merk op dat jouw tekst, het antwoord dus, boven de ontvangen tekst komt te staan. En zo hoort het ook.

E-mailbericht doorsturen

Het kan wel eens voorvallen wanneer je een bericht ontvangt waarvan je denkt, dit is iets voor die of die, dan kun je dit bericht doorsturen.
Om een bericht door te sturen selecteer je het ontvangen bericht, je selecteert het tabblad "Start", en je klikt de knop "Doorsturen".
Of je klik de knop "Doorsturen" in het berichtenvenster.

 
In het eerste geval opent dit het bericht in een nieuw venster, in het tweede geval in een deelvenster.
In beide gevallen heb je het vak "Aan..." waar je het e-mailadres intypt van de persoon naar wie je deze wil doorsturen.
Zoals je kunt zien is het onderwerp van de mail aangevuld met de letters FW.
FW is de afkorting voor Forward, wat het Engelse is van doorsturen.
Klik de knop "Verzenden" wanneer je klaar bent met het intypen van de geadresseerde.
Eventueel kun je ook aan dit bericht nog wat tekst toevoegen.

CC en BCC

Ik zal nog even uitleggen voor wat die vakken CC en BCC dienen.
In het vak CC kunnen we een ander e-mailadres ingeven, waarnaar we het bericht willen sturen.
In het vak "BCC", gebruiken we wanneer we willen voorkomen, dat ontvangers van uw bericht, de emailadressen van iedereen zien staan.
Wanneer het vak BCC bij jou niet zichtbaar is, kies je het tabblad "Opties", en je klikt de knop BCC.

De knop "Van" selecteer je wanneer je meerdere e-mailaccount hebt aangemaakt, en je een ander e-mailadres wil gebruiken waarmee je het bericht wil versturen.
Klik het naar benedenwijzend pijltje, en kies het e-mailaccount waarmee je het bericht wil versturen.

Cursus Outlook deel 5 klick hier voor open

E-mailberichten ontvangen (2)

Automatiseren verzenden en ontvangen

Ik heb je reeds verteld hoe je e-mailberichten verzend en ontvangt, maar we kunnen dit ook automatisch laten doen door Outlook.
Kies hiervoor het tabblad "Verzenden/ontvangen", klik het naar benedenwijzend pijltje naast de knop "Verzend-/ontvangstgroepen" in het lint, en dubbelklik de optie "Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren".

Dit opent het dialoogvenster "Groepen voor verzenden/ontvangen".
In dit dialoogvenster vinden we standaard de groep "Alle accounts".
Door de instellingen te wijzigen voor deze groep, kun je o.a. het automatisch verzenden en ontvangen voor deze groep instellen.

Door te klikken op de knop "Bewerken" openen we een volgend dialoogvenster.

In dit venster zien we aan de linkerzijde alle accounts die zijn opgenomen in deze groep.
Heb jij er meerdere, dan worden deze allen vermeld in deze kolom.
Selecteer je een account, dan worden de ingestelde opties voor dit account vermeld in het venster.
Al deze opties lijken me duidelijk.
Wens je een geselecteerde optie uit te schakelen, klik je het aanvinkvakje van deze optie.
Door te klikken op de knop "Accounteigenschappen" openen we nog een venster.

 
waarin we alle instellingen voor deze account kunnen aanpassen.

Nieuwe groep maken

Wens je een nieuwe groep met e-mailaccounts aan te maken, klik je de knop "Nieuw".
Geef de groep een naam, en klik de knop OK.

 
De zojuist aangemaakte groep wordt vermeld in het dialoogvenster.
Wens je accounts toe te voegen aan deze groep, klik je de knop "Bewerken" en selecteer je het account die je wil toevoegen aan deze groep.
Wens je een groep te verwijderen, selecteer je de groep en klik je de knop "Verwijderen".

 
Wanneer je werkt met verschillende groepen, hoe je niet voor alle accounts je e-mail op te vragen, maar kun je de groep selecteren waarvoor je dit wenst te doen, in het lint.

Cursus Outlook deel 6 klick hier voor open

E-mailberichten ontvangen (3)  

Berichten opvolgen 

Een handige optie in Outlook is de mogelijkheid dat we e-mailberichten kunnen opvolgen.
Je kunt verzonden berichten opvolgen, en je kunt ontvangen berichten opvolgen.
Om een ontvangen bericht op te volgen selecteer je het bericht in het Postvak IN, en je klikt vervolgens de knop "Opvolgen" in het lint.
In het drop-downlijstje dat verschijnt, hebben we een aantal opties.
Al deze lijken me wel duidelijk.

Kies je voor "Aangepast" opent een nieuw venster waarin kun je o.a. zelf kunt bepalen op welke dag en op welk uur, de herinnering zal plaats vinden.

 
Is een bericht gemarkeerd voor opvolging, verschijnt er een vlagje naast het bericht.
Klik je dit vlagje, dan wordt de opvolging aanzien als uitgevoerd (A).
Rechtsklik je dit kun je de markering als voltooid ongedaan maken, of eventueel een andere optie kiezen (B)

 
Om een te verzenden bericht te markeren voor opvolging klik je de knop "Opvolging" in het lint.

 
Heb je hier gekozen voor "Aangepast", dan is het venster dat verschijnt lichtjes anders dan het venster "Aangepast" bij de ontvangen berichten.
In dit venster hebben we namelijk twee secties.
Eén voor jezelf, en één voor de ontvanger.
Alle opties voor beide secties lijken me wel duidelijk.
Ter informatie:
Het opvolgen van berichten voor de geadresseerde werkt enkel wanneer de geadresseerde werkt met Outlook. Niet wanneer deze gebruik maakt van een andere e-mailapplicatie.

Heb je de knop OK geklikt verschijnt er bovenaan een bericht dat je duidelijk maakt dat na het verzenden van het bericht, het bericht wordt opgevolgd.
In dit bericht staat welke instellingen je hebt gebruikt voor de opvolging.

Cursus Outlook deel 7 klick hier voor open

E-mail algemeen (1)  

Kleurcategorieën

Voor ik verder ga met het onderwerp "E-mail categoriseren", wil ik het eerst even hebben over de verschillende kleurcategorieën en waarom we deze gebruiken.  

Sinds Outlook 2007 hebben we de optie "kleurcategorieën".
Hiermee kunnen we op een snelle, visuele manier items aanpassen en van elkaar te onderscheiden, waardoor het veel makkelijker wordt om informatie te vinden tussen alle items over hetzelfde project. Bijvoorbeeld, stel dat je een feestje wil geven waar er te eten en te dansen valt. Dan hebben we een aantal taken te volbrengen, een aantal e-mails te versturen en een aantal agendapunten in te vullen. 
 
Wanneer we nu al deze onderdelen voorzien van dezelfde kleurcategorie, zal het veel makkelijker worden alle verwante items van dit project terug te vinden. 

Voor je een kleurcategorie kunt toewijzen, moet deze in de lijst met kleurcategorieën zijn opgenomen. Standaard zijn er reeds een aantal kleurcategorieën ingesteld. 

Wanneer we een standaardkleurcategorie voor het eerst aan een item toewijzen wordt je gevraagd de categorie een andere naam te geven. In dit dialoogvenster kun je ook de kleur van de categorie wijzigen en/of een sneltoets kiezen.

Wanneer je een sneltoets instelt, kun je met één muisklik een kleurcategorie toewijzen aan een item in uw Postvak IN of in een willekeurige berichtenlijst.  

We hebben de mogelijkheid om op elk ogenblik de naam, de kleur en de sneltoest van een categorie aan te passen, of een categorie te verwijderen.

Kies hiervoor op "Alle categorieën" zodat het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt geopend.

Selecteer de kleurcategorie in het dialoogvenster dat je wil toekennen en klik één van de verschillende optieknoppen aan de rechterzijde van het dialoogvenster.

E-mail categoriseren

Net zoals alle andere items in Outlook kunnen we ook aan een e-mail een (kleur)categorie toekennen.
Om een e-mail onder te brengen in een categorie klik je de knop "Categoriseren" (1) in de werkbalk, en kies je een categorie uit het drop-downmenu. Een tweede manier is het icoontje "Snelklikken" te klikken aan de rechterzijde van het bericht (2), naast het vlaggetje. 

In het eerste geval opent dit een drop-downmenu met een lijstje van de verschillende categorieën, in het tweede geval geeft dit de e-mail de standaard ingestelde waarde voor de categorie in.

Hoe we categorieën toevoegen had ik reeds vermeld. Hoe we de standaard instelling van de categorie wijzigen zal ik je nu uitleggen. Klik hiervoor de knop "Categorieën" in de werkbalk, en kies "Snelklikken instellen" uit het drop-downmenu.

Dit opent een klein venstertje waarin je de standaardcategorie bepaald door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje, je categorie te kiezen en te klikken op de knop OK.

Je hebt ook de mogelijkheid meerdere categorieën toe te wijzen aan één e-mailbericht.
Om de categorieën te wissen klik je de optie "Alle categorieën wissen" in het drop-downmenu.
Maar dat had je wel al zelf uitgedacht denk ik.

 

Cursus Outlook deel 8 klick hier voor open

E-mail algemeen (2)  

     

Mappen

Om wat orde te brengen in alle inkomende en uitgaande e-mail, kunnen we deze onderbrengen in verschillende submappen. Dit zal het ons later makkelijker maken een e-mail terug te vinden.
 
De standaard mappen die Outlook bevat zijn o.a. "Postvak IN", "Postvak UIT", "Ongewenste e-mail", "Verwijderde items" en nog een aantal.
Een nieuwe map maken kan op verschillende manieren.
Een eerste manier is het tabblad "Map" te selecteren en te klikken op de knop "Nieuwe map".
Een tweede manier is een map te rechtsklikken en te kiezen voor "Nieuwe map" in het pop-upmenu.

De eerste manier opent dit het venster "Nieuwe map maken" (1).
In het bovenste vak geef je de map een naam.
In het tweede vak bepaal je wat je in deze map wil plaatsen. Dit kunnen taak-items zijn of agenda-items, eigenlijk alles wat Outlook in zijn mars heeft.

Een tweede manier is de map te rechtsklikken en te kiezen voor "Nieuwe map".
 Dit opent een invulvak waarin je de map een naam geeft (2).
Zoals je ziet in onderstaande afbeeldingen zijn beide submappen aangemaakt in de map
 "Postvak IN" (3).

Bericht verplaatsen

Om een bericht te verplaatsen van de ene map naar de andere hebben we een aantal mogelijkheden.
Een eerste manier, en misschien wel de vlugste, is deze te klikken in de berichtenlijst en deze te slepen naar de map waarin je dit bericht wil plaatsen.

 
Een tweede manier is het bericht te rechtsklikken in de berichtenlijst en te kiezen voor de optie "Verplaatsen..." in het drop-downmenu.
In het menu dat verschijnt kies je dan de map waarnaar je dit bericht wil verplaatsen.
 
Wens je meerdere berichten te verplaatsen selecteer je eerst de berichten, en klik en sleep je deze naar de map waarin je deze wil.
Om onder elkaar liggende berichten te selecteren hou je de Shifttoets op je toetsenbord ingedrukt. Om niet onder elkaar liggende berichten te selecteren hou je de Ctrl-knop op je toetsenbord ingedrukt.
 
Van alle berichten in de berichtenlijst kunnen we een taak maken, een contactpersoon maken of deze plaatsen in onze agenda. Het enige wat je hoeft te doen is deze e-mail te klikken en te slepen naar het betreffende programma in de navigatiebalk.
Is dit makkelijk of is dit makkelijk??
 

Berichten verwijderen

Om een bericht te verwijderen rechtsklik je het bericht in de berichtenlijst, en kies je "Bericht verwijderen" in het drop-downmenu.
Vlugger kan het door het bericht te selecteren en de Delete-knop op je toetsenbord te klikken.

Op welke manier je het ook doet, dit plaatst het verwijderde bericht in de map "Verwijderde items".

 
Heb je wat te vlug op de Delete-toets op je toetsenbord geklikt en heb je een bericht verwijderd dat je niet mocht verwijderen, niet getreurd, je kunt dit nog steeds van de map "Verwijderde items" naar de map van je keuze slepen.
 
Om alle berichten uit de map "Verwijderde items" te verwijderen rechtsklik je deze map in de navigatiebalk en kies je "de map "Verwijderde items" leegmaken" in het drop-downmenu.
Opgelet wanneer je een bericht uit de map "Verwijderde items" verwijderd, dan ben je het voorgoed kwijt.
 

Toegevoegde bestanden

Wanneer je een e-mail ontvangt waaraan een bijlage is gekoppeld krijg je een paperclipje te zien naast het icoontje "snelklikken".

Om een bijlage te openen dubbelklik je dit in het leesvenster.
Maar pas op, het is hiermee dat virussen worden verspreid. Mijn motto is: weet je niet van wie het bestand komt, open het dan NIET.
Zelfs als ik de afzender ken, zal ik nog steeds eerst de bijlage scannen alvorens ik dit open.
IK heb het misschien al duizend keer gezegd en ik zal het misschien nog duizend keer moeten zeggen, maar open het niet wanneer het niet is gescand.

 
Wens je een voorbeeld van de bijlage weer te geven in het leesvenster selecteer je de bijlage bovenaan, en klik je de knop "Voorbeeld van bestand weergeven".
Hou er rekening mee wanneer je een voorbeeld bekijkt van de bijlage in het leesvenster, je dit bestand eigenlijk opent. Met andere woorden, is het bestand besmet met een virus, en open je een voorbeeld in het leesvenster, dan heb je vodden. Ik wil je hier niet echt bang maken hoor, maar ik wil wel dat je eerst even nadenkt alvorens je een bijlage opent. Om een bijlage te kunnen scannen moet je het eerst opslagen. Rechtsklik hiervoor het bestand en kies "Opslaan als" in het drop-downmenu.
 Kies de plaats op je harde schijf waar je het wil opslaan en klik de knop "Opslaan".
 Navigeer nu naar het opgeslagen bestand, rechtsklik dit en kies "Scannen met Norton antivirus".
 Wanneer jij een ander antivirusprogramma hebt geïnstalleerd staan op je computer zal dit natuurlijk anders noemen.
 Wanneer Norton, of wat dan ook, gedaan heeft met scannen en je zijn zegen geeft voor het openen van het bestand, ben je toch al een heel pak geruster. Niet dat het altijd ok is.
 Maar ja, daar zullen we mee moeten leren leven zeker.
 

Cursus Outlook deel 9 klick hier voor open

E-mail algemeen (3)  

Zoeken

Soms kan het wel eens voorkomen dat je een e-mail niet kan terugvinden, hoe goed je deze ook hebt ingedeeld in verschillende mappen. Hiervoor hebben we de functie "zoeken".
Typ hiervoor in het vak "zoeken" het woord, of een deel van het woord, dat voorkomt in de e-mail waarop je wil zoeken. 

 
Outlook zal standaard de e-mails zoeken in de geselecteerde map waarin het woord voorkomt dat je hebt getypt in de map die is geselecteerd in de navigatiebalk.
In bovenstaande foto is dit de submap "Werk".
Heb je geen resultaten, dan kan je Outlook laten zoeken in alle submappen of alle Outlook items.

Wanneer je de muisaanwijzer beweegt over een gevonden resultaat, zal Outlook je alle gegevens over deze e-mail tonen in een kadertje, ook de map waar deze e-mail zich bevindt.

Invoegen van items

Wanneer we een e-mail samenstellen hebben we de mogelijkheid verschillende items aan deze toe te voegen.
Al deze items vinden we in het lint onder het tabblad "Invoegen".
Allen lijken me wel duidelijk, maar laat me toe deze eens vlug te overlopen. 

 
Als eerste hebben we de knop "Bestand".
Dit is, voor wie het niet zou weten, een bijlage.
Klikken op de knop zal een venster openen waarin je navigeert naar het bestand dat je wil bijvoegen, het selecteert en op de knop "Invoegen" klikt.
Dit voegt het vak "Bijvoegen" toe aan je e-mail met daarin het zojuist ingevoegd bestand. 
 
De tweede knop is "Item".
Dit kan elk Outlookitem zijn, bijvoorbeeld een andere e-mail, of een contactpersoon, of een agenda. Gewoon alle items uit Outlook.
In het dialoogvenster "Item toevoegen" heb je de keuze uit het item toevoegen als tekst, of als bijlage. Klik OK wanneer je klaar bent. Heb je gekozen voor de optie "Invoegen als tekst", zal het item als tekst worden toegevoegd in je e-mail. 
Heb je gekozen voor de optie "Invoegen als bijlage" zal het item worden toegevoegd als bijlage?

De derde knop is "Visitekaartje".

Klikken op deze knop zal een lijstje weergeven met de laatste door jou toegevoegde visitekaartjes, en met de optie "Andere visitekaartjes". 
De vierde knop "Agenda" zal het dialoogvenster "Agenda per e-mail verzenden" openen waar we in het bovenste vak de agenda kiezen die we willen toevoegen aan de e-mail.
In het tweede vak kies je het datumbereik van deze agenda.
In het derde vak kies je de details die wil verzenden van deze agenda.
Je hebt hiervoor drie mogelijkheden die me allen wel duidelijk lijken.
En klikken op de knop "Weergeven" onder de sectie "Geavanceerd:" opent het dialoogvenster met nog meer opties. 

 
Deze functie is trouwens handig wanneer je met verschillende personen werkt aan één en hetzelfde project. Hiermee kun je deze personen op een vrij vlugge manier inlichten wanneer je nog tijd over hebt om verder te werken aan het gezamenlijke project.
Wanneer je klikt op de knop OK zal de agenda worden ingevoegd in de e-mail, en zal deze ook worden toegevoegd als bijlage. Dit laatste is enkel handig wanneer de begunstigde ook over Outlook beschikt. 
En als laatste knop, nummer 5, hebben we nog de optie "Handtekening".
Meer over "Handtekeningen" zal ik je vertellen in een latere les. p

Meer invoegopties vind je de sectie "Tabellen" en "Illustraties" in het lint. Ik ga deze niet bespreken want voor diegenen onder jullie die ook met andere applicaties van Office werken, en dat zal wel de grote meerderheid zijn, zullen deze wel allemaal bekend voorkomen.

Cursus Outlook deel 10 klick hier voor open

E-mail algemeen (7)   

     

Spelling

Net als in andere Officeapplicaties kunnen we ook in Outlook de spelling in onze e-mail controleren.

Om de spelling te controleren kies je het tabblad "Controleren" en klik je de knop "Spelling en grammaticacontrole" in het lint.

Of Word, Excel, of gelijk welke andere Officeapplicatie dit goed doet heb ik mijn twijfels.

Maar omdat ik ook maar tot mijn vijftien naar school ben geweest zal ik, en ook jij, het hiermee toch maar moeten doen.

Wanneer je dus deze knop hebt geklikt en Outlook een fout denkt te hebben gevonden, opent het dialoogvenster "Spelling en grammaticacontrole".

Omdat dit voor elke applicatie van Office hetzelfde is ga ik hierover niet verder uitwijden.

Klikken op het onderste deel van de knop "Spelling en grammaticacontrole" opent en drop-downmenu met meerdere opties. Onder meer "Synoniemenlijst", "Woorden tellen" en meer van dat.
Of ze nuttig zijn, laat ik aan U over.
 

Bericht opnieuw verzenden

Wanneer om één of andere reden de geadresseerde je e-mail niet heeft ontvangen, kun je deze nogmaals verzenden.

Selecteer hiervoor eerst de map "Verzonden berichten" in de navigatiebalk.
Dubbelklik de reeds eerder verzonden e-mail om deze te openen, klik de knop "Acties" en kies "Dit bericht opnieuw verzenden" in het drop-downlijstje.

Een tip misschien.
 Laat je niet te vlug wijsmaken dat iemand een e-mail niet heeft ontvangen. Naar mijn weten komt dit heel zelden voor. Met de nadruk op 'heel'.

Een e-mail 'Bounced' of een e-mail wordt geleverd.

'Bouncen' van een e-mail betekent dat hij terugkomt naar de afzender.
Wanneer komt hij terug naar de afzender, wel enkel wanneer deze niet leverbaar is, bijvoorbeeld wanneer het e-mailadres van de begunstigde niet klopt.

Wanneer zal iemand je proberen wijsmaken dat hij een e-mail van jou niet heeft ontvangen?
Wel als er een factuurtje aanhangt misschien, of wanneer je deze persoon een taak oplegt misschien.
Er zijn eigenlijk wel reden genoeg, maar meestal ben jij wel de dupe.
 

Bericht intrekken

Wanneer je een e-mailbericht hebt verzonden die je beter niet had verzonden, bijvoorbeeld je hebt om één of andere reden je schoonmoeder de huid vol gescholden in een e-mail, maar je moet haar later die dag nog een gunst vragen, dan heb je de mogelijkheid deze e-mail in te trekken.
Of met andere woorden, zorgen dat deze niet wordt geleverd.

Dubbelklik hiervoor de verzonden e-mail om deze te openen, klik de knop "Andere acties" en kies "Dit bericht intrekken" in het drop-downmenu.

Dit werkt alleen wanneer jij en de ontvanger gebruik maken van een Microsoft Exchange Server, en wanneer dit bericht nog niet is geleverd.

Aangezien ik, noch mijn schoonmoeder, gebruik maken van een Microsoft Exchange Server zal ik me maar gaan excuseren zeker. 

Handtekeningen

Outlook 2010 geeft ons de mogelijkheid om de tekst waarmee we ons
e-mailbericht afsluiten, te automatiseren.
Een dergelijke afsluiting noemen we een handtekening.

Voor er een handtekening automatisch kan worden toegevoegd, moeten we er eerst een aanmaken, dat is nogal logisch.

Een eerste manier om een handtekening te maken is de knop "Extra" in de menubalk te klikken, kies "Opties", selecteer je het tabblad "E-mailindeling" en klik je de knop "Handtekeningen".

Een tweede manier om een handtekening te maken is de knop "Handtekening" in het lint te klikken van een nieuwe e-mail, en te kiezen voor "Handtekeningen".

In beide gevallen opent dit het dialoogvenster "Handtekeningen en e-mailpapier".
Klik de knop "Nieuw".
In het venstertje dat verschijnt geef je de handtekening een naam, bv "zakelijk", en klik je de knop OK.

Omdat we voor elke e-mailaccount een verschillende handtekening kunnen maken, selecteer je in het vak e-mailaccount het e-mailadres waarvoor je een handtekening wil maken.
In de twee onderliggende vakken bepaal je welke handtekening je wil toekennen aan een nieuw bericht en aan een antwoord.
Ik heb er nog maar één dus deze keuze is vlug gemaakt.

Typ je de tekst die je aan elke e-mail automatisch wil toevoegen, en maak deze eventueel op met de opties in de opmaakwerkbalk, of voeg een visitekaartje, een foto of hyperlink toe.

Klik de knop OK wanneer je klaar bent, of klik de knop "Nieuw" wanneer je een handtekening voor een ander e-mailaccount wil aanmaken.
Wanneer je kiest voor deze tweede optie zal je worden gevraagd of je de eerste handtekening wil opslaan.

Telkens wanneer ik nu een email verstuurd zal, afhankelijk met welke account ik de e-mail verstuur, de handtekening automatisch worden ingevoegd.
Wens ik deze toch nog te wijzigen klik je de knop "Handtekening" in het lint, en kies je een andere handtekening.

Wens je geen handtekening mee te sturen, selecteer je alles in het bericht en klik je de Delete-knop op je toetsenbord.

Cursus Outlook deel 11 klick hier voor open

E-mail algemeen (8)   

Ontvangst-/Leesbevestiging

Wanneer we een e-mail versturen kunnen we de ontvanger een ontvangst- en/of leesbevestiging vragen.
Selecteer hiervoor het tabblad "Opties" in het lint van het e-mailbericht.
Selecteer de vakjes voor de tekst "Vragen om ontvangstbevestiging" en/of "Vragen om leesbevestiging".

De ontvanger zal een bericht krijgen of hij deze mail wil bevestigen.
Antwoord hij hierop positief, dan wordt naar jou het bericht verstuurd dat ie dit bericht heeft gelezen. Dit wordt ook vermeld in het leesvenster wanneer je de e-mail selecteert.

Hetzelfde kun je zien in de map "Verzonden items".
Dubbelklik hiervoor de verzonden e-mail.
Selecteer de optie "Controleren" in het lint.

Dit is misschien handiger wanneer je de e-mail hebt verstuurd naar meerdere personen.
Zo kun je steeds zien wie deze allemaal heeft gelezen.
Allé, als ze antwoorden toch.  

Antwoorden richten aan

Wanneer we een e-mail versturen kunnen we Outlook 2010 zo instellen dat, wanneer de ontvanger van een e-mail jouw bericht beantwoordt, dit antwoord wordt doorgestuurd naar een ander e-mailaccount dan het account waarmee je het bericht hebt verzonden.

Kies hiervoor het tabblad "Opties" in het lint van het nieuwe e-mailbericht.
Klik de knop "Antwoorden richten aan"

Wanneer je hierop hebt geklikt verschijnt het dialoogvenster "Berichtopties".

In de sectie "Bezorgingsopties" selecteer je het vakje voor de tekst "Antwoorden verzenden naar", en typ je het e-mailadres in het invulvak waar je de antwoorden op jouw e-mail wil ontvangen.
Indien dit adres zich ook bevindt in de lijst met contactpersonen kun je de knop "Namen selecteren" klikken en deze persoon uit de lijst selecteren.

Klik de knop OK om het dialoogvenster "Contactpersonen" te sluiten, en klik de knop "Sluiten" om het dialoogvenster "Berichtopties" te sluiten.
Wordt jouw e-mail nu beantwoord door de ontvanger, dan zal dit antwoord toekomen in het zojuist geselecteerde e-mailaccount.

Cursus Outlook deel 12 klick hier voor open

E-mail algemeen (9)  

Stemknoppen

In Outlook hebben we de mogelijkheid om stemmen te verzamelen via e-mail.

Stel je wil het personeel opslag geven, maar je weet niet of iedereen dit wel leuk zal vinden.

Selecteer hiervoor het tabblad "Opties" in het lint en klik de knop "Stemknoppen gebruiken".

In het drop-downmenu heb je drie keuzes om de stemming te beantwoorden.
Wens je echter je eigen antwoorden in te vullen kies je voor de optie "Aangepast".

De laatste optie zal het dialoogvenster "Berichtopties" openen waar je het vakje "Stemknoppen gebruiken" selecteert" en in het invulvak jouw persoonlijke antwoorden typt.
De verschillende antwoorden moeten worden gescheiden door een puntkomma (;).

Hoeveel antwoorden je maximum kunt ingeven weet ik niet, maar ik heb eens geprobeerd met vijf, en dit was geen probleem, zolang je deze maar scheidt door een puntkomma.

Klik de knop "Sluiten wanneer je hiermee klaar bent.
Klik de knop "Verzenden" in het e-mailbericht wanneer je ook de vraag hebt ingetypt. Mocht je dit vergeten zou diegene die je stemming ontvangt niet eens weten voor wat hij/zij moet stemmen.
 
Wanneer de ontvanger van je e-mailbericht het bericht leest ziet hij in het leesvenster de tekst "Klik hier als u wilt stemmen".
Word op deze tekst geklikt dan wordt een lijstje getoond met de mogelijke antwoorden.
Wordt er een selectie gemaakt dan zal de vraag worden gesteld het antwoord moet worden verstuurd, of je het eerst nog wat wil aanpassen.

Klik de knop OK en jouw stem wordt verstuurd.
In het bericht dat de ontvanger krijgt wordt de melding weergegeven dat er is gestemd op zijn e-mail en hoe.

 
Tip: 
Ook hiervan kunnen we een overzicht zien van de verschillende stemmen.
Dubbelklik hiervoor de verzonden e-mail met de stemming, en selecteer de optie "Controleren" in het lint.
 

Ongewenste mail

Net als in de vorige versie van Outlook heeft ook de versie 2010 een map "Ongewenste e-mail".
Deze map dient om de meest duidelijke gevallen van Spam te onderscheppen op basis van filtering.
Deze filter analyseert elk bericht op inhoud en structuur, en probeert zo te achterhalen of het al dan niet om spam gaat.
Denkt Outlook dat het een ontvangen bericht Spam is, dan zal hij dit bericht plaatsen in deze map. Het is dus aanbevolen deze map regelmatig te controleren om te kijken of Outlook geen betrouwbare berichten in deze map heeft geplaatst.

Heeft Outlook een bericht in de map "Ongewenste e-mail" geplaatst dat toch een betrouwbaar bericht blijkt te zijn, dan kan je dit bericht slepen naar de map "Postvak IN".

Komt het regelmatig voor dat betrouwbare berichten worden aanzien als Spam, of Spam wordt aanzien als een betrouwbaar bericht, dan kunnen we de opties hiervoor aanpassen.

Klik hiervoor het tabblad "Start" in de menubalk, en klik de knop "Ongewenste e-mail" in het lint.

In het dialoogvenster "Opties voor ongewenste e-mail" kies je het tabblad "Opties", en klik je de knop "Ongewenste e-mail".
 

Standaard staat het beschermingsniveau ingesteld op "Laag".
Wens jij echter een hoger of helemaal geen beschermingsniveau in te stellen, selecteer je het vakje voor deze optie.
Ik veronderstel dat al deze opties in dit dialoogvenster me wel duidelijk lijken.  

Onder het tabblad "Veilige afzenders" kun je zelf e-mailadressen toevoegen die jij beschouwt als betrouwbaar en die Outlook beschouwt als Spam. Op die manier zal e-mail die afkomstig is van dit e-mailadres in de toekomst beschouwd worden als betrouwbaar, en niet meer als Spam.
 
Onder het tabblad "Veilige geadresseerden" kun je wanneer je deel uitmaakt van een adreslijst of een distributielijst, deze namen aan jouw lijst met veilige geadresseerden toevoegen, zodat berichten die je naar deze e-mailadressen of domeinnamen verzendt, nooit als ongewenst worden behandeld. 
 
Onder het tabblad "Geblokkeerde afzenders" kun je berichten van een bepaalde afzender blokkeren door het e-mailadres of de domeinnaam van de afzender toe te voegen aan de lijst met geblokkeerde afzenders. Wanneer je een afzender aan deze toevoegt, worden alle inkomende berichten van deze afzender in Outlook naar de map Ongewenste e-mail verplaatst, ongeacht de inhoud van het bericht. 
 
Onder het tabblad "Internationaal" hebben we twee knoppen.
Met de eerste kunnen we ongewenste e-mailberichten blokkeren die uit door jou opgegeven landen of regio's komen.
Met de tweede kun je alle e-mailadressen blokkeren in taalcoderingen (tekensets) die jij opgeeft. 
 
Je ziet het, mogelijkheden genoeg dus, maar of dit allemaal helpt heb ik zo mijn twijfels.
Ik krijg nog alle dagen Spam. Zoveel zelfs mocht ik alle keren een doosje Viagra hebben gekocht wanneer ik hierover e-mail had gekregen, ik nu wel tenor zou zijn.

Cursus Outlook deel 13 klick hier voor open

E-mail algemeen (10)  

Regels

Een andere manier om onze e-mails te organiseren zijn "Regels".
Regels zijn automatische acties die worden uitgevoerd wanneer in- of uitgaande e-mails aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Wanneer je een regel hebt gemaakt, wordt deze door Outlook toegepast wanneer een bericht in het Postvak IN binnenkomt of wanneer je een bericht verstuurt.
Bijvoorbeeld, je hebt een regel gemaakt waarbij een e-mail die het woord "Vergadering" bevat in het onderwerp, automatisch in de map "Vergaderingen" moet worden geplaatst.
Hoe doen we dat?
Uiteraard moet je eerst wel de map "Vergaderingen" aanmaken.
Vervolgens kies je het tabblad "Start" boven het lint, lik je Regels in het lint, en kies je "Regels en waarschuwingen beheren" in het pop-upmenu.

Dit opent het dialoogvenster, wat had je gedacht, "Regels en waarschuwingen":

 
Standaard vermeldt dit dialoogvenster reeds één regel.
Wat deze regel doet lijkt me wel duidelijk, maar voor diegenen die het toch niet weten. Deze regel verwijderd door de afzender toegekende kleurcategorieën.
 

Om een regel te maken klik je de knop "Nieuwe regel".
In stap 1 van het dialoogvenster "Wizard Regels" hebben we twee manieren om een regel te maken.
1. Je kunt één maken van een sjabloon, bv "Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen".
2. Je kunt één maken van een lege regel.

Wanneer je kiest voor de eerste optie, dan kun je in stap 2 van de wizard door te klikken op de blauwe onderlijnde tekst, makkelijk op een vlugge manier de tekst en de map ingeven.

Wanneer je kiest voor de tweede optie is het iets meer werk, maar kun je de regel iets meer specifiëren.

Zoals altijd kies ik voor het meeste werk en begin ik met een nieuwe regel, dus selecteer ik "Berichten controleren als deze aankomen", en klik de knop "Volgende".

Dit opent het tweede venster van de Wizard.
In het tweede venster van de wizard hebben we een aantal voorwaarden waaruit we kunnen kiezen door deze te selecteren. Je kunt zoveel voorwaarden aan één regel toekennen dat je wenst.
Ik wil enkel dat e-mail met het onderwerp "vergadering" in de map "vergaderingen" komt te staan, dus heb ik genoeg aan de voorwaarde "met specifieke tekst en onderwerp".
Ik selecteer deze voorwaarde en klik in stap 2 de koppeling "specifieke tekst".
Dit opent een venstertje waar ik de tekst ingeef, "vergadering" dus, klik de knop "Toevoegen", en klik de knop OK.

Ik klik de knop "Volgende" op verder te gaan.
Dit brengt me in het tweede dialoogvenster van de wizard.

In het tweede venster kies ik de actie "verplaats dit bericht naar map" en klik de koppeling "naar map".
In het venstertje dat opent selecteer ik de map waarnaar ik deze mails wil verplaatsen, "Vergaderingen" dus, en klik de knop OK.

Klik de knop "Volgende".
In het derde venster kun je eventueel uitzonderingen toevoegen aan de regel. Al deze lijken me wel duidelijk.
Klik de knop "Volgende".  

In het laatste venster van de wizard geef je een naam voor deze regel in.
De twee mogelijke opties in dit dialoogvenster lijken me wel duidelijk.
 Klik je de knop "Voltooien".
De nieuwe regel is nu toegevoegd aan het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen".

Cursus Outlook deel 14 klick hier voor open

Contactpersonen (1)  

Contactpersoon toevoegen

Nieuwe contactpersonen toevoegen aan de databank is makkelijk.
Om een contactpersoon toe te voegen selecteer je eerst de applicatie "Contactpersonen"in het navigatievenster.
Vervolgens kies je het tabblad "Start", en klik je de knop "Nieuwe contactpersoon toevoegen".

Dit opent een nieuw contactpersoon-venster.
Bovenaan het venster hebben we vier tabbladen:
"Contactpersoon", "Invoegen", "Tekst opmaken" en "Controleren".
Onder elk van deze tabbladen vinden we een aantal knoppen.
Een aantal bespreek ik in deze les, een aantal in een volgende les.

Wanneer we gegevens intypen in een vak aan de linkerzijde (1), wordt dit na het kiezen van een ander invulvak, onmiddellijk getoond in het "voorbeeldkaartje" aan de rechter zijde.
Al deze vakken lijken me duidelijk, dus hoef ik hierover geen verdere uitleg te verschaffen.
Ik kan misschien vertellen dat wanneer je een foto wil toevoegen aan je contactgegevens, je de plaats voor het invoegen van een foto dubbelklikt.
Je navigeert op je harde schijf naar de foto die je wil gebruiken.
Je deze selecteert, en klikt op de knop "OK".

De zojuist ingevoegde contactpersoon is toegevoegd aan het lijstje.

Weergave-mogelijkheden

In Outlook hebben we verschillende weergaves om onze contactpersonen weer te geven.
Standaard is de weergave "Visitekaartjes" ingesteld.

Ik zal je tonen hoe je deze weergave wijzigt, en hoe je sommige van deze weergaves aanpast.

Selecteer het tabblad "Beeld" boven het lint.
Door middel van de zoom-schuifregelaar kun je de grootte van de visitekaartjes aanpassen in het venster.
Klik de knop "Weergave wijzigen" om het beeld met het overzicht vanje contactpersonen te wijzigen.

 
In het pop-upmenu kies je een van de vier weergavemogelijkheden.
"Visitekaartje", "Kaart", "Telefoon" of "Lijst".

Wanneer je hebt gekozen voor de weergave "Kaart", dan kun je de breedte van de kolommen aanpassen door je muisaanwijzer tussen de kolommen te plaatsen, en wanneer deze wijzigt in een dubbel pijltje, te klikken en te slepen.

De "Lijstweergave" geeft je dan wel meer informatie. Maar je moet hiervoor de kolombreedte of de scrolbalken gebruiken om deze te zien.

 

Cursus Outlook deel 15 klick hier voor open

Contactpersonen (2)  

     

Weergave aanpassen

Om de weergave van het gekozen weergave-type te wijzigen, klik je de knop "Weergave-instellingen" in het lint.

Dit opent het dialoogvenster "Weergave-instellingen".
Meer bepaalt het venster weergave-instellingen voor de weergave "Telefoon".
Dus had je een ander weergave-type ingesteld voor je de knop "Weergave-instellingen" had geklikt, dan had het weergave-instellingenvenster voor dit type weergave geopend.
Ik ga ze hier niet allemaal bespreken, je moet deze wanneer je wat tijd hebt allen maar eens overlopen.

In het dialoogvenster kunnen we de contactpersonen groeperen, sorteren, filteren, en nog meer van deze opties.
Ook deze ga ik hier niet allemaal bespreken, deze zijn overduidelijk wanneer je deze klikt.
Ik zal een voorbeeld gevendoor het aantal kolommen aan te passen in de weergave.
Ik klik dus de knop "Kolommen".

Dit opent een tweede venster waar we aan de linkerzijde de beschikbare kolommen vinden, en aan de rechterzijde de gebruikte kolommen.
Wens je een bepaalde kolom toe te voegen, selecteer je deze in het linker lijstje en klik je de knop "Toevoegen".
Wens je een kolom te verwijderen, selecteer je deze in het rechter lijstje, en klik je de knop "Verwijderen".
Wens je zelf een kolom toe te voegen die niet in het lijstje aan de linkerzijde voorkomt, dan klik je de knop "Nieuwe kolom". Geef de nieuwe kolom een naam, een type, en een notatie.

Ben je klaar, klik je de knop OK, en klik je nogmaals de knop OK.

Wat overblijft zijn enkel de gewenste kolommen.

Gegevens contactpersoon wijzigen

Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen, dubbelklik je deze in de lijst, maakt niet uit welk type weergave.
Dit opent opnieuw het contact-venster van deze persoon, waar je de wijzigingen in kunt aanbrengen.
Ben je klaar klik je de knop "Opslaan en sluiten".
Contacten groeperen
Wanneer we verschillende contactpersonen hebben die allen eenzelfde interesse hebben, kunnen we deze groeperen.
We kunnen dit bijvoorbeeld doen voor al onze leden uit onze bridgeclub, of voor alle vertegenwoordigers van een bepaalde firma, alles wat je wil groeperen is mogelijk.

Om contactpersonen in te delen in een groep klik je de knop "Nieuwe groep contactpersonen" in het lint, onder het tabblad "Start".

 
In het groepvenster geef je deze groep een naam, bijvoorbeeld "kaartclub".
Vervolgens klik je de knop "leden toevoegen" in het lint.

 
In het venster dat verschijnt dubbelklik je de personen die je wenst toe te voegen aan de groep.
Ik heb er nu niet veel, maar het is maar een voorbeeld.
Heb jij er honderden, dan kun je in het vak "Zoeken" een naam of een deel van een naam intypen, en klikken op de knop "Zoeken". Dit zal het makkelijker maken een bepaalde persoon te vinden.
Klik de knop OK wanneer je alle contacten hebt toegevoegd aan je groep.

 
Al wat je nu nog hoeft te doen is de knop "E-mail" te klikken, en alle personen in je groep zullen deze mail ontvangen.
Kun je trouwens zien in het vak "Aan" van get e-mailbericht.

Cursus Outlook deel 16 klick hier voor open

Contactpersonen (3)  

Afdruk samenvoegen (1)

In Outlook hebben we de mogelijkheid de contactpersonen, of beter gezegd de contactadressen, samen te voegen met een brief, enveloppen en mailinglabels. Net hetzelfde als in Word .

Het eerste wat we hiervoor moeten doen, is de kolommen bepalen die we willen opnemen in onze mailinglabels. Met andere woorden, we verwijderen de overtollige kolommen en voegen eventueel kommen toe.

Om kolommen te verwijderen rechtsklik je de kolomtitel, en je kiest "Deze kolom verwijderen".

Om kolommen toe te voegen rechtsklik je een kolomtitel, en je kiest "Veldkiezer".

Dit opent het venster "Veldkiezer" waaruit je de velden sleept in de titelbalk, die je nodig hebt.

OK.
Nu we enkel nog de kolommen overhouden die we nodig hebben voor het samenvoegen van de afdruk, kunnen we verder gaan.

Selecteer eerst de adressen die je wenst te gebruiken.
Om alle adressen te selecteren klik je het bovenste adres, je houdt de shift-toets op je toetsenbord ingedrukt, en je klikt het onderste adres.
Om niet onder elkaar liggende adressen te selecteren hou je de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt.
Eénmaal alle adressen zijn geselecteerd, klik je de knop "Afdruk samenvoegen".

We gaan verder in de volgende les

Cursus Outlook deel 17 klick hier voor open

Contactpersonen (4)  

     

Afdruk samenvoegen (2)

Dit opent het venster "Contactpersonen gebruiken voor Afdruk samenvoegen".
In de sectie "Contactpersonen" kies je of je alle contactpersonen, of je enkel de geselecteerde contactpersonen wil opnemen. Ik heb in dit voorbeeld maar vier contactpersonen, dus zal ik deze maar allemaal opnemen.
In de sectie "Samen te voegen velden" selecteer je of je alle velden wil opnemen, of enkel de velden uit de huidige weergave. Tenzij je enkel de naam en het adres hebt ingevuld voor alle contactpersonen, kies je hier voor de tweede optie.
Daarom hebben we trouwens ook de kolommen toegevoegd en verwijderd.

Tenzij je een bestand hebt waar je deze samenvoeging wil inbrengen, kies je in de volgende sectie "Nieuw document". Anders selecteer je "Bestaand document", en klik je de knop "Bladeren".

Als documenttype kies ik in dit voorbeeld "Adresetiketten". En als "Samenvoegen naar", een nieuw document.
Wens jij deze te printen of te mailen, dan kies je uiteraard deze optie in het drop-downmenu.
Klik de knop OK.

 
Dit opent Microsoft Word, welke ons een waarschuwingsvenster laat zien.
Klik de knop OK

 
Dit opent een volgend venster, waar je de knop "Instellen" klikt.

  
Dit opent een volgend venster.
In dit venster kies je het etiketformaat.
Ik kan niet weten over welke etiketten jij beschikt, dus hier zal je zelf de instellingen voor moeten bepalen.
Klik de knop OK.

 
Dit brengt ons terug in het Word-document.
Klik de knop "Adresblok".

In het volgende venster wordt ons gevraagd welke notatie je wil hebben, of je er een bedrijfsnaam aan wil toevoegen en of je er het postadres aan wil toevoegen.
Het postadres kan hij blijkbaar niet vinden, dus moeten we hem wat helpen.
Klik hiervoor de knop "Velden vergelijken".

 
Dit opent het venster "Velden vergelijken"
Het veld "Bedrijf" heeft hij gevonden, dus dit is goed.
Het veld "Adres 1" heeft hij niet gevonden, dus klikken we het naar benedenwijzend pijltje en kiezen het veld "Werkadres".
Dat is alles wat we nodig hebben en klikken de knop OK

 
We gaan verder in de volgende les

Cursus Outlook deel 18 klick hier voor open

Contactpersonen (5)  

Afdruk samenvoegen (3)

Klik vervolgens de knop "Etiketten bijwerken".

  
Dit voegt het <<Adresblok>> toe aan elk record.
Klik de knop "Voorbeeld van het resultaat".

 
Dit geeft alle records weer zoals ze zullen worden afgedrukt op de labels.
Eventueel kun je deze hier nog bewerken, maar dit is meer iets voor de cursus Word 2010.

 
Wanneer er alles prima uitziet, klik je de knop "Voltooien en samenvoegen" en kies "Afzonderlijke documenten bewerken".

 
In het volgende venster kies je "Alles", we willen namelijk alle records afdrukken, en klik je de knop OK.

 
Het Word-document dat we zojuist hebben gemaakt krijgt automatisch de naam "Etiketten1".

 
Wens je deze nu af te drukken kies je de optie "Afdrukken" in de backstage-weergave.

Cursus Outlook deel 19 klick hier voor open

Contactpersonen (6)  

     

Contactpersonen afdrukken

De contactlijst afdrukken kunnen we op verschillende manieren.
Een eerste manier is de knop "Afdrukken" te klikken in de werkbalk "Snelle toegang".
 Een tweede manier is het tabblad "Bestand" te kiezen in de menubalk, en te kiezen voor de optie "Afdrukken". 

 
In beide gevallen brengt dit ons in de Backstage-weergave, waar de optie "Afdrukken" is geselecteerd.
Aan de rechterzijde van het venster zien we een voorbeeld van hoe de contactadressen zullen worden afgedrukt.
In het midden van het venster vinden we een aantal stijlen. Kies je een andere stijl, dan zal deze in het voorbeeldvenster worden aangepast.
Wens je een bepaalde stijl aan te passen klik je de knop "Afdrukopties".

  
Dit opent een tweede venster, waar je o.a. door middel van de knop "Pagina-instelling" deze instellingen kunt wijzigen.

 
Je kunt het aantal kolommen en rijen aanpassen onder het tabblad "Opmaak".
Je kunt het papiertype wijzigen onder het tabblad "papier".
En je kunt een kop- en/of voettekst toevoegen onder het tabblad "Koptekst.voettekst".

 
Al deze instellingen moet je maar eens rustig bekijken, want het lijkt me een onmogelijke opgave deze hier allen te bespreken.
 

Cursus Outlook deel20 klick hier voor open

Agenda (1)  

Meerdere agenda's maken

Wanneer je Outlook hebt geïnstalleerd beschik je over één agenda (1).
Om deze te openen selecteer je de applicatie "Agenda" (2), wat had je anders gedacht.
Met de weergaveknoppen in het lint (3) wijzig je het type weergave.
Met de pijltjestoetsen links bovenaan de agenda (4), navigeer je tussen de verschillende datums.
Afhankelijk van het gekozen weergavetype zal je hiermee door de verschillende dagen, weken of maanden navigeren.

 
Om een tweede agenda te maken rechtsklik je de bestaande agenda, en kies je "Nieuwe agenda" in het pop-upmenu.
In het venster dat verschijnt geef je de agenda een naam, en klik je de knop OK.
Let er op dat de map "Agenda" is geselecteerd.

De tweede agenda wordt toegevoegd aan de navigatielijst (1).
Slechts een agenda is geopend.
Wens je deze beiden te openen, klik je het aanvinkvakje voor de zojuist aangemaakte agenda (2).
Om een agenda te verwijderen rechtsklik je deze, en kies je "Agenda verwijderen" in het pop-upmenu.
Let op!
Wanneer je een agenda verwijdert, zullen ook alle afspraken en taken die in deze agenda staan vermeld, verdwijnen.

Om de naam van een agenda te wijzigen, rechtsklik je de agenda en kies je "Naam van agenda wijzigen".

Wens je de kleur van een agenda te wijzigen, rechtsklik je deze en kies je "Kleur" in het pop-upmenu.

 
De standaard-agenda kun je niet verwijderen, noch de naam hiervan wijzigen.
Wat je wel kunt doen is, net als elk andere agenda, deze verbergen.
Rechtsklik deze hiervoor en kies "Agenda verbergen", of klik nogmaals op het selectievakje voor de agenda.

Werktijden instellen

Ik kan me best voorstellen dat niet iedereen dezelfde werkuren en werkdagen heeft.
Dit kunnen we instellen in de backstage weergave van Outlook.
Klik de knop "Bestand" in de menubalk, en klik "Opties" in de backstage-weergave.
Dit opent het venster "Opties voor Outlook".
Kies het tabblad "Agenda".
Bovenaan het tabblad "Agenda" kunnen we onze werkuren, en onze werkweek instellen.
Ik denk dat deze opties wel duidelijk zijn.
Klik de knop OK wanneer deze naar je zin zijn ingesteld;

Cursus Outlook deel 21 klick hier voor open

Agenda (2)

Tijdschaal instellen

Standaard is de tijdschaal van een agenda ingedeeld in 30 minuten.
Wens je dit te wijzigen selecteer je het tabblad "Beeld" in de menubalk, klik je de knop "Tijdschaal" in het lint, en kies een van de vooraf ingestelde tijdschalen in het drop-downmenu.
Wanneer je de tijdschaal wijzigt, zal ook het blok dat het uur voorstelt, wijzigen.
Zo zal bijvoorbeeld een tijdschaal van 15 minuten een uurindeling hebben van 4 blokjes, terwijl de tijdschaal van 30 minuten slechts 2 blokjes heeft.
Dit lijkt me wel logisch.
Er zijn slechts twee halfuren in een uur, en er zijn vier kwartieren in een uur.

Feestdagen instellen

In Outlook hebben we de mogelijkheid de feestdagen in te stellen van verschillende landen.
Dit is wel handig, vooral bij het plannen van meetings.
Niets zo vervelend dan een meeting te hebben gepland op een feestdag. Toch?

Om de feestdagen in te stellen keren we terug naar de backstage-weergave van Outlook.
Kies de applicatie "Agenda" en onder de sectie "Agenda-opties" klik je de knop "Feestdagen toevoegen".

 
In het venster dat verschijnt, kun je een of meerdere landen selecteren waarvan je de feestdagen wil zien in je agenda.
Heel handig voor diegenen die samenwerken met verschillende personen in verschillende landen.

Tijdzones

Voor diegenen die samenwerken met personen uit andere landen is het misschien wel interessant hiervoor de tijdzones weer te geven in de agenda.
Keer hiervoor terug naar de backstage-weergave.
Kies de applicatie "Agenda", en onder de sectie "Tijdzones" selecteer je het vakje "Een tweede tijdzone weergeven".
Selecteer uit de lijst de tijdzone die je wil weergeven.
Bijvoorbeeld UTC-6, welke de tijdzone voor New York is.
Klik de knop Ok wanneer je klaar bent.
En je zult zien dat beide tijdzones nu zijn toegevoegd aan je agenda.

Agendakleur

Telkens we een nieuwe agenda aanmaken, zal Outlook voor deze een kleurtje instellen.
Wens je dit te wijzigen selecteer je het tabblad "Beeld", klik je de knop "Kleur" in het lint, en kies je een kleurtje in het drop-downmenu.

Weeknummers weergeven

Om de weeknummers weer te geven in de maandweergave van je agenda keren we terug naar de backstage weergave.
We selecteren opnieuw de applicatie "Agenda", en onder de sectie "Opties weergeven" selecteer je het vakje "Weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator".

Herinneringen

En de laatste optie voor Outlook die ik ga bespreken zijn de herinneringen.
De standaardinstelling voor herinneringen is 15 minuten.
Wens je dit te wijzigen klik je het naar benedenwijzend pijltje, en kies je een andere optie.
Ter informatie.Een herinnering is een teken dat Outlook je zal geven voor de afspraak.
Dus wanneer dit is ingesteld op 15 minuten, zal outlook je 1 kwartier voor de afspraak verwittigen.

Cursus Outlook deel 22 klick hier voor open

Afspraken en Vergaderingen (1)  

Items toevoegen aan je agenda (1)

In onze agenda kunnen we verschillende soorten items ingeven.
De eerste is een afspraak, de tweede is een vergadering, de derde is een gebeurtenis en de vierde is een taak.
 Het verschil tussen een gebeurtenis en bijvoorbeeld een afspraak is dat je bij een gebeurtenis nog wel iets anders kunt invoegen.
Bijvoorbeeld, je hebt een gebeurtenis zoals de verjaardag van je dochter of zoon, dit duurt bij mijn weten een hele dag, maar dit hoeft niet een hele dag van jouw tijd te nemen. Je kunt die dag nog een vergadering of een taak afwerken.

 
Of ze geven bijvoorbeeld een voetbalmatch op TV. Je kunt makkelijk met één oog naar de match kijken terwijl je één of andere taak afwerkt. Of deze taak dan nog goed is uitgevoerd laat ik aan jou over, maar het kan.

Gebeurtenis invoegen

Om een gebeurtenis in te voegen plaats je de muisaanwijzer over de balk onder de datums in de agenda.

Klik ergens in dit balkje en typ de gebeurtenis
Klik ergens buiten dit balkje wanneer je klaar bent met typen.

Een gebeurtenis wordt steeds ingevuld voor een hele dag, en wordt in je agenda gemarkeerd als "Vrij".

Dit kun je zien wanneer je het dialoogvenster van deze gebeurtenis opent:

Wens je dit te wijzigen dubbelklik je de gebeurtenis in de agenda.
 Dit opent het dialoogvenster waar je ondermeer de begin- en eindtijd kunt instellen, plus een aantal andere opties. 
Wijzig je de tijdspanne in een gebeurtenis naar minder dan 1 dag, dan wordt dit automatisch een afspraak en wordt dit ook automatisch in je agenda gemarkeerd als "Bezet". 
Wens je echter deze tijd als "Vrij" te behouden in je agenda, kan je dit steeds wijzigen door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje en te kiezen voor, wat had je gedacht, "Vrij".

Afspraak invoegen

Een afspraak invoegen in onze agenda dubbelklik je het uur van de datum waar je een afspraak aan wil toevoegen.

 
Een tweede manier is de knop "Nieuw" te klikken in de werkbalk.
 In beide gevallen opent het dialoogvenster "Afspraak" waarin we meer details kwijt kunnen betreffende deze afspraak.
 Selecteer je het selectievakje voor de tekst "Duurt de hele dag", dan wordt de afspraak een gebeurtenis. Dat hadden we reeds gezien in de vorige les.

Een derde manier is in de agenda te rechtsklikken en te kiezen voor "Nieuwe afspraak" in het drop-downmenu.
 

Cursus Outlook deel 23 klick hier voor open

Afspraken en Vergaderingen (2)  

Afspraak wijzigen

Om een reeds eerder ingevoegde afspraak te wijzigen dubbelklik je deze in de agenda.
 Dit zal het dialoogvenster afspraak openen waarin je wijzigingen kunt aanbrengen.
 Ben je klaar met de wijzigingen klik je de knop "Opslaan en sluiten" in het lint.

Heb je enkel de tijdsduur te wijzigen plaats je de muisaanwijzer over de rand van de afspraak, wanneer je muisaanwijzer wijzigt in een tweedelig pijltje klik en sleep je deze tot je de juiste tijdsinstelling hebt bereikt.

Heb je enkel de datum of het uur te wijzigen klik je de afspraak, en sleep je deze naar het uur of de dag waarin je deze wil plaatsen.

Is je afspraak ingesteld als een terugkerende afspraak, dan moet je kiezen in het dialoogvenster dat zal verschijnen of je deze afspraak wil wijzigen voor de hele serie, of enkel voor dat exemplaar.

Terugkerende afspraak

Heb je een afspraak die op regelmatige basis steeds terugkeert, bijvoorbeeld een afspraak bij de kapper, klik je de knop "Terugkeerpatroon" in het lint. De opties in dit dialoogvenster lijken me allen heel duidelijk.
 Afhankelijk van het gekozen type terugkeerpatroon zullen hiervoor de opties in het dialoogvenster wijzigen.
Wanneer er een terugkeerpatroon is ingesteld voor een afspraak of gelijk welk ander item in de agenda, zal deze met ronde pijltjes gemarkeerd worden in de agenda.

Persoonlijke afspraak

Wanneer je een agenda deelt met anderen kan het wel nuttig zijn bepaalde afspraken in te stellen als "Persoonlijk". Hierdoor zullen de details van deze afspraak niet kunnen gelezen worden door derden.
Om een afspraak als persoonlijk in te stellen open je de afspraak, en klik je de knop "Persoonlijk" in het lint.
Wanneer er een afspraak is ingesteld als persoonlijk wordt hiervoor een icoontje weergegeven aan de rechterzijde van de afspraak.

Afspraak categoriseren

Om een afspraak te categoriseren open je de afspraak, en klik je de knop "Categoriseren" in het lint.
Kies een categorie uit het lijstje.
 De categorie zal zowel in het detailvenster als in de agenda worden getoond.

Je kunt meerdere categorieën toewijzen aan één afspraak.

Vergadering invoegen

Een ander item dat we kunnen invoegen in onze agenda is een vergadering.
Je kunt een vergadering het beste vergelijken met een afspraak waar ook andere personen worden op uitgenodigd.
Een vergadering toevoegen kunnen we ook op verschillende manieren.
 Een eerste manier is het naar benedenwijzend pijltje te klikken naast de knop "Nieuw", en te kiezen voor "Vergaderverzoek".
Een tweede manier is ergens in je agenda te rechtsklikken, en te kiezen voor "Nieuw vergaderverzoek".
Een derde manier is een afspraak te selecteren in de agenda, en op de knop "Deelnemers toevoegen of verwijderen" in het lint.

Dit opent het venster "Deelnemers en resources selecteren", en op de achtergrond het e-mailbericht.
Dubbelklik de contactpersonen die je wil uitnodigen voor de vergadering.

In het dialoogvenster "Deelnemers en resources selecteren" hebben we onderaan drie invulvakken: "Vereist", "Optioneel" en "Resources", met daarvoor een knop.
Personen die zijn vereist op de vergadering plaatsen we in het vak "Vereist".
Personen die mogen maar niet hoeven te komen plaatsen we in het vak "Optioneel".
En in het laatste vak, "Resources", kun je personen uitnodigen die moeten zorgen voor bepaalde apparatuur of een vergaderruimte die je nodig hebt voor de vergadering.
Om personen toe te voegen in één of meerdere van deze vakken selecteer je deze in de contactpersonenlijst en klik je de knop voor het betreffende vak, of typ je manueel het e-mailadres van de betrokken persoon in het invulvak.

Klik de knop OK wanneer je klaar bent. Dit sluit de contactpersonenlijst.

Zoals je kunt zien in de e-mail zijn alle geadresseerden toegevoegd.
Klik de knop "Verzenden".

Planningsassistent

Wanneer je klikt op de knop "Planning" zal de planningsassistent verschijnen waarin al je eerder ingestelde taken of afspraken worden weergegeven.
 De planningsassistent zal je automatisch een voorstel doen, wanneer het voor jouw agenda het beste uitkomt om deze vergadering te plaatsen.
 Je hebt de mogelijkheid om de voorgestelde tijdspanne te wijzigen door de muisaanwijzer over de rand te plaatsen en te klikken en te slepen naar de gewenste positie (lees tijd).

Onderaan het dialoogvenster "planningsassistent" hebben we nog een aantal opties, waaronder de optie "Anderen toevoegen", wat ons toelaat nog meerdere personen uit te nodigen voor de vergadering. Of de knop "Autoselectie volgende>>" wat een volgende mogelijke tijdspanne zal kiezen.
 
Plus nog een aantal andere die me, denk ik, allen wel duidelijk lijken.
Mocht dit toch niet het geval zijn, stel ik voor deze eens te proberen, dan wordt het wel duidelijk.
 

Cursus Outlook deel 24 klick hier voor open

Taken  

       

Taak toevoegen

Taken toevoegen kunnen we op verschillende manieren.
Een eerste manier is te klikken op de knop "Bestand" in de menubalk, te kiezen voor "Nieuwe items", en te klikken op "Taak". 
 
In het nieuwe taakvenster hebben we het vak "Onderwerp" waar je het onderwerp van je taak intypt.
Dit is het enige wat moet worden ingevuld, al de rest is optioneel.
Klik de knop "Opslaan en sluiten" om de taak op te slaan. Wens je echter wat meer opties in te stellen, wat meestal wel het geval zal zijn, kan je een "Begindatum", een "Einddatum", een "Status", een "Prioriteit" en/of een "Voltooiingspercentage" ingeven.
 
Wens je op een bepaalt tijdstip herinnert te worden aan deze taak, selecteer je het aanvinkvakje voor de tekst "Herinnering", en geef je een datum en uur in wanneer je aan deze taak wil worden herinnerd. Wens je het geluid van de herinnering aan te passen, klik je het geluidicoontje en selecteer je het nieuwe geluid op je computer.

 
Wens je voor deze taak een kleurcategorie in te stellen klik je de knop "Kleurcategorie" (3) in het lint, en kies je een categorie uit het drop-downmenu.
Wens je een reisafstand, factuurinformatie of meer van deze informatie in te geven klik je de knop "Details". 
 
Is deze taak een steeds weerkerende taak, zoals de vuilbakken buiten zetten, of het gras afrijden, dan klik je de knop "Terugkeerpatroon" (5), en geef je in het dialoogvenster dat verschijnt het type en het bereik in. Klik de knop "Opslaan en sluiten" in het lint wanneer je klaar bent.
 
Deze taak wordt nu weergegeven in het programma "Taken", in de takenbalk.

 
Wanneer je een herinneringstijd hebt ingesteld wordt er een icoontje weergegeven naast deze taak in de takenbalk en naast de taak in de agenda.
Wanneer de taak is voltooid klik je het rode vlaggetje naast de taak. De taak wordt dan verwijderd uit de takenbalk en wordt doorstreept weergegeven in de takenlijst en onderaan de agenda.

Onderdelen verbergen

Wens je bepaalde onderdelen te verbergen uit de takenbalk klik je de knop "Beeld" in de menubalk. Kies je "Takenbalk" in het lijstje, en verwijder je het vinkje voor het onderdeel dat je uit de takenbalk wil verwijderen door dit te klikken.
Wens je dit onderdeel later terug weer te geven, herhaal je deze handelingen. 

Cursus Outlook deel 25 klick hier voor open

Agenda's vergelijken  

       
Agenda's groeperen 
Wanneer we over heel wat agenda's beschikken, kan het wel eens handig zijn sommigen hiervan te groeperen.
Bijvoorbeeld, ik heb de agenda's van twee van mijn personeelsleden die ik, tenzij ik hen opdrachten wil geven, niet nodig heb.
Om deze te groeperen rechtsklik je "Mijn agenda's", en kies je "Nieuwe agenda groep" in het pop-uplijstje.

 
Geef de groep een naam.

 
En klik en sleep deze agenda's in de groep.
Wens je nu enkel de agenda's van deze personen te zien, hoef je enkel het aanvinkvakje van deze groep te klikken.
Heel handig wanneer je verschillende agenda's met elkaar wil vergelijken.

Agenda's vergelijken 

Wanneer we dus over verschillende agenda's beschikken kan het wel eens nuttig zijn, deze met elkaar te vergelijken. Zo voorkomen we dubbele afspraken.
Eerste vereiste is dat de agenda's die je met elkaar wil vergelijken, allen zijn geopend.
Klik vervolgens het pijltje links bovenaan de agenda.

 
Dit plaatst beide agenda's boven elkaar, en krijg je een duidelijk beeld, waar het fout loopt.
Zoals je kunt zien in onderstaande afbeelding, heb ik op maandag 14 november een probleem.
Ik moet namelijk heel de voormiddag een vergadering bijwonen, en ik heb om 11 uur een feestje.

 
Om een van de twee te verplaatsen, misschien best het feestje, klik en sleep je dit naar het gewenste uur.

Planningsweergave

Een andere manier om agenda's te vergelijken is met de optie "Planningsweergave".
Ook hiervoor open je eerst alle agenda's die je wenst te vergelijken, en klik en sleep je de overlappende afspraken naar een nieuwe begintijd.
De slimmeriken onder ons kunnen ook de vergadering inkorten in tijd.
Plaats hiervoor de cursor over de rand van het item, en klik en sleep tot je de gewenste tijdsduur hebt bereikt.

Cursus Outlook deel 26 klick hier voor open

Notities  

       

Notitie maken

Het kan wel eens nodig zijn iets te noteren maar waarvoor je niet direct een taak of een agenda-item wil maken.
Hiervoor gebruiken we het programma "Notities" in Outlook.
 Om een nieuwe notitie te maken klik je de knop "Nieuwe notitie", of mocht het programma "Notities" niet zijn geselecteerd in het navigatievenster, klik je het naar benedenwijzend pijltje naast de knop "Nieuw items", je kiest "Meer items", en je klikt "Notitie" in het drop-downmenu.

Hoe je het ook doet, een nieuw notitie wordt geopend waarin je de tekst kan typen.

Wanneer je klikt op het icoontje in de linkerbovenhoek verschijnt er een menu.

Wanneer je klikt op de X in de rechterbovenhoek wordt de notitie gesloten.

Om alle notities te bekijken klik je de Notitieknop in het navigatievenster.

Notities sorteren

Ook onze verschillende notities kunnen we automatisch sorteren.
Klik hiervoor de knop "Beeld" in de menubalk, kies "Weergave instellingen", en klik "Sorteren" in het venster dat verschijnt.

 
Je kunt je notities rangschikken op datum, categorie, onderwerp, en weet ik veel wat nog.
Je moet al deze opties maar eens rustig bekijken.

EINDE